צריך להבחין בין קליטת עובד חדש שמגיע מחוץ לחברה לבין קליטת עובד חדש מתוך החברה. כלומר להבחין בין מקרים בהם עובד מנויד לתפקיד אחר בתוך הארגון או כשעובד מקבל קידום לתפקיד אחר בחטיבה אחרת בארגון, לבין עובד שמגיע מחברה אחרת.

1 הגדרת הציפיות 

עובד שמגיע מבחוץ חייב לעשות היכרות עמוקה עם התרבות הארגונית של החברה, בעוד שלעובד שמועבר מתפקיד אחר בתוך הארגון אין צורך בשילוב בתרבות הארגונית.

כך או כך, בשני המקרים יש חשיבות רבה מאוד להבהיר לעובד באופן מדוייק מהן הציפיות ממנו, מה כולל התפקיד שלו, מהם הם תחומי האחריות שלו, מהן המשימות שלו ובאופן כללי מהמצופה ממנו.

סקר שנערך על ידי חברת המחקרים האמריקאית גאלופ מגלה, כי רק כ-50% מהעובדים החדשים אומרים כי הם ידעו כבר ביומם הראשון בעבודה מה מצופה מהם בעבודה.

כאן נכנס לתמונה תפקידם של מנהלי משאבי האנוש: להבהיר למנהלים הישירים כי קליטה מוצלחת של עובד חדש תהיה כמעט בלתי אפשרית אם הציפיות ממנו לא יהיו ברורות עד הפרט האחרון.

למעשה, כאשר לא מגדירים לעובד מהן הציפיות המדוייקות ממנו, יוצרים את הבסיס לקראת כשלונו בתפקיד. הגדרת הציפיות היא תהליך קריטי ועליו להתחיל כבר בשלב הגיוס.

2 קליטה חברתית

גורם נוסף שהינו קריטי להצלחת הקליטה של עובד חדש בעבודה הוא קליטתם החברתית. אנשים הם יצורים חברתיים. גם המופנמים שבהם.

ארגון שרוצה להצליח בקליטת עובדים חייב לוודא שהעובדים החדשים חשים שהם מתקבלים בברכה על ידי הצוות שלהם ועל ידי הארגון כולו, כבר מהרגע הראשון.

עובדים שחשים מבודדים הם עובדים שהארגון עלול לאבד אותם כבר במהלך החודשים הראשונים לעבודתם בו.

אם כך איך מקבלים עובד חדש בברכה: הצלחתה שלמשימה זו תלויה בשיתוף הפעולה בתוך המחלקות והיחידות. לכל עובד יש השפעה על הארגון והצלחתו תלויה באיכות שיתוף הפעולה.

אמנם, עובדים חדשים יכולים להרחיב את המוניטין שלהם ואת השפעתם על ידי אינטראקציות עם עובדים ותיקים. אלא שהמוניטין שלהם עלול גם להפגע אם הם לא ימצאו את השותפים התומכים הנכונים.

ולבסוף, נראה שהגורמים הקריטיים ביותר שיכולים להתוות את הקו הזה (של קבלת עובדים חדשים בברכה) הם דווקא המנהלים. הם אלה שמתווים את ההנחיות לגבי קבלתם של עובדים חדשים, ושילובם בתרבות הארגונית של החברה.

The post 2 גורמים קריטיים לקליטה מוצלחת של עובדים חדשים בארגון first appeared on HRUS משאבי אנוש.

ולמרות כל זאת, נושא הקליטה לא מקבל את העדיפות הראויה במערך היעדים האסטרטגים של הארגון או של מחלקת משאבי אנוש.

לעתים קרובות נהוג לבלבל את קליטת העובדים עם הליכים בסיסיים של קליטה טכנית כמו למשל הגדרת סביבת העבודה של העובד, המחשב הנייד שהוא מקבל, הטלפון, חשבון הדואר האלקטרוני וכו'.

סקרים מראים שרק כ-10% מהעובדים טוענים כי הארגון שבו הם עובדים עשה עבודה טובה בכל הקשור לקליטתם. אחת הטעויות היותר נפוצות מתרחשת כאשר מטפלים בקליטת העובד רק במעמד כניסתו לחברה או אף ב-30 הימים הראשונים שלו בחברה. במקום להמשיך בתהליך הקליטה במהלך השנה הראשונה שלהם בארגון, במטרה לסייע להם להשתלב בצוות ובארגון כולו.

עבור רוב העובדים, וברוב המשרות, השנה הראשונה ולעיתים גם השנה וחצי הראשונות היא התקופה הקשה והמאתגרת ביותר. זהו משך הזמן שדרוש לעיתים קרובות לעובד ללמוד היטב את תפקידו ולהיות מסוגל לבצע את כל התפקידים קריטיים שלו בצורה טובה.

לכן יש חשיבות רבה לבניית תוכנית מובנית רשמית. תוכנית כזאת צריכה לכלול פיתוח פעילויות המשתרעות על מסגרת זמן של שנה ויותר, ולכלול כמה משתתפים אם יש בכך צורך. התוכנית חייבת להיות מנוהלת על ידי משאבי האנוש, או צוות יעודי שמשאבי האנוש מינו בתוך הארגון.

העובדה שברוב הארגונים לא מיושמת תוכנית ליטה יעילה וטובה מקבלת ביטוי בכך שברוב הארגונים יש אחוזי נטישה גבוהים של עובדים בשנה הראשונה שלהם בארגון.

זה מגיע לידי כך שלעתים קרובות ארגונים מאבדים בין שליש לשני שליש מהעובדים החדשים שלהם, במהלך השנה הראשונה או השנה וחצי הראשונות לעבודתם בארגון. לפעמים זה מגיע גם לנטישה לאחר ארבעה חודשים בארגון.

