שילוב עובד חדש בצוות זו תמיד משימה מאתגרת, אבל היא מאתגרת שבעתיים כאשר מדובר בצוות שהוא מגובש מאוד מבחינה חברתית ומקצועית, מתפקד היטב כמו תזמורת מיומנת, והעובד החדש מתקשה להשתלב.
מצב זה מציב אתגרים ייחודיים למנהלי משאבי אנוש. אין ספק שהדינמיקה הקיימת בצוות מהווה יתרון.
אבל עצם הגיבוש המהודק עלול ליצור, בטעות, מחסומים קשים עבור עובד חדש.
פרט לכך, העובד החדש עצמו עלול להרגיש כאאוטסיידר ולהתקשות מאוד למצוא את מקומו במעגלים חברתיים ומקצועיים מבוססים וסגורים.
כדי לוודא שיהיה שילוב מוצלח עבור העובד החדש ועבור הצוות כאחד, על מנהלי משאבי האנוש לאמץ גישה פרואקטיבית ורב-גונית.
ראשית, עוד לפני שהעובד החדש מתחיל לעבוד, על מנהל משאבי האנוש להכין את הצוות הקיים.
יש לתקשר בגלוי את ההיגיון מאחורי גיוס העובד החדש, תוך הדגשת הכישורים והפרספקטיבות שהוא מביא איתו ואשר בסופו של דבר יועילו למטרות הצוות.
כמו כן יש לטפל בחרדות פוטנציאליות של חברי הצוות לגבי שינויים בתהליך העבודה או בדינמיקת הצוות, על ידי הדגשת התרומות החיוביות שהעובד החדש יתרום. תקשורת מקדימה זו יכולה לטפח סביבה פתוחה יותר.
במהלך תהליך קליטת העובד החדש, על מנהל משאבי האנוש לחרוג מהניירת הסטנדרטית וההתאמה הרגילה.
יש להטמיע מערכת חברים מובנית, תוך שילוב העובד החדש עם חבר צוות תומך ומוערך.
חבר צוות זה יכול לשמש כאדם שאליו יכול העובד החדש לפנות עם שאלות מעשיות. עליו להציג בפני העובד החדש את הנורמות הבלתי פורמליות של הצוות ולהקל עליו ליצור קשרים חברתיים.
ניתן גם לארגן ארוחות צהריים או הפסקות קפה לא פורמליות של הצוות במהלך השבועות הראשונים, תוך מתן סביבה רגועה לאינטראקציה מחוץ למשימות העבודה.
זאת ועוד, על מנהלי משאבי האנוש ליצור באופן פעיל הזדמנויות לשיתוף פעולה מקצועי.
יש להקצות את העובד החדש לפרויקטים הדורשים אינטראקציה עם חברי צוות שונים. זה יאפשר לו להציג את כישוריו ולבנות יחסי עבודה באופן אורגני.
כמו כן יש לעודד את ראשי הצוותים, להנחות פגישות שבהן התרומה של כל אחד מחברי הצוות, כולל העובד החדש, מוערכת ונדרשת.
זה ממחיש שהתרומות של העובד החדש חשובות ועוזר לו להרגיש כחבר צוות מוערך.
בנוסף, חשוב שמנהל משאבי האנוש יעקוב מקרוב אחר תהליך ההשתלבות של העובד החדש בצוות.
יש לבצע שיחת-בדיקה קבועה עם העובד החדש ועם חברי הצוות הקיימים, כדי להעריך איך הדברים מתקדמים.
על מנהל משאבי האנוש להיות קשוב לכל סימן של הדרה או אי נוחות משני הצדדים.
יש לספק מרחב בטוח לתקשורת פתוחה ולטפל בכל דאגה של העובד החדש ושל כל אחד מחברי הצוות, באופן מיידי ובונה.
מנגנוני משוב, לרבות סקרים לא פורמליים או שיחות של אחד על אחד, יכולים לספק תובנות חשובות.
יש להדגיש, כי על מנהלי משאבי האנוש לחזק את ערכי הצוות של הכלה ושיתוף פעולה.
יש לארגון פעילויות גיבוש צוות המתמקדות בחיזוק יחסים בין-אישיים ובטיפוח תחושת זהות משותפת הכוללת כעת את החבר החדש.
בנוסף, יש לחגוג את הצלחות הצוות, תוך הדגשת תרומתם של כל החברים, לרבות העובד החדש.
קידום עקבי של תרבות ארגונית מכילה מאפשר למנהלי משאבי האנוש לעזור לצוות להסתגל לעובד החדש ולאמץ אותו, ובסופו של דבר להעשיר את יכולותיו הכוללות של הצוות ולטפח סביבה מסבירת פנים יותר עבור שילוב עובדים חדשים בעתיד.
