לדברי החוקרים: ״העובדים הם המרווחים העיקריים מהמעבר לטפסים אלקטרוניים, שכן הזמן שהם מבזבזים על מילוי ניירת ואימותה מול שרשרת הניהול הישיר ומול מנהלי משאבי האנוש, מצטמצם משמעותית״.
המחקר עוד מראה כי כ-60% מהארגונים (במדינות המפותחות), פועלים להשלים את המעבר לעידן הדיגיטלי, ובמעל 56% מהחברות המוגדרות Best in Class, מתנהלות באמצעות מסמכים דיגיטליים לצורך עיבוד מידע חשוב לגבי העובדים. התוצאה, כפי שניתן ללמוד מהמחקר, הינה הקלה משמעותית הן על העובדים והן על זרימת המידע בארגון ובכך מביאה לחסכון זמן רב.

המעבר לטפסים הדיגיטאליים, לדברי החוקרים, הוא יתרון משמעותי, שכן העובדים ממילא מחוברים גם באמצעות ניידים (סמארטפונים, טאבלטים ומחשבים ניידים), ולכן יכולים להעביר, לעדכן מידע ולתקשר, מכל מקום ובכל זמן. הטפסים האלקטרונים והחתימות הדיגיטאליות כבר החליפו בארגונים רבים את הניירת ואת הצורך בהזנת נתונים ידנית למערכות כגון תיק העובד. טפסים הנדרשים בשלב קליטת העובד, סיום העסקה, טופס 101 וטפסים נוספים רבים הנדרשים לצורך אדמיניסטרציה של משאבי אנוש, עוברים דיגיטציה, שהשפעתה המידית היא הקטנה משמעותית בביורוקרטיה. יתרה מזאת, החוקרים מצביעים על קשר ישיר בין פישוט תהליכים כגון קליטת עובדים חדשים באמצעות הטפסים הדיגיטאליים, לשיפור חוויית העובד ולמידת המחוברות שלו לארגון בהמשך הדרך.

היתרון הבולט מציינים החוקרים, הוא יכולתם של הטפסים האלקטרוניים שבתיק עובד הדיגיטלי, לשקף במדויק את המידע שיש לגבי העובד ולהציף לפני השטח את החוסרים שיש להשלים בכדי לקבל תמונה מלאה אודותיו. היתרונות הנוספים ע"פ המחקר הינם: בצמצום הבירוקרטיה, בחסכון הזמן, בצמצום טעויות הזנה ובשלמות הנתונים (וזאת מיכוון שלא מתאפשר לשלוח במערכות טופס שבו חסרים פרטי מידע). עפ"י המחקר, סטנדרטיזציה של תהליכי ניהול המשאב האנושי, מבטיחה שהמידע הנדרש אודות העובד, יהיה מרוכז בתיק האישי שלו, ושכל שינוי במידע יעודכן בכל מקום המושפע משינוי זה, וזאת על-מנת להבטיח תאימות של הנתונים.

"סקר אחר שנערך בין מנהלי משאבי אנוש בארה"ב ופורסם ב- HR Daily Advisor, מעלה שקרוב ל- 67% מהמשיבים הצביעו על ניירת כ'כאב הראש' הכי גדול שלהם, שליש מהמשיבים ציינו מידע חסר בטפסים כבעיה שהם מתמודדים איתה, וכ-30% טענו שתיקי העובדים שלהם לא נותנים תמונה שלמה אודות העובד ושיש להם קושי בחיפוש מסמכים", אומר אבנר מימון, מנכ״ל EMEA בסינריון, המתמחה במתן פתרונות תוכנה מתקדמים לניהול ההון האנושי בארגון.

״העובדה שאנו עוד עובדים עם ניירת בשנת 2018 לא ברורה, במיוחד כאשר מדובר בתהליכים אדמיניסטרטיביים של ניהול ההון האנושי. הסיבות שלמטרתם נוספו לתיק העובד האינטרנטי שלנו הטפסים האלקטרוניים והחתימות הדיגיטאליות הם כי הדבר מאפשר שמירה וחיפוש עדכני והיסטורי, כמותי ואיכותי, אודות כל עובד ישירות מבסיס הנתונים המרכזי״.

לדברי מימון, ניהול תיק עובד אינטרנטי מאפשר לארגון לנהל את המידע האישי והתעסוקתי אודות העובד, וכן מרכז את חוות הדעת, הערכות הביצועים השונות והיעדים האישיים של כל עובד. בנוסף ניתן לתעד תאונות עבודה, בדיקות רפואיות נדרשות, הסכמי העסקה, תעודות הסמכה וכד'.

יותר מכך, הדבר אינו משרת רק את מנהלי משאבי האנוש, אלא גם את העובדים, שכן מתאפשר צפייה במידע האישי ויכולות עדכון מידע ספציפי. התקשורת מתבצעת באמצעות טפסים אלקטרוניים חכמים, עם חתימה דיגיטלית, כגון טופס 101, טופס קליטת עובד, קבלת רכב מליסינג, סיום העסקה, כמו גם טפסים נוספים על-פי צרכי הארגון.

״השימוש בתיק עובד אינטרנטי מאפשר נגישות מאובטחת למידע, פישוט תהליכי עבודה, צימצום עלויות אדמיניסטרטיביות ומרחיב את מוטת השליטה של מחלקת משאבי אנוש בכל הקשור למידע, לניהולו ולהסתמכות עליו בתהליכי קבלת החלטות. ולא פחות חשוב, תיק עובד אינטרנטי משרת גם את העובדים, ביצירת שקיפות ובזרימת מידע עדכני. בנוסף השימוש בתיק עובד אינטרנטי חוסך זמן רב שכן הוא פותח את האפשרות לשירות עצמי אשר מאפשר אינטראקציה עם הנתונים בתיק האישי מכל מקום ובכל זמן, ובכך מאפשר פתרון בעיות ותיקון אי תאימויות במהירות ובקלות״, אומר מימון.

The post מחקר חדש מוכיח: השימוש בטפסים אלקטרוניים משפיע על חוויית העובד ועל מידת המחוברות שלו first appeared on HRUS משאבי אנוש.

כדי ללמוד יותר על הנושא,ערכנו ראיון עם תמר בראל, מנהלת תחום Talent Management בחברת סינריון, אשר את עיקריו אנו מביאים לשימוש קהילת משאבי האנוש בכתבה זו.

בעולם העבודה המודרני, עם מגוון התפקידים הרחב והדינמי, האם באמת קיימות שיטות להערכת עובדים שמאפשרות לסכם נכונה את מכלול היכולות וההישגים של העובדים?

כאשר ארגון בא לבחון את מכלול ההישגים והיכולות של העובדים, הוא בוחן אותם בהתאמה לעקרונות המנחים של הארגון ולתרבות הארגונית שתקדם אותו. כך העובד נמדד לא רק על פי מידת היותו "ביצועיסט" העומד ביעדים שהוגדרו לו, אלא גם האם יעדים אלה הושגו בהתאם לאמות המידה שהארגון קבע – לא רק מבחן התוצאה, אלא גם מבחן הדרך.

לשם כך, הארגון מגדיר מראש את יכולות הליבה החשובות לו כגון: שירותיות, עבודת צוות, חשיבה עסקית ועוד. יכולות אלה מהוות בסיס משותף להשוואה בין עובדים לכל רוחב הארגון, ללא קשר למחלקה אליה הם שייכים או לתפקיד הספציפי שהם ממלאים, בין אם הם אנשי מכירות, פיתוח או כספים.

בדרך כלל, ארגון קובע סט יכולות לעובדים וסט יכולות שונה למנהלים.

תהליך הערכת עובדים במקרה זה משלב בין הערכת ביצועים, קרי עמידה ביעדים שנקבעו לעובד, לבין הערכת יכולות. בעוד שהיעדים שונים מעובד לעובד בהתאם לתפקידו, הרי שהיכולות קובעות מכנה משותף.

בסופו של התהליך יודע כל מנהל וכל עובד עד כמה עמד ביעדיו, וגם עד כמה הם הושגו על בסיס היכולות הנדרשות. לדוגמה, יתכן שעובד עמד בהצלחה רבה ביעדים שנקבעו לו, אולם עשה זאת מתוך דחף תחרותי ורצון להתבלט, תוך פגיעה בשיתוף פעולה ובעבודת צוות, המוגדרים כיכולות ליבה נדרשות בארגון.

מטרתו הראשונה של תהליך הערכת עובדים היא לזהות מיהם העובדים הבולטים לטובה ומיהם בעלי ההישגים הנמוכים. מכיוון שסט יכולות הליבה יכול להיות שונה מארגון אחד לאחר, יתכן שמי שיזוהה ככישרון בארגון אחד, לא יחשב כזה בארגון אחר, ולהיפך.