יש שלושה עקרונות מובילים שחשוב לשים לב אליהם בתוכנית הקליטה:

1 תהליך הקליטה צריך להתחיל בעת הגיוס:

למעשה, תהליך הקליטה של עובד בארגון מתחיל כאשר הוא נכנס לעמוד ה"דרושים" של החברה באתר האינטרנט שלה, או בשיחה הראשונה שלו עם המגייס\ת או עם מנהל\ת הגיוס. כלומר, תהליך הקליטה לא צריך להתחיל ביומו הראשון ל העובד בעבודה.

2 ליצור לעובדים החדשים תחושת שייכות:

עובדים חדשים רוצים לדעת אם החברה שלכם היא המקום הנכון עבורם. הם צריכים להיות באינטראקציה מיידית עם המשימות והמטרות של הארגון, ולהרגיש שעמיתיהם לעבודה מקדמים אותם בברכה.

אין ספק בכך שבמסגרת תוכניות קליטה רבות מלמדים כיום את העובדים על החזון של החברה, המשימות והתרבות הארגונית. אבל לא מעט ארגונים נכשלים בעת גישור הפער של העובדים לגבי מושגים אלה ואיך כל זה יכול לקבל ביטוי בתפקיד הספציפי שלהם.

3 לא להעמיס על הנקלטים החדשים יותר מדי מידע בבת אחת:

לא אחת קורה שבמסגרת תוכנית הקליטה של העובדים החדשים, הארגון נוטה להעמיס עליהם יותר מדי מידע וחומרים בתוך זמן קצר מאוד. הבעיה היא, שגישה זו לא מאפשרת לעובדים החדשים מספיק זמן לעכל ולהפנים את מה שמוצג בפניהם.

The post 3 עקרונות קריטיים ליישום בקליטת עובדים first appeared on HRUS משאבי אנוש.

להלן כמה שיטות מומלצות שמאפשרות קליטה מוצלחת:

1 תקשרו למועמדים בצורה מאוד בהירה את התרבות הארגונית:

יותר מ-95% ממחפשי העבודה אומרים שחשוב להם לעבוד בחברה שנוהגת בשקיפות. כל רמז לפגם בהגינות, או מצג של המציאות שמתברר כמצג שווא, ישפיע על החלטתו של העובד האם להשאר בחברה או לנטוש. לכן, אל תנסו להציג משהו שאתם לא, ובמקום זאת הציגו את התרבות הארגונית האמיתית של החברה כפי שהיא. ואם התרבות הארגונית שלכם נראית לכם לא מספיק אטרקטיבית לעובדים חדשים, פעלו כדי להכניס בה את השינויים הרצויים.

2 השקיעו במערכות טכנולוגיות שיאפשרו קליטת עובדים שלא כוללת ניירת:

ערכו רשימה של כל התהליכים הכרוכים בקליטת עובדים שניתן להפוך אותם לאוטומטיים. ערכו תחקיר מקיף אילו תוכנות המיועדות לקליטת עובדים הם אלה המתאימות ביותר לצרכים שלכם. זו אמנם הוצאה, אבל העלות מול התועלת עשויה להיות כדאית. יתרה מכך, זה גם יפנה לכם זמן לעסוק בסוגיות בוערות יותר הקשורות לקליטת עובדים, כמו למשל הכשרה והתפתחות אישית וקידום. בנוסף על כך, אותה טכנולוגיה שמיועדת לייעל את קליטת העובדים, עשויה לסייג גם בתהליכי הגיוס עצמם.

בכל מקרה, הכבדה על עובדים חדשים עם ערימות של ניירת שיש למלא לא תורם לדימוי החיובי של החברה או לחווית העובד החדש של המצטרפים. לעומת זאת, עובדים שעם הצטרפותם לארגון נחשפים לקליטה באמצעים טכנולוגיים יקבלו רושם הרבה יותר חיובי על החברה, ככזאת שמעודדת חדשנות ונמצאת בחזית הקדמה.

3 חברו את העובדים החדשים עם עובדים ותיקים שישמשו להם מעין מנטור ו'מדריכי' קליטה:

בסקר שנערך בקרב ארגונים בארה"ב נמצא, כי כ-56% מהעובדים אמרו כי העובדה שהיה להם מנטור במקום העבודה בעת קליטתם, היוותה עבורם מרכיב חשוב שתרם רבות לקליטתם המוצלחת בארגון. מנטורים אלה יסבירו לעובדים החדשים איך פועלים המנהלים החדשים שלהם, מהן הציפיות מהם ויסייעו להם לצבור בטחון במקום החדש. כמחצית מהעובדים שהשתתפו בסקר דיווחו כי במקומות עבודה בהם לא עמד לצידם עובד ותיק או מנהל ישיר שסייע להם להסיר מכשולים או לעבור אותם, היתה לכך השפעה חזקה על הצלחתם בחברה ועמידה ביעדים.

מסתבר שהדרכה אישית שכזאת היא דרך מצויינת לסייע ליצירת קשרים טובים בין חברי הצוות. המנטורינג הזה מספק לעובדים חדשים תובנות לגבי עבודתם של חבריהם החדשים לצוות  ומסייע להם לזהות את העובדים שהם יכולים להתחבר אליהם. המנטור הוא זה שגם אמור ללמד אותם את התרבות הארגונית – איך לאמץ אותה, איך לנהוג בתוך החברה, איך להשפיע וכו.

The post 3 שיטות מומלצות לקליטת עובדים מוצלחת first appeared on HRUS משאבי אנוש.