השאיפה לשבוע עבודה מקוצר של ארבעה ימים, שבו עובדים פחות שעות ללא עלייה בעומס העבודה היומי או הפחתת השכר, צוברת בעולם תאוצה משמעותית.
השאלה המרכזית היא האם באמת ניתן לשמור, או אפילו להגביר, את הפרודוקטיביות תוך קיצור שבוע העבודה ב-7-8 שעות.
עדויות מניסויים רבים בעולם מצביעות על כך שזה לא רק אפשרי אלא לעתים קרובות מועיל, בתנאי שארגונים יאמצו גישה אסטרטגית ומכוונת.
עיקרון הליבה – התמקדות בתפוקה:
שבוע עבודה מסורתי בן חמישה ימים מודד לעתים קרובות את הפרודוקטיביות לפי זמן ישיבת העובד מול המחשב, ולא לפי התפוקה בפועל.
המעבר לשבוע עבודה של ארבעה ימים, ובפרט המודל של 100:80:100, כלומר, 100% מהשכר, 80% ממספר השעות (לעומת המצב הקיים), 100% פרודוקטיביות, משנה באופן מהותי את הפרדיגמה הזו.
הוא כופה התמקדות קפדנית ביעילות, קביעת סדרי עדיפויות וביטול פעילויות מבזבזות זמן.
6 שלבים באסטרטגית מעבר חלק לשבוע עבודה בן 4 ימים ושיפור הפרודוקטיביות:
1 הגדרה מחדש של פרודוקטיביות:
הצעד הראשון הוא שינוי תרבותי. במקום להעריך עובדים על פי שעות עבודה ארוכות, ההנהלה חייבת לשים דגש על תוצאות ותוצרים.
עובדים זקוקים ליעדים ברורים ולמדדי ביצוע מרכזיים הקשורים לתוצרים שלהם, ולא למספר השעות שהם רושמים. זה מאפשר לעובדים לנהל את זמנם ביעילות כדי לעמוד ביעדים אלה.
2 שינוי רדיקלי בניהול פגישות:
פגישות ידועות לשמצה כבזבוז זמן. בשבוע עבודה של ארבעה ימים, ארגונים חייבים להיות להגביר מאוד את יעילות הפגישות.
להלן הדרכים להתייעלות בנושא הפגישות:
פחות פגישות: יש לבדוק היטב את נחיצות כל פגישה. האם ניתן להעביר את המידע באימייל, צ'אט קצר או מסמך משותף.
פגישות קצרות יותר: אכיפת מגבלות זמן מחמירות, למשל, 30 דקות לכל היותר.
אג'נדות ויעדים ברורים: לכל פגישה חייבת להיות מטרה ברורה ותוצאה רצויה.
רק משתתפים חיוניים: הגבלת ההשתתפות לאלו המעורבים ישירות בדיון ובקבלת ההחלטות.
3 ייעול זרימות עבודה ואוטומציה:
יש לערוך ביקורת יסודית של התהליכים הנוכחיים כדי לזהות חוסר יעילות והזדמנויות לאוטומציה.
משימות חוזרות ונשנות, הזנת נתונים ידנית ותהליכי אישור מסורבלים, הם מועמדים עיקריים לייעול או פתרונות טכנולוגיים.
השקעה בכלי שיתוף פעולה, בתוכנות לניהול פרויקטים ובאוטומציה מבוססת בינה מלאכותית יכולה לפנות זמן במידה משמעותית.
4 תעדוף ומיקוד:
עם פחות זמן, עובדים הופכים באופן טבעי לממוקדים יותר במה שחשוב באמת. יש לעודד טכניקות לניהול זמן יעיל כדי לעזור לאנשים לתעדף משימות בעלות חשיבות גבוהה ולהימנע מהסחות דעת. ארגונים צריכים גם לקדם תקופות של עבודה ללא הפרעות.
5 תקשורת משופרת:
למרות צמצום זמן הפגישות, לתקשורת יעילה יש עדיין חשיבות עליונה. יש להטמיע ערוצי תקשורת אסינכרוניים ברורים, כדי לשמור על זרימת מידע, בלי לדרוש אינטראקציה מתמדת של העובדים בזמן אמת. יש לוודא שכולם יודעים כיצד ומתי לפנות לעמיתים בעניינים דחופים.
6 תוכניות פיילוט:
מעבר מוצלח משבוע עבודה של חמישה ימים לשבוע עבודה של ארבעה ימים מתרחש לעיתים רחוקות בן לילה.
על הארגונים ליישם תוכנית פיילוט עם צוות או מחלקה קטנים יותר תחילה.
זה מאפשר בדיקות, איסוף משוב, זיהוי אתגרים ייחודיים לארגון וביצוע התאמות נחוצות לפני פריסה רחבה יותר.
יש חשיבות קריטית להערכה מתמשכת של מדדים כמו רווחת העובדים, שביעות רצון הלקוחות ותפוקה בפועל.
השגת תפוקה זהה לזו של שבוע עבודה בן חמישה ימים או אף גדולה יותר:
מחקרים שבוצעו ברחבי העולם, כמו למשל, במיקרוסופט יפן, בפרפטואל גארדיאן בניו זילנד, ומשתתפים רבים בניסויים גלובליים של ארבעה ימי עבודה בשבוע, הראו תוצאות יוצאות דופן:
יותר ריכוז ויותר מוטיבציה: הידיעה של העובדים שיש להם יום חופש נוסף בשבוע מעודדת אותם להיות פרודוקטיביים יותר במהלך שעות העבודה שלהם.
פחות שחיקה והיעדרויות: יותר מנוחה וזמן אישי מובילים לעובדים מאושרים ובריאים יותר, שפחות נוטים לקחת ימי מחלה. זה מתורגם ישירות לתפוקה עקבית יותר.
שיפור בגיוס ובשימור עובדים: שבוע עבודה של ארבעה ימים הוא הטבה אטרקטיבית ביותר בשוק העבודה הנוכחי, ולכן מושך אליו כישרונות מובילים ומפחית עלויות תחלופה.
שיפור ביצירתיות ובפתרון בעיות: מוחות שניתנת להם מנוחה טובה הם חדשניים ויעילים יותר.
בשורה התחתונה, עדיין יש אמנם אתגרים, כמו למשל לוודא שירות ללקוחות בתעשיות מוכוונות שירות או ניהול דחיסת עומסי עבודה פוטנציאליים, אבל ניתן להתמודד איתם באמצעות לוחות זמנים מדורגים או שיפורי תהליכים ממוקדים.
כמו כן, שינוי הגישה הבסיסי מספירת שעות עבודה להערכת תוצאות שהושגו, מהווה את יסוד חשוב בהפיכת שבוע עבודה בן ארבעה ימים למצב של win-win עבור העובדים והארגון כאחד, מה שמוביל לפרודוקטיביות בת קיימא ואפילו מוגברת.