בארגונים רבים מתקיים גם תהליך המשך, בו נעשית השוואה בין דרישות הספציפיות של התפקיד אותו ממלא העובד לבין רמת היכולות שהפגין. זאת לצורך זיהוי פערי התאמה לתפקיד הנוכחי או לתפקיד העתידי שהארגון מייעד לעובד. במסגרת תהליך זה ניתן לזהות מיהו העובד המתאים ביותר למלא תפקיד מסוים, לזהות פערים בין יכולות העובד לדרישות המשרה, לבנות תוכנית הדרכה לסגירת פערים או להכשרה לקראת התפקיד הבא, ולבנות תוכנית "יורשים". הנושא מקבל יתר חשיבות כאשר מדובר בטאלנטים של הארגון ובעובדים בתפקידים קריטיים ומאפשר לארגון להיות מוכן לכל תרחיש.

האם תהליך הערכת עובדים צריך להיות מוגבל רק לצורך ניהול כישרונות, או שנכון יותר לנהל תהליך רוחבי המקיף את כל עובדי הארגון?

אם הארגון רוצה באמת לממש את הפוטנציאל הגלום בעובדיו, לזהות מיהם העובדים הבולטים לטובה שלו, לשפר ביצועים ואפקטיביות ארגונית ולהעלות את שביעות רצון העובדים, הוא צריך לבצע תהליך הערכת עובדים המקיף את כל עובדיו.

בישראל במיוחד, ישנם ארגונים רבים המקיימים תהליכי ניהול טאלנט אך ורק על השכבות הניהוליות של הארגון. אולם הטאלנטים נמצאים בכל הדרגים בארגון. יכול להיות עובד מהשורה שהישגיו המקצועיים ויכולותיו האישיות הינם בעלי תרומה משמעותית להשגת יעדי הארגון. אם הארגון ישכיל לסמן אותו כטאלנט כבר בשלבים מוקדמים, הוא יוכל לטפח אותו ולבנות לו מסלול קריירה שישמר אותו בארגון לאורך זמן. אם לא יעשה זאת, הסיכוי שייאבד את העובד המוכשר לטובת ארגון אחר ואפילו מתחרה, הוא גבוה.

מעבר לכך, היום הדרישה לקיום תהליכי הערכת עובדים באה מלמטה – מהעובדים עצמם. במיוחד עם כניסת דור ה- Y לשוק העבודה, העובדים מעוניינים בשקיפות מוגברת ורוצים לקבל משוב על העשייה שלהם ועל החוזקות והחולשות שלהם. כיום, במקרים רבים כבר בשלב חיפוש העבודה, העובד בודק האם המעסיק הפוטנציאלי מקיים תהליכי הערכת עובדים. זאת מתוך ההנחה שקיומו של התהליך מעיד על מידת החשיבות שהמעסיק מייחס לעובדיו, ועל פוטנציאל ההתפתחות של העובד במקום עבודה כזה.

האם קיימים מחקרים שמציגים שיפור ממשי בביצועי הארגון כתוצאה מקיום מערך מובנה של הערכת עובדים?

כמובן שיש מחקרים שמראים את השפעת תהליך הערכת עובדים אפקטיבי על התוצאות העסקיות של הארגון. מחקר של Bersin & Associates העלה שהפרודוקטיביות של עובד עולה ב- 39% בממוצע, כאשר הוא מבין כיצד היעדים שלו נגזרים מהיעדים של כלל הארגון (systematic cascading goal-setting). בחברות בהן היתה תמיכה חזקה של ההנהלה הבכירה בתהליך זה, הפרודוקטיביות עלתה ב- 57%, בעוד שבארגונים בהן התמיכה היתה מינימאלית, הפרודוקטיביות עלתה רק ב- 6%.

בארגונים המבצעים הערכות 360 מעלות (הערכת כפיפים, עמיתים, מנהלים ואפילו לקוחות), מחקרים מצביעים על קשר ישיר בין שימור עובדים (retention) והקטנת תחלופה (turnover), לאופן בו הם תופסים העובדים את ביצועי הממונה עליהם. מבין אלה שמעריכים מאוד את השיגי הממונה עליהם, רק 11% שקלו חיפוש משרה אחרת. לעומת זאת, בקרב אלו שהעריכו את ביצועי הממונה כנמוכים, הסיכוי עלה ל- 40%. במילים אחרות: "עובדים עוזבים מנהלים, לא חברות".

ככל שהארגון משכיל להסיק מסקנות מתהליך הערכת העובדים, לדוגמה: קשר בין תגמול לביצועים, תכנון הלמידה וההדרכה, או תכנון קריירה (מפת דרכים לפיתוח וקידום העובד בארגון), התוצאות ניכרות גם ב"שורה התחתונה". לתהליכים כגון אלה חשיבות מכרעת בהעמקת מעורבות ומחויבות העובדים לארגון (engagement), במיוחד כאשר מדובר בטאלנטים ובבעלי הביצועים הגבוהים.

אלו כלים מחשוביים תומכים קיימים כיום, הן לסינריון והן ל- Lumesse? האם כלים אלה תומכים גם בתהליך של שיחות המשוב? בתהליכים של הגדרת יעדים? במעקב ביצועים ומדידת השיפור?

מערכת הערכת העובדים של Lumesse המיוצגת באופן בלעדי בישראל ע"י סינריון מאפשרת לבצע את תהליך הערכת העובדים בהתאם לצרכים ולאופן העבודה של הארגון.

גם אם הארגון מבצע הערכת ביצועים (עמידה ביעדים) או הערכת יכולות בלבד, או שילוב של השתיים; אם התהליך כולל הערכה עצמית של העובד; אם הערכת העובד מתבצעת רק ע"י מנהל ישיר או גם ע"י מנהל עקיף ואפילו עמיתים, כפיפים ולקוחות (משוב 360 מעלות) ; וללא מגבלה למגוון יכולות הליבה שהארגון ירצה להגדיר – ניתן לתת מענה מתאים לצרכים הספציפיים של הארגון באמצעות מערכות Lumesse.

מערכת זו, באמצעות ממשקים לעובדים, למנהלים ולמשאבי האנוש, במגוון שפות, כולל עברית מאפשרות לכל המשתתפים בתהליך גישה למידע ויכולת עדכון, ובכך מגדילה את רמת המעורבות ומעמיקה את המחויבות שלהם בתהליך. הממשק לעובד מאפשר לו (עפ"י החלטת הארגון) לבצע הערכה עצמית, ולהיות שותף בתהליך הגדרת יעדים. הממשק למנהל מאפשר גם תיעוד שיחות משוב, מעקב ומדידת שינויים על ציר הזמן, כמו גם ניתוחים ברמת המחלקה/הצוות וכלים אנליטיים להשוואה.

גם לעובד וגם למנהל יש אפשרות לתעד במהלך כל השנה אירועים משמעותיים שישמשו אותם בזמן שיחת המשוב.

התהליכים מבוססים על תזכורות והתראות שמקלות על המנהלים ומפשטות את התהליך.

בנוסף, מערכת טכנולוגית מאפשרת ניתוח תוצאות תהליך הערכת עובדים באופן שיאפשר הסקת מסקנות ויתמוך בקבלת החלטות לגבי תהליכי המשך כגון תגמול, פיתוח ושימור עובדים ובניית תוכניות הדרכה. זהו הבסיס ההכרחי, ממנו יכול לארגון לשדרג את תהליכי ניהול המשאב האנושי שהוא מבצע. היתרון הגדול של מערכת Lumesse הוא שעל פי צרכי הארגון ניתן להוסיף באופן הדרגתי מודולים הפועלים באופן אינטגרטיבי: ניהול תגמולים, הדרכה, תכנון קריירה והמשכיות ניהולית ועוד.

מתוך הבנה של צרכי השוק המקומי, פיתחה סינריון בשיתוף עם פרופ' יונתן סמילנסקי, פתרון מלא להערכת עובדים המבוסס על שיטות עבודה וארגון (best practice) מוכחים. מעבר למערכת טכנולוגית, הפתרון כולל גם תהליכי הערכת עובדים מומלצים וקטלוג יכולות לעובדים ומנהלים.
זהו בסיס שנותן מענה לארגונים רבים ומאפשר הקמת מערכת ותחילת עבודה תוך פרק זמן קצר ביותר.

ולסיום, מה להערכתך צופן לנו העתיד בתחום זה?

רוב הארגונים מבינים כבר היום את חשיבותן של המערכות הטכנולוגיות לשם ביצוע תהליכי הערכת עובדים ומבינים את הצורך במעורבות העובד בתהליך, הן כמי שצופה במידע והן כמי שפעיל בתהליך ההערכה. לשם כך, קיימים ממשקי השירות העצמי למנהלים, לעובדים ול- HR, באמצעותם נחשף המשתמש למידע הרלוונטי לו ופעולות שהוא צריך לבצע.

על פי סקר של IDC בשנת 2015 40% מהעובדים בעולם יהיו ניידים, כלומר יעבדו במספר אתרים, במשרדים מבוזרים, בבית ותוך כדי נסיעה. זה ישפיע כמובן על מגמת השימוש בטלפונים הסלולריים/טאבלטים לצורך תהלכי HR כולל תהליכים כגון הערכת עובדים.

מעבר לכך, אין ספק שתגבר מגמת השימוש ב- HR Analytics. יכולות הניתוח הקיימות במערכות הטכנולוגיות לביצוע הערכת עובדים הן כלי בידי מחלקת משאבי אנוש המאפשר למדוד שיפור, להשוות בין ביצועים של יחידות ארגוניות, לזהות חוזקות וחולשות וכד'. כלים אלה מסייעים בקבלת החלטות המשפיעות על יכולות הארגון בטווח הקרוב והארוך. יותר ויותר מנהלי משאבי אנוש והנהלות של ארגונים עושים שימוש ב- HR Analytics לשם מינוף הנתונים, יצירת תובנות וקבלת החלטות בנושאי ניהול ההון האנושי בארגון כחלק מהאסטרטגיה העסקית שלו.

על בסיס התובנות שניתן להסיק מתהליכי הערכת עובדים, ארגונים רבים ישדרגו את תהליכי ניהול ההון האנושי שהם עורכים. אם תהליכי הערכת עובדים מתבצעים כיום כמעט בכל ארגון, הרי שארגונים רבים יכירו גם בצורך בניהול תהליכים מורכבים נוספים כגון שימור עובדים, פיתוח, ניהול קריירה, בניית "יורשים" ניהול טאלנטים ועוד. ככל שצרכים אלה יתגברו, יגדל גם הצורך במערכות טכנולוגיות שיסייעו בניהולם, ובעיקר במערכות שניתן להוסיף אליהן רכיבים עפ"י צורך ושהן אינטגרטיביות, לא מצריכות הטמעה של מערכת נוספת בארגון ואינן מצריכות בניית ממשקים ייעודיים.

מידע נוסף על חברת סינריון ניתן למצוא באינדקס העסקים שלנו בקישור הבא: סינריון מערכות.

The post מדידה ובקרה בתהליך הערכת עובדים first appeared on HRUS משאבי אנוש.

מהיום הפורטל למועמד הינו חלק אינטגרלי מעמוד המשרות הפתוחות באתר החברה המגייסת. הממשק מאפשר למעשה למועמד להגיש את מועמדותו בתהליך מהיר וידידותי בכל מקום ובכל עת.

הממשק החדש, שפותח על ידי חברת סינריון, מהווה מוצר משלים למערכת גיוס עובדים Synerion Recruitment כאשר הקונספט שעמד מאחורי פיתוח המוצר הינו פשוט: בעולם הדינאמי והטכנולוגי שבו אנו חיים, הגישה לאינטרנט היא כבר לא דרך מחשבים בלבד. הציבור הרחב עושה שימוש בטאבלטים ובסמרטפונים ולכן זה רק מתבקש שמועמדים שמחפשים עבודה יוכלו לשלוח קורות חיים בפשטות כשהם יושבים בבית קפה שכונתי או ממתינים לשיעור ספינינג בחדר הכושר.

איל תמיר, סמנכ"ל פעילות בחברת סינריון ישראל, ציין כי המועמד נהנה מערך מוסף שהחברה המגייסת נותנת לו ובכך היא מקלה על השתלבותו בתהליך הגיוס. עוד מציין איל כי תהליך איתור המשרה ושליחת קורות החיים נעשה פשוט יותר וממוקד יותר ונותן למועמד אפשרות להביע את החוזקות והיכולות האישיים שלו בהתאמה מלאה למשרה ובכך להקל על תהליך הגיוס גם מצידם של אנשי משאבי האנוש של הארגון.

כלומר הארגון נהנה מקיצור תהליך הגיוס, צמצום עלויות גיוס ואף מקבל לשימושו מאגר מועמדים איכותי ומהימן הרבה יותר מבעבר.

יש כאן הזדמנות חדשה הטומנת בחובה יתרונות לשני הצדדים. המועמד מצד אחד והחברה המגייסת מהצד השני, כך טוען תמיר ומנמק טיעון זה בפונקציונאליות של המערכת. היתרון עבור המועמד טמון בכך שהוא העלה את הסיכוי שלו להגיש מועמדות למשרה מתאימה. היתרון של החברה המגייסת טמון בכך שהיא צמצמה את כמות קורות החיים בדגש על מיקום ואיכות במקום כמות, מה שמהווה חיסכון משמעותי בזמני סינון קורות חיים. כמו כן, חווית המשתמש החיובית תורמת למיתוג מעסיק, מה שמביא ערך מוסף בפני עצמו.

יתרון נוסף הצפוי למועמדים הינו חשיפה למשרות רלוונטיות לתחומו ולכישוריו, שכן המערכת ערוכה לאפיין את המועמד לאחר שזה מילא את פרטיו ולהציג בפניו משרות נוספות העשויות להתאים לו.

Synerion Recruitment

המערכת הטכנולוגית הייחודית שפיתחה סינריון מאפשרת לארגונים לנהל דיסציפלינות שונות במערך הגיוס כגון: קליטת קורות חיים, ניהול משרות, סיכום ראיונות וחוות דעת על מועמדים, הצלבת קורות חיים אל מול דרישות התפקיד, מעקב אחר תהליך הגיוס ועוד. כלל התהליכים נעשים תוך מעקב ותיעוד אוטומטי של שלבי הגיוס. המידע שנצבר בתיק האישי של כל מועמד נשמר במערכת והוא עומד לרשות החברה ליישומים עתידיים לצורך אחזור ותחקור.

The post החיים נהיו קלים יותר למי ששולח קורות חיים first appeared on HRUS משאבי אנוש.

לשם הבנת הנושא לעומקו, אנו מראיינים את יעל שרעבי, מנהלת מוצר Synerion Direct לניהול זמן ונוכחות עובדים, בסינריון מערכות.

ממה בעצם נובעת המורכבות של ניהול הנוכחות? הרי לכאורה מדובר בזמן כניסה, יציאה וסיבות להיעדרות. אז מדוע התחום נחשב למורכב?

ניהול נוכחות עובדים כבר מזמן לא נעצר ברישום של כניסות ויציאות. מאז ומתמיד היה זה תחום מורכב, בעיקר בשל המגוון הרחב של הסכמים במשק, כגון: הסכמים קיבוציים, תקשי"ר, ועדי עובדים וכד', כמו גם ריבוי הסכמים אישיים: גלובלי, משמרות, עובדים שעתיים ועוד.
כשמוסיפים למשוואה את נושא הפרמיות, תוספות בגין כוננות, משמרות, הוצאות וכו', הרי שמדובר בחישובים מורכבים של שעות הנוכחות והיעדרות שמבצעת מערכת הנוכחות, כהכנה לחישוב מדויק של עלויות השכר.

בנוסף, כיום פתרונות נוכחות מתקדמים הם כלי ניהולי חשוב למדדים שונים, כגון: תכנון מול ביצוע, יעילות ארגונית ואפילו זיהוי מגמות של עליה/ירידה במוטיבציה.

האם שיטות ניהול הנוכחות, גם ברמה המתודולוגית וגם ברמה המחשובית, השתנו בעת האחרונה?

בשנים האחרונות עולה מידת החשיבות של ניהול הנוכחות בעולם העבודה, והמחוקק נרתם להגנה על זכויות העובדים. היו שלושה שינויים דרמטיים בנושא חקיקה ואכיפה:

• תיקון 24 לחוק השכר המחייב דיווח שעות נוכחות באמצעות מערכת ממוחשבת.
• המעסיק חייב לחשוף בפני העובד מידע נרחב יותר מבעבר, כגון: יתרת חופשה וימי מחלה.
• מבצעי אכיפה מוגברת של דיני עבודה של משרד הכלכלה, המטילים קנסות ואף כתבי אישום על ארגון מפר ועל מנהליו באופן אישי.

בעקבות שינויים אלה, יותר ויותר ארגונים מאפשרים שקיפות מידע וחשיפתו לעובד באמצעים טכנולוגיים שונים. המערכות הממוחשבות נותנות מענה לצורך זה באמצעות ממשקי שירות עצמי לעובדים ולמנהלים ובאמצעות אמצעים ניידים (mobile devices) המאפשרים גישה למידע מכל מקום ובכל זמן.

מערכת מתקדמת של התראות על חריגה מדיני עבודה, חריגה משעות נוספות מותרות ועוד, מאפשרת לארגונים התאמת פעילות תוך שמירה על חוקי עבודה וזכויות העובד.

יתרה מזאת, נתוני הנוכחות כבר אינם משמשים את הארגון רק כמידע בדיעבד. כיום הם משמשים כבסיס לתכנון, לבקרה ונקיטת פעולות מתקנות במידת הצורך, וכבסיס לקבלת החלטות.
לדוגמה – בתכנון סידור העבודה שלנו ניתן להסתמך על המלצות המערכת אודות העובד המתאים ביותר לשיבוץ למשמרת, בהתאמה לצרכי הארגון, העדפות וזמינות העובד, וכל זאת, תוך שמירה על דיני העבודה.

כיום, ניתן בצורה פשוטה ובהירה לזהות מגמות – היכן אני כעובד או כמנהל עומד היום מול התקן? מה צפוי בהמשך? ועוד. למשתמש יש את המידע הדרוש על מנת לקבל החלטה מושכלת ונכונה, בכל צומת של החלטה. בנוסף, במערכות מתקדמות, אין יותר צורך בחיפוש מידע. מנגנון של התראות יזומות מסב את תשומת לב המשתמש לנושאים שדורשים את התייחסותו.

כיצד המעבר של חלק מהארגונים לעבודה מהבית משפיע על ניהול הנוכחות והאם ישנם פתרונות לנושא זה?

ארגונים רבים מאפשרים עבודה מהבית ומודלים שונים של תעסוקה גמישה. אבל כשמדברים על פתרונות טכנולוגיים, לא מדובר רק בעבודה מהבית, אלא גם מענה לעובדי שטח ועובדים באתרים מרוחקים – למעשה, כל עובד שלא בהכרח מגיע למשרדי החברה או למקום שיש בו שעון נוכחות.

ממשקי השירות העצמי לעובדים ומנהלים מאפשרים דיווח נוכחות מרחוק מכל מחשב. כנ"ל גם באמצעות טלפונים חכמים. זיהוי המיקום ממנו מתבצע הדיווח, ובדיקת אימות מול רשימת מיקומים חוקיים לדיווח, מבטיחים את מהימנות המידע. עדכון זמן הדיווח עפ"י הזמן בשרת של הארגון ולא עפ"י הזמן בשלוחה מקומית, מבטיח ששעת הדיווח מדויקת ולא ניתנת לזיוף.

מעבר לכך, ממשקי השירות העצמי ואפליקציות הסמארטפון, מאפשרים בנוסף לדיווח גם קבלת מידע מרחוק בזמן אמת, כגון: צבירת שעות, יתרות חופשה ועוד, וזאת ללא צורך לפנות למשאבי אנוש.

עד כמה החוקה של מערכות ניהול הנוכחות שונה מארגון לארגון, וכיצד המערכות הממוחשבות יודעות לתת לכך מענה?

אפילו ארגונים המשתייכים לאותו מגזר עסקי, מתנהגים באופן שונה. למרות שיש בסיס ראשוני משותף, מידת ההתאמה לצרכים הספציפיים של הארגון גבוהה.

ההסכמים עם העובדים שונים מארגון לארגון, בכפוף לשעות הפעילות, להטבות לעובדים, אחוזי משרה, הסכמים אישיים ועוד. לכל ארגון יש את הנהלים הפנימיים שלו, כגון קביעת זכאות להיעדרות (בהתאם לחוק/מעבר לחוק): חופשה, מחלת עובד, מחלת בן משפחה ועוד. גם שיטות העבודה והמדדים לבחינת יעילות, שונים מארגון לארגון.

אילו פתרונות מציעה סינריון לנושא זה?

הפתרונות של סינריון תוכננו מלכתחילה באופן המאפשר לתת מענה לדרישות מורכבות וייחודיות של ארגונים.

שיטות העבודה שפיתחנו על סמך ניסיון ארוך והיכרות מעמיקה עם צרכים של לקוחותינו, מאפשרות לנו לתת מענה מדויק גם לצרכים מורכבים ולהתאים את המערכת לדרישות הספציפיות של הלקוח. עם זאת, אנו נותנים חשיבות מרכזית לחוויית המשתמש הסופי כך שתהייה ידידותית ותציג לו את כל המידע באופן נגיש וברור.

למעשה, כל הארגונים היום מנהלים את נוכחות העובדים בצורה ממוחשבת וקרוב לוודאי שהפתרון עובד. מדוע אם כן, הארגונים משקיעים את זמנם בבחינת פתרונות אחרים? איזה ערך מוסף יקבל מכך הארגון?

המניע להחלפת מערכת נובע פעמים רבות משינוי בצרכים של הארגון שכתוצאה ממנו נדרש מרחב פתרונות מעודכן, שיענה על צרכים נוכחיים ועתידיים של הארגון.

כיום מערכת הנוכחות אינה משמשת לתיעוד בלבד, אלא מהווה כלי התומך בקבלת החלטות המשפיעות באופן ישיר על תקציב הארגון. היא מנגישה מידע שדורש התייחסות ונקיטת פעולה, ומאפשרת תכנון נכון ובקרה, מבלי שהמשתמש יצטרך לחפש את המידע.

לכן, כשחברה רוצה להחליף מערכת, היא צריכה לבדוק מי נותן לה מענה לצרכים המעודכנים שלה ומי יוכל לתת מענה גם למגמות מסתמנות ולצרכים עתידיים.

מה להערכתך צופן לנו העתיד בתחום של ניהול הנוכחות?

בפן הטכנולוגי, ללא ספק מגמת השימוש במובייל לניהול וצפייה בנתוני הנוכחות תגבר בצורה משמעותית. בין אם מדובר בשעוני נוכחות שיהיו למעשה טאבלטים שתלויים על הקיר, ובין אם מדובר במכשיר הסמארטפון של העובד, שישמש אותו לדיווחי נוכחות מבוססי מיקום (עפ"י ה- GPS), היעדרות, משימות וכד'.

הדרישה לשקיפות וחשיפת מידע, בעיקר ע"י העובדים בני דור ה- Y, היא דרישה שמעסיקים לא יוכלו להתעלם ממנה יותר. שקיפות הנתונים לכלל העובדים ומנהליהם בכל שעה ומכל מקום, תביא למהפכה שתשפיע על יחסי עובד-מעביד ותאפשר לעובדים לעמוד ביתר תוקף על זכויותיהם. דוגמאות פשוטות לכך הן למשל: כמה ימי חופש עוד נשארו לי? כמה שעות נוספות עשיתי בסה"כ בשנה האחרונה? ועוד.

בנוסף, הדגש יעבור משימוש בנתוני הנוכחות לצורך פיקוח וניטור שעות העבודה, לשימוש בנתונים ככלי לקבלת החלטות ולשיפור התוצאות העסקיות. בעוד שפעולות כגון ניטור שעות העבודה נעשות ע"י מנהלים בדרגים נמוכים יותר, הרי ששיפור התוצאות העסקיות הוא יעד של הנהלה בכירה.
דוגמא לכך היא למשל: השוואה בין נתוני השעות הנוספות לבין היעדים המקובלים במגזר העסקי בו פועל הארגון, ושינוי והתאמת היעדים או המכסות של הארגון בהשוואה למקובל בתעשייה.

השימוש בכלי בינה עסקית ו- Embedded Analytics (מטריקות גרפיות מובנות) יהווה כלי העבודה העיקרי של מנהלים אלה, בעזרתו יוכלו להסיק מסקנות באשר ליעדים ומידת העמידה בהם.

The post ראיון עם יעל שרעבי על מערכות ניהול נוכחות של עובדים first appeared on HRUS משאבי אנוש.

על מנת לענות עליה, אנו בסינריון מערכות חוברים לפורטל משאבי אנוש.

על מנת לערוך סקרים תקופתיים לזיהוי מגמות בשוק העבודה.

הנושא שבחרנו לבחון הפעם הוא מידת השימוש ברשתות חברתיות בתהליך גיוס עובדים.

כמה אתם משתמשים ברשתות החברתיות לאיתור מועמדים?

למיתוג הארגון כמעסיק? אילו רשתות יעילות יותר? ועוד…

תוצאות הסקר יאפשרו לכם השוואה ביחס לארגונים דומים לכם.

הסקר מתבצע באופן אנונימי לחלוטין ולא ניתן לזהות את המשיב.

אם זאת, במידה ותמסרו את פרטי הזיהוי שלכם, תוכלו להשתתף בהגרלת סוף שבוע זוגי מתנת סינריון (זוכה יחיד) וב-10 כרטיסים ללא עלות לכנס ההדרכה השנתי שייערך ב- 24.12.

נודה לכם באם תקדישו מספר דקות מזמנכם למילוי השאלון הקצר…

תוצאות הסקר יפורסמו בפורטל משאבי אנוש HRus.

The post מידת השימוש ברשתות חברתיות בתהליך גיוס עובדים first appeared on HRUS משאבי אנוש.

ריבי אספלר: כולנו מכירים את הקלישאה הזו שמה שלא ניתן למדוד לא ניתן לנהל. וזה נכון! לטוב ולרע.

יש תחומים שבהם קל יותר למדוד, כמו תחום המכירות. יש כל כך הרבה מדדים לבחון איש מכירות או סמנכ"ל מכירות. גם בשירות לקוחות קל לראות איש שירות, קבוצה או צוות. האם הם סוגרים פניות בזמן. האם יש אחוזי נטישה גבוהים של לקוחות? אולם בניהול משאבי אנוש אנחנו קצת מתקשים.

אני מעלה שאלה: האם במשאבי אנוש קיימת הנטייה לעבוד פחות עם מדדים מדויקים כי הם קיימים פחות או שזו העדפה שלנו לעבוד פחות אם מדדים?

אני רוצה להציג לכם כמה כלים שיאפשרו לכם לפעול בצורה מדידה ואז ההחלטה / הבחירה תהיה שלכם.

ניהול כמותי ומדדי משאבי אנוש

קיימים כמה אתגרים לא פשוטים כגון: האם הנתונים שלנו אמינים? האם בכל פעם שנעשה בדיקה התוצאה תהיה זהה? האם בהערכת עובדים אותם העובדים שמקבלים את הציונים הטובים ביותר הם אכן הטובים ביותר? אמינות ותקפות הם מושגים שנתונים בספק.

להיות מסוגלים להוציא נתונים ולהסיק את המסקנות הרלוונטיות ולהציג מסקנות בהתאם, כל אלה הם אתגרים לא פשוטים.

אבל יש ספקים שפועלים בישראל ובעולם שמציגים את הכלים הדרושים לכם להיות שותפים אסטרטגיים בשולחן ומאפשרים לכם להשפיע על השורה התחתונה.

חפשו ספקים שעונים על הדרישות לשנת 2020

אם אנחנו מדברים על אנליטיקס או על BI בשנת 2020 ה'אימבדיד אנליטיקס' יהיה חשוף לכל מערכת בארגון. כל מערכת חייבת להיות עם גרפים מול העיניים.

קהל היעד: אחרון העובדים בארגון צריך לקבל מידע בצורה ויזואלית פשוטה. הם יקבלו גרפים ולא אקסלים.

תצוגה: התצוגה על המסך תהיה גרף (פאי לדוגמה) אבל לא טבלת נתונים.

מיקום: לנו יש אזור ייעודי לדוחות. בעתיד זה יהיה כל הזמן כחלק אינהרנטי של המסך. המטריצה תהיה מול העיניים. כל הזמן תראו דוחות בכל קונטקסט ייעודי.

מקורות מידע: זה החלק המעניין ביותר. בארה"ב הוא מושרש בארגון עמוק ביום -יום. חברות גדולות שעוברות הנפקה או נרכשות (כמו Yamer) מנתחות ומתרגמות מידע למספרים מתוך רשתות חברתיות. יכול להיות שעובד בארגון איש מקצוע שיש לו השפעה עצומה ברשת החברתית כי יש לו 1000 קשרים. אז לא כדאי לדעת את זה ולמנף אותו כדי שהארגון ירוויח מההשפעה הזו?

תזמון: היום אנחנו לוחצים על דוח וממתינים וממתינים… ב-2020 זמן אמת יהיה קריטי. הציפיה תהיה לדוח תוך 2-3 דקות.

דינאמיות: כיום הדוחות שאנו מנפיקים הם סטאטיים. בעתיד הם יהיו דינאמיים, כך שניתן יהיה לראות נתונים מכל מיני נקודות ראות. שעות נוספות בארגון מסוים בדרום או בצפון, פילוח לפי צוותים, לפי מגדר. בעתיד לא נצטרך להפיק 5 דוחות אלא נקבל את כל החתכים באותו דוח.

הנעה לפעולה: בתוך המטריצה נעשה פעולה פשוטה. נתחיל מהגרף ונפיץ אותו. אם עד כה קיבלנו טבלה, בעתיד נקבל גרף ונניע באמצעותו לפעולה.

עוצמה: אתם יכולים להניח האם אתם בשלב האנקדוטות: "שמעתי שיוסי לא מתנהג כמו שצריך…." או שאתם בשלב של דוחות תקופתיים? הכי יפה זה להתקדם הלאה. לבקש מהספקים להשוות את מה שקורה בארגון בבנצ'מרק. האם בתעשיית המסחר כולם מתנהגים ככה? איך אני ביחס לתחום שלי? חיפוש קורלציה בין אחוז ההיעדרות לנטישה. כיום זה ברמה של תחושה. בעזרת הכלים המתאימים שקיימים אפשר למדוד ולהגיע למסקנות חד משמעיות.

תחזית: אם אני נמצא ביעד של 20% לאן אגיע עד סוף הפרויקט? אפשר לחזות מגמות עתידיות כמו חריגות.

מודלים מורכבים: אלה מאפשרים לנו להתמודד עם מורכבויות כמו אם נאסור שעות נוספות, מה יקרה? איך זה ישפיע? מה יהיו התוצאות לכך?

קורונוס, אחד הספקים המובילים, נותן הבנה מעמיקה בזמן אמת. לא צריך לצאת לדוחות. אפשר לצלול ולראות היעדרויות של יחידות שונות, מנהלים שונים, צוותים שונים. המנהל הבכיר יראה את כל העובדים ומנהל הצוות יראה רק את העובדים שלו.

אפשר לראות האם יש בעיית היעדרויות? האם אני בהתאם לבנצ'מרק? המערכת של קרונוס מאפשרת לי לזהות בעיה לפי השוק.

מה כדאי לדרוש מהספקים שלנו ועל מה אסור לוותר?

יש לה רישיון נפרד ודש-בורד נפרד. שימו לב, האנליטיקס מופרדת מה-BI זה דורש פיתוח חזק שלהרבה ספקים עדיין אין. אבל יש ביקוש למערכת אנליטיקס. זה כלי שבאמצעותו מחלקת משאבי אנוש יכולה להשפיע. על תוותרו על האנליטיקס. תדרשו את זה מהספקים.

מטריצות מכמה עולמות: יש מטריצה של שעות נוספות שאפשר לעדכן לפי התחום. אם אתם רשת סופרמרקטים לדוגמה ושעות נוספות זו סוגיה בעייתית, ניתן לעדכן מטריצה שבה צריך אישור ידני של מנהל לשעות נוספות.

חברה ששלי שעבדה במשרד עורכי דין הייתה צריכה לתמחר 90 משעות העבודה שלה. זה כלי נוח וחשוב להבין כמה שעות לא מתומחרות יש.

מטריצה שעות עבודה לפי משימה. אולי יש משימות טקטיות שמקבלות יותר תשומת לב כי לקוח צועק יותר?

ניהול היעדרויות: אפשר לראות מאזן חופשה, מחלות ועוד. זה מאפשר לנו לראות אולי במחלקה מסוימת יש יותר היעדרויות לצורך מחלה? ואז אפשר לשים את היד על הדופק כמו הוספת נוהל היעדרויות ללא אישור. אולי צריך לבקש אישור מהיום הראשון?

מבנה ארגוני: מטריצה שמאפשרת לבחון את מקור ההשפעה בארגון. יש היום כל כך הרבה אפליקציות (אפילו חינמיות) להעברת סקרים בתוך הארגון לפי פרויקט. כל עובד נשאל את השאלה: "אם אתה צריך עזרה בהטמעת מערכת, למי תפנה בארגון?". מה שיתקבל זה תמונת הארגון לפי גורמי השפעה מקצועית. ישנן חברות שעושות שימוש במטריצה הזו וממש מפרסמות את הגרפים כדי לתת לאנשים את הקרדיט וכדי לשמור על קשר בין המבנה הפורמלי והאפורמלי. זה כלי שמאפשר לארגון לזהות את העובדים שיש להם השפעה / שנהנים מהערכה מקצועית כדי שניתן יהיה להשקיע בהם (לשמר, לקדם, להוקיר).

ניהול הגיוס: ניתן לבדוק אחוז תחלופה לפי צוותים, תפקידים, מנהלים שהעובדים שלהם נשארים יותר או עוזבים יותר. ניתן יהיה לבדוק ערוצי גיוס יעילים יותר או פחות.

מטריצת ניהול כישרונות לגיוס: ביצועים ופוטנציאל.

לסיכום, יש כיום פתרונות שנועדו לתת לכם כלים מדידים לניהול מערך משאבי אנוש. הבחירה האם לנהל את משאבי אנוש ביעדים מדידים / כמותיים היא בידיים שלכם.

The post אפשר לנהל רק את מה שאפשר למדוד! first appeared on HRUS משאבי אנוש.

