לפני כתשע שנים אמרה יועצת ארגונית בשיחה עם HRus כי לא תמיד קל למצוא את האדם המתאים בארגון שיודע לתת את התשובה הנכונה לשאלה של עובד.

יתרה מכך, פעמים רבות עובדים משקיעים זמן רב כדי להתמודד עם בעיות מסוימות, אף על פי שעובדים אחרים במחלקות אחרות כבר מצאו להן פתרון.

ולמרות שעברו תשע שנים מאז, והטכנולוגיה התפתחה במהירות, עדיין, גם בימים אלה, הבעיה הזאת לא נעלמה.

למעשה, היא אף החריפה בגלל מודל העבודה ההיברידי. אלא שבמקביל, הבינה המלאכותית מציעה לה פתרון חסר תקדים.

להפסיק להמציא את הגלגל מחדש – איך הבינה המלאכותית פותרת את היעדר הנגישות לידע בארגונים:

עובדים משקיעים זמן יקר בפתרון בעיות שכבר נפתרו במחלקה אחרת, משום שהם לא יודעים שהבעיה כבר נפתרה ולא יודעים למי לפנות.

בעולם העבודה ההיברידי והמבוזר של ימינו, הנתק הזה אינו רק מטרד לוגיסטי, אלא הוא פגיעה אסטרטגית בשורת הרווח של הארגון.

כמה עולה לנו חוסר נגישות של עובדים ומידע שנצבר בארגון:

מחקרים עדכניים של חברות הייעוץ המובילות חושפים את ממדי התופעה.

בזבוז זמן קיצוני: ממחקר של גרטנר עולה, כי העובד הממוצע מבזבז כיום (2026) קרוב ל-3.6 שעות בשבוע רק בחיפוש אחר מידע פנימי, מסמכים או האדם הנכון בארגון שיודע לספק תשובה.

עלות השחיקה: ממחקר של מקינזי עולה, כי חוסר נגישות למידע ארגוני מייצר תסכול ושחיקה של עובדים, והוא אחד משלושת הגורמים המרכזיים לעזיבת עובדים בשנתיים הראשונות לעבודתם.

הפסד פיננסי: בעקבות מחקר של דלויט מעריכה חברת היעוץ, כי ארגונים בגודל בינוני וארגונים גדולים מאבדים מיליוני דולרים בשנה בשל כפילות עבודה.

מדובר במצב שבו שני צוותים שונים מפתחים פתרון זהה במקביל, ללא ידיעה זה על זה.

מהפכת הבינה המלאכותית – הנגשת ידע אקטיבית:

בעבר