החברה בחרה בגרסת האקספרס לניהול זמן ונוכחות של חברת סינריון ( Synerion WFM Express ) אשר השקתה דווחה בסוף חודש שעבר בפורטל זה (השקת מערכת אקספרס לניהול זמן ונוכחות עובדים עבור ארגונים קטנים).

הבחירה בגרסת האקספרס מאפשרת לחברת רד ביומד לתת פתרון מקומי לחברות השונות בחממה בגלל התאמתה לחברות קטנות: שימוש קל ופשוט, זמן התקנה קצר, עלות סבירה ופונקציונליות השמורה לחברות הגדולות.

המערכת שהותקנה (Synerion WFM Express) תשמש לנתינת תמונה מקיפה ומדויקת בחלוקה לחברות השותפות לחממה, בהתאם לדרישות הספציפיות שעלו, ובהתאמה למגוון הסכמי העסקה. המערכת תאפשר ליקוט וניתוח של שעות עבודה בפועל בהתחשב בשעות נוספות והיעדרויות (מחלה וחופשה) לצורך תשלום שכר מדויק ותמנע תשלומים עודפים.

אמנון גרינשטיין, סמנכ"ל הכספים של רד ביומד, אמר כי למרות שהחברה כבר פועלת 20 שנה ברוחה היא פועלת כחברת הייטק בתחילת דרכה וכך גם בנויה החברה, לפיכך גרסת האקספרס של סינריון לניהול זמן ונוכחות עובדים הינה פתרון מצויין עבור החברה.

לפני הטמעת המערכת ניהול זמן ונוכחות העובדים בחברת רד ביומד בוצע באופן ידני – תהליך אשר היה גוזל זמן ומשאבים ארגוניים יקרים. כעת, לאחר הטמעת המערכת ניהול הזמן והנוכחות מתבצע באופן אוטומטי, תוך העלאת היעילות של ההון האנושי ותרומה לתפוקה הכללית של הארגון. יותר מכך, האוטומציה של התהליך אף הפחיתה את מספר טעויות ההזנה שהיו בעבר.

השימוש בממשק האינטרנטי של המערכת, והמעבר למערכת שירות עצמי לעובדים ולהנהלה מהווה יתרון גדול בפני עצמו: הגישה לנתונים היא מיידית ודו כיוונית (הן לעובדים והן כלפי מעלה להנהלה ולסיכום על פי רמות הארגון). בנוסף כל תהליכי אישור ההיעדרויות, ימי המחלה וימי החופשה נעשות באמצעות המערכת, תוך חסכון במשאבים, קיצור זמני ההמתנה, ויכולת בקרה אונליין.

לבסוף מוסיף גרינשטיין כי יתרון גדול נוסף למערכת האקספרס לעסקים קטנים נובע גם מכך שניתן להביא את המערכת ליישום בזמן קצר. תהליכי ההתקנה, היישום וההטמעה של המערכת קצרים – מה שאפשר לטענתו התחלת עבודה בצורה חלקה בהשקעה נמוכה ללא שימוש בכח אדם מיוחד. עוד ציין גרינשטיין כי היום, לאחר התקנת המערכת, הם מבצעים את אותן משימות עם כוח אדם מצומצם יותר.

The post רד ביומד בחרה במערכת לניהול זמן ונוכחות עובדים first appeared on HRUS משאבי אנוש.

עופר גרשון הינו מנהל מוצרי HRM – מערכות לניהול משאבי אנוש – מחברת סינריון מערכות המתמחה במתן פתרונות תוכנה מתקדמים לניהול ההון האנושי בארגון. 

התוכנות לניהול המשאב האנושי, למעט נושא הנוכחות והשכר, נתפסו תמיד כמוצר שאינו הכרחי לתפעול וניהול ארגונים, וככאלה, לא זכו למקום גבוה בסדרי העדיפויות של תקציבי המחשוב. האם אתה מזהה, בשוק משאבי האנוש הישראלי, מגמת שינוי בתופעה זו?

תוכנות הנוכחות והשכר הן חובה לצורך תפעול יומיומי של מערך העובדים ולכן בכל חברה עסקית תמצא את הפתרונות אלה. לעומת זאת, תוכנות לניהול משאבי אנוש כגון תיק עובד, מערכות לגיוס עובדים, הדרכה וכד' היו בעבר בסדרי עדיפות נמוכים יותר, אך היום אנו נמצאים בעיצומו של השינוי.

השינוי במגמה התרחש במקביל לשינוי בתפקידה ובמעמדה של מחלקת משאבי האנוש בארגון. אם בעבר מחלקת משאבי אנוש הייתה כפופה למחלקת הכספים, הרי שבארגונים רבים היא פועלת היום כיחידה עצמאית בראשות סמנכ"ל שהוא חלק אינטגראלי מההנהלה הבכירה. אם בעבר הדגש של משאבי אנוש היה על היכרות אישית ומעמיקה עם העובד וטיפול ברמת הפרט, הרי שכיום מחלקת משאבי אנוש נדרשת לפעול כחלק מתפישת הניהול העסקי של החברה ולתמוך באסטרטגיה הניהולית.

ככזו, נדרשת מחלקת משאבי אנוש, מעבר לטיפול האישי בעובד, לבצע תהליכים מורכבים ולהציג תוצאות מדידות. לשם כך, נדרשים לה יותר ויותר פתרונות טכנולוגיים, זמינות מיידית של מידע ויכולות ניתוח בזמן אמת. ההנהלה מכירה בחשיבותן של יכולות אלה ולכן מוכנה להקצות לכך תקציבים.

לדוגמא, סקר של חברת הייעוץ העולמית Towers Watson שנערך לאחרונה מעלה כי הסעיף התקציבי הקשור לטכנולוגיות HR נותר יציב וחזק, למרות צמצומים בתחומים אחרים של משאבי אנוש. תוצאות הסקר מלמדות שיותר ממחצית מהארגונים (53%) ציינו את ההשקעה שלהם בטכנולוגיה בשנה זאת כשווה להשקעה של השנה שעברה, ואילו יותר מרבע (27%) טענו כי יגדילו באופן משמעותי את ההשקעה בטכנולוגית משאבי האנוש שלהם.

אנו רואים את המגמה הזו גם בארץ. לדוגמה, ההנהלה דורשת ממחלקת מש"א לייעל את תהליך גיוס העובדים: לצמצם עלויות, לקצר תהליך גיוס, לאתר מועמדים איכותיים ומתאימים יותר לארגון, אך במקביל ברור להנהלה שצריך לתת למחלקת מש"א את הכלים הטכנולוגיים שיאפשרו עמידה בדרישות כאלה.

זו אחת הסיבות שאנו משלבים עכשיו במערכת הגיוס שלנו דוחות יעילות של מיידעים שונים ופיתחנו נושא חדש של ניהול עלויות הגיוס שיאפשר מדידת עלויות בכל רגע נתון לדרישה \ תפקיד. כלי זה יוכל לסייע למנהל הגיוס לבנות את תקציבי הגיוס ואף לקבל החלטות על חלופות לגיוס, כגון גיוס פנימי, שימור עובדים בסיכון גבוה לעזיבה ועוד.

מלבד התחומים המסורתיים של מחשוב הניהול של המשאב האנושי, כגון הגיוס, ניהול תיק העובד, וכמובן השכר והנוכחות, באלו תחומים נוספים יכולה עצמת המחשוב לסייע בידיו של מנהל משאבי האנוש?

פתרונות ממוחשבים לניהול המשאב האנושי, בראש ובראשונה מרכזים מידע במקום אחד. מידע זה נותן למנהלים תמונה מקיפה אודות המשאב האנושי בארגון. ככל שהמערכות יותר מתוחכמות, הן מאפשרות ניתוח הנתונים באמצעות Embedded Analytics (מטריצות גרפיות מובנות) ושאר כלי HR Analytics התומכים בקבלת החלטות.

אך יש עוד דוגמאות רבות מעבר לכך כגון: הודעות והתראות יזומות המציפות "בדחיפה" נושאים שדורשים תשומת לב ומחייבים נקיטת פעולה. או מערכות שירות עצמי לעובדים ומנהלים אשר מגדילות את שקיפות המידע, את היכולת לבצע תהליכים באופן מהיר ועצמאי ובכך מגבירות את מידת המעורבות והאחריות הן של העובד והן של המנהל.

כמובן שיש גם מערכות טכנולוגיות התומכות בתהליכים מורכבים מאוד. כמעט כל ארגון מכיר היום בחשיבות ביצוע תהליך הערכת עובדים, אולם ללא מערכת ממוחשבת תהליך זה מסורבל ולא יעיל, יכולת ניתוח הנתונים מוגבלת, וקשה לקבל החלטות על סמך תוצאות התהליך.

כאשר התהליך מתבצע באופן ממחושב, ניתן לנתח אותו באופן פשוט יותר ולהתקדם ממנו על מנת לנהל תהליכים מורכבים כגון: תגמול על פי ביצועים, פיתוח עובדים, ניוד וקידום, ניהול קריירה, זיהוי טאלנטים שימור שלהם ועוד. ככל שתהליכים אלה יבוצעו באמצעות מערכות אינטגרטיביות, הם יהיו יעילים יותר.

בעולם העסקי של היום, שמתנהל רובו ככולו מתוך ראייה כלכלית, כיצד ניתן להציג כדאיות כלכלית, למחשוב נושאים כגון הדרכה, ניהול כישרונות, או HR Analytics?

בעולם העסקי החלטות על מחשוב מתקבלות במונחי ROI – החזר על השקעה. יש נושאים מדידים בצורה מובהקת כגון: צמצום עבודה אדמיניסטרטיבית ועלויות תפעול של משאבי אנוש, הקטנת עלויות גיוס עובדים, קיצור משך הגיוס, מדידת אפקטיביות מקורות גיוס שונים ועוד, ויש תהליכים בהם המדידה יותר מורכבת. גם למדידה של תהליכים אלה ארגונים מקנים חשיבות רבה: מדידת ביצועים, שביעות רצון של העובדים, employee engagement ואפילו רמת המוכנות של העתודה הניהולית.

אם לדוגמה, כתוצאה מתהליכי שימור עובדים מצמצמים תחלופה, הרי שיש הוכחה מוכחת ומדידה לחשיבות הנושא. במיוחד כשמדובר בטאלנטים של הארגון ובעובדים בעמדות מפתח, שהעלויות הכרוכות בגיוס מחליף והנזק העסקי שנגרם לארגון כתוצאה מהעזיבה שלהם, גדול פי כמה וכמה מעלויות התחלופה של עובד "רגיל".

מי הגוף היוזם בדרך כלל פרויקטים חדשים של מחשוב ההון האנושי? משאבי אנוש או אגף מערכות מידע?

אולי משום שתחום משאבי האנוש נחשב לתחום "הומני", התפישה הרווחת היא שאנשי משאבי אנוש אינם "טכנולוגיים". מסיבה זו אנו רואים מעורבות רבה של אנשי מערכות מידע, משלב הנעת תהליכי מחשוב ועד לסיום ההטמעה בארגון. במקרים רבים, אנשי מערכות מידע יאתרו את הפתרונות המתאימים, יכינו short list ממומלץ ויסייעו בהחלטה על בחירת המערכת. אנשי מערכות המידע ייקחו בחשבון גם שיקולים כגון אינטגרציה בין פתרונות משאבי אנוש ואינטגרציה למערכות אחרות בארגון, אבטחת מידע, קידמה טכנולוגית, התקנה בשרתי הארגון או בענן ועוד.

כמובן שאנשי משאבי אנוש מעורבים מאוד בקבלת ההחלטות, מכיוון שהם אלה שיודעים לבדוק את הפונקציונאליות של המערכות המוצעות להן ואת ההתאמה לצורכיהם. זו גם הסיבה שמכירת מערכות המיועדות למשאבי אנוש מחייבת אנשי מכירות מאוד מיומנים המכירים היטב מצד אחד את הצרכים של מחלקת משאבי אנוש, ומהצד השני את המערכות ברמה גבוהה.

חברת סינריון היתה ידועה שנים רבות בעיקר בתחום של ניהול כוח העבודה (ניהול זמן ונוכחות וניהול משימות), ובשנים האחרונות התרחבתם למוצרים נוספים כגון גיוס עובדים, מדדי משאבי אנוש ועוד. מה הרציונל שעומד בבסיס המהלך הזה?

ככל שעולה הדרישה לניהול של אסטרטגיית משאבי אנוש בארגון, כך עולה גם הדרישה למערכות ממחושבות שיתמכו בתהליכים אלה. הנהלת סינריון ראתה זאת כהזדמנות עסקית ולכן החליטה על הרחבת סל המוצרים שאנו מציעים לבסיס הלקוחות הקיים שלנו וללקוחות חדשים. שמנו לנו כיעד להיות one stop shop לכל המערכות הטכנולוגיות לניהול מחזור חיי העובד בארגון: מניהול יומיומי של כוח אדם (Workforce Management) וחישובי שכר, דרך גיוס עובדים ועד לניהול אסטרטגי של הכישרונות והכישורים בארגון (Talent Management).

כחברת תכנה ישראלית, שפיתחה ומשווקת שורה ארוכה של פתרונות מיחשוביים לניהול ההון האנושי, מדוע החלטתם להפיץ בשוק הישראלי את המוצרים של חברת התכנה לומס?

ההחלטה על ייצוג בלעדי של פתרונות חברת Lumesse במקום פיתוח in-house נבעה משיקולים עסקיים: העלויות הגבוהות הכרוכות בפיתוח פתרון מקיף כל כך, עם פונקציונאליות עשירה כל כך, ומשך זמן הפיתוח שמשפיע על time-to-market.

השוק צמא לפתרונות כבר היום. החבירה ל- Lumesse מאפשרת לנו להציע בישראל פתרונות שהוכיחו את עצמם אצל אלפי לקוחות ברחבי העולם. הזמינות של המערכת גם בעברית הייתה ללא ספק שיקול חשוב כאשר בחרנו את הפתרון המתאים לצרכי השוק המקומי.

עולם המחשוב כיום עובר במידה לא מבוטלת מהמחשב לסמארטפון. האם מגמה זו משפיעה גם על עולם התוכנות לניהול ההון האנושי וכיצד אתם בסינריון נערכים למגמה זו?

המעבר ל- Mobile Devices, סמארטפונים וטאבלטים, משפיע ללא ספק גם על עולם התוכנה לניהול משאבי אנוש וסינריון שמקפידה לעקוב אחרי מגמות בארץ ובעולם ולהיות בחזית הטכנולוגית, נותנת גם פתרונות במובייל. עם הזמן הפונקציונאליות מתרחבת והיא מכסה כיום מגוון נושאים, חלקם תפעוליים כגון דיווחי נוכחות מבוססי מיקום לאנשי שטח, דיווח משימות שבוצעו, יתרות חופשה ועוד, דרך "פורטל למועמד" באמצעותו יכול מועמד פוטנציאלי להגיש את מועמדותו למשרה פתוחה המתאימה לכישוריו באמצעות תהליך מהיר וידידותי החושף בפניו משרות נוספות בארגון שעשויות לעניין אותו, ועד לפתרונות בתחום הערכת עובדים עם ממשק למנהל וממשק לעובד.
כל פתרונות המובייל מקבלים נתח הולך וגדל במפת הדרכים של פיתוח המוצרים שלנו.

ושאלה אחרונה – מה צופן לנו העתיד בתחום הניהול הממוחשב של ההון האנושי?

כאמור, אין ספק שהשימוש בסמארטפונים, טאבלטים ומערכות שירות עצמי לעובדים ומנהלים יגבר. כל אחד מאיתנו רוצה זמינות של כמה שיותר מידע, בכל מקום ובכל זמן והטכנולוגיות מאפשרות מענה כבר היום ומרחיבות את הפונקציונאליות כל הזמן.

מעבר לזמינות המידע, עולה הצורך בתמיכה בתהליכי קבלת החלטות ולכן יש צורך תמידי בהרחבת – Embedded Analytics (מטריצות גרפיות מובנות) ובכלי HR Analytics בכלל. ככל שעולה רמת המורכבות של תהליכי ניהול ההון האנושי בארגון, עולה גם הצורך במערכות שיתנו מענה לתהליכים אלה. המענה צריך להיות לא רק ברמה התפעולית אלא ברמת בקרה ושליטה של תהליכים אסטרטגיים.

יותר ויותר ארגונים עוברים ממערכות עצמאיות, stand-alone, הנותנות מענה לתהליך ספציפי, למערכות מקיפות ואינטגרטיביות. אם לדוגמה בעבר הארגון השתמש במערכת הערכת עובדים של חברה אחת ובמערכת ניהול הדרכה של אחרת, הרי שהיום רוב הארגונים מבינים את הקשר הישיר בין מערכות אלה וחשיבות האינטגרציה ביניהן. לכן הם מחפשים מערכות מקיפות בגישה מודולארית שיאפשרו להם תוספת מודולים ככל שצרכי הארגון מתרחבים.

הרשתות החברתיות שינו את תהליכי גיוס העובדים: מאגר המועמדים לא מסתמך יותר רק על קו"ח שהגיעו כתוצאה מפרסום משרה, אלא גם על איתור יזום של מועמדים ברשתות כמו LinkedIn או "חבר מביא חבר" – מועמדים שאינם בהכרח מחפשים עבודה באופן אקטיבי.

יש עליה בפורומים חברתיים פנים ארגוניים ובפורומים מקצועיים המשתפים גם גורמים חוץ ארגוניים, וזאת לצורך הרחבת הידע המקצועי כמו גם העמקת המעורבות והמחויבות (engagement) של העובד לארגון.

וזה רק חלק קטן ממה שצופן לנו העתיד ולכן חשוב שמחלקת משאבי אנוש תתקדם עם המגמות האלה, משום שרק כך הארגון יוכל לגייס לשרותיו את הטובים ביותר ולשמר אותם לאורך זמן.

The post מה צופן לנו העתיד בתחום ניהול טכנולוגי של משאבי האנוש first appeared on HRUS משאבי אנוש.

המערכת לניהול זמן ונוכחות עובדים מבצעת אוטומציה של תהליכי איסוף וניתוח נתוני שעות עבודה על רבדיו השונים, בהתאמה לחוקי דיני העבודה וע"פ הדרישות הייעודיות של כל ארגון, כולל שעות נוספות, איחורים, היעדרויות וימי חופשה – במטרה למנוע תשלום שכר עודף.

בהיבטי ניהול זמן המערכת מאפשרת לעובדים לדווח על משך הזמן המושקע עבור כל פרויקט בחלוקה למשימות, ולארגון להפיק דוחות תמחיר משימות, תכנון מול ביצוע. המערכת אף מאושרת לצרכיי הדיווח של המדען הראשי.

ממשק העבודה עם המערכת הינו אינטרנטי, כלומר לא נדרשת התקנה מקומית, והגישה לנתונים ולדוחות האוטומטיים מנוהלת על בסיס הרשאות מוגדרות מראש ובצורה מאובטחת. בנוסף הגישה והדיווח יכול להיעשות מכל מקום, בכל זמן, ואף קיימת אפשרות דיווח באמצעות סמארטפונים לדיווח ביצוע וניהול זמן גם מרחוק. לגרסת האקספרס אפשרות ממשק גם באנגלית, והמערכת מאפשרת ריכוז וניהול הנתונים מאתרים שונים (כולל מחו"ל) ללא צורך בהתקנות חומרה או ציוד מיוחד.

המערכת מאפשרת הפקת דוחות בקרה שונים ותזמונם, כולל: דוחות נוכחות מרמת העובד הבודד ועד לרמת המחלקה והארגון, דוחות שגויים וחריגים, נתוני נוכחות, ביצוע משימות ויתרת שעות וכן ניהול שוטף של נוכחות כוח האדם באמצעות תהליכי אישור ובקרה על היעדרויות מתוכננות, אישור שעות נוספות ועוד.

המערכת אף מאפשרת תכנון ובקרה של שעות עבודה, עבור חסכון בעלויות שכר, ובכך מאפשרת גם לארגונים קטנים ליהנות מיתרונות מערכת נוכחות עובדים בעלת ניסיון מוכח בשוק העבודה. בגרסת האקספרס ניתן דגש על קיצור זמני ההתקנה, היישום וההטמעה של הערכת וזאת בשביל לאפשר לארגונים הקטנים להתחיל את עבודתם עם המערכת ללא תקלות וללא צורך בכוח אדם ייעודי לנושא או בעל מיומנות ו/או ניסיון.

בנוסף, המערכת יכולה לגדול עם הארגון ללא צורך בהטמעה של מערכת נוכחות חדשה והיא בעלת יכולת התממשקות לתוכנות השכר וללשכות השכר השונות. כמו כן למערכת מנגנוני בקרה  המפחיתים את טעויות האנוש בהזנת הנתונים בצורה ידנית.

איל תמיר, סמנכ"ל פעילות ישראל בסינריון, אמר למערכת כי: "מערכת Synerion WFM Express, המיועדת לעסקים קטנים, נבנתה במטרה לצמצם הוצאות מיותרות לארגונים, לחסוך בתהליכי אדמיניסטרציה ומייתרת התעסקות בניירת לצרכיי דיווחי עובדים על נוכחות בפועל והשקעת שעות עבודה לפי פעילויות ונותנת כלי בקרה וניתוח למנהלים לביצוע תמחיר משימות נכון, כל זאת ועוד מביאים לחסכון כספי אצל הלוחות שלנו".

The post סינריון משיקה מערכת אקספרס לניהול זמן ונוכחות עובדים עבור ארגונים קטנים first appeared on HRUS משאבי אנוש.

סינריון מערכות מתמחה בפתרונות תוכנה מתקדמים לניהול ההון האנושי בארגון. למעלה מ-7000 ארגונים במשק הישראלי ובעולם נמנים בקרב לקוחותיה של סינריון, שפועלת כבר למעלה מ-25 שנים. המערכות של סינריון מותקנות בארגונים בסדרי גודל שונים, הפועלים בענפים שונים ומטרתן הינה לתמוך בניהול שלבי מחזור החיים של העובד. תמיכה זו כוללת ניהול מערך העובד, ניהול מערך הגיוס, ניהול הכישרונות, שכר והטבות ועוד.

סינריון הינה הספק הפרטי הגדול ביותר בקנדה של פתרונות לניהול מערך עובדים לשוק הבינוני והיא משמשת הנציגה הבלעדית של החברה הבינלאומית Lumesse בישראל.

הטמעת פתרונות סינריון בקבוצת גרנות אמבר

במהלך שמטרתו לפתח את ההון האנושי בכל רמות הארגון ולהטמיע ולהשריש בתרבות הארגונית ערכים כגון: חדשנות, איכות, שירותיות, מקצועיות, הוגנות ועוד, בחרה הנהלת גרנות אמבר לצאת לפרויקט מחשובי. מטרת הפרויקט היה כאמור לרענן את תשתיות מערכות משאבי אנוש בקבוצה עם דגש על הפונקציות הבאות: ניהול נוכחות, ותק עובד ושכר, כך שיתמכו בערכי החברה.

מערכת הנוכחות של סינריון, המשרתת כאמור אלפי ארגונים במשק הישראלי, מהווה תשתית לניהול מושכל של מערך משאבי אנוש ותגמול עובדים. בפרויקט שדרוג התוכנה של קבוצת גרנות אמבר הוגדרו מחדש כלל הסכמי הנוכחות. בשלב הראשון בוצעה התאמה בין הסכמי הנוכחות למציאות הארגונית, תוך התייחסות לפונקציות הבאות: משמרות, משמרות לילה, נסיעות, חגים, וכיו"ב. ישראל דגאי, מנכ"ל אמבר "התהליך הציף לא פעם דילמות ניהוליות והצריך תהליך קבלת החלטות, לעתים עד לרמת ההנהלה. התרומה המידית הייתה קבלת מערכת עקבית ושיטתית."

לדברי דגאי, החדרת המערכת תרמה רבות והובילה להגברת ההבנה והמודעות של המנהלים בכל הקשור לדרישות החוק והפנמת אחריותם לניהול הנוכחות של העובדים. לדבריו "כיום, המערכת מאפשרת חישוב אוטומטי של השכר באופן המדויק ביותר, יש יכולת התמצאות טובה בסוגי ההסכמים ושיוך נכון של כל עובד ועובד להסכם המתאים לו בעת קליטת עובד חדש."

השלב השני של הפרויקט כלל יישום והטמעה של מערכות השירות העצמי של סינריון לניהול ושיפור ביצועים. משמעותו של תהליך זה הינה שמעתה לכל מנהל מחלקה וכל גורם הממונה על עובדים כחלק מתפקידו יש כלי ניהולי חדש המאפשר לו שליטה ישירה על דיווחי הנוכחות וההיעדרויות של העובדים הכפופים לו.

המערכת מהווה כלי ארגוני המאפשר קבלת מידע ויכולת לפעול בהתאם – בזמן אמת. התוצאה הינה שינוי תהליכי תפיסתי. זהו מהלך שמעביר את האחריות לידי העובד ומצמצם את האדמיניסטרציה והניירת בארגון ולכן הוא מבטיח דיוק מרבי וחיסכון אופטימלי.

"החדרנו תרבות של הוגנות ושקיפות, בה כל עובד יודע שהוא מקבל את כל מה שהוא זכאי לו. העובדים עצמם הפכו לשותפים ובעלי אחריות בתהליך ושביעות הרצון שלהם עלתה בהתאם", כך סיכם דגאי את התהליך והוסיף "גם המנהלים זיהו את יתרונות המהלך והיום הם מרגישים שיש להם כלי ממשי לניהול ובקרה בזמן אמת, בו הם עושים שימוש ברמה היומיומית. עבור רבים מהם המערכת משמשת כ'שולחן עבודה'."

The post קבוצת גרנות אמבר בחרה בפתרונות הנוכחות של סינריון first appeared on HRUS משאבי אנוש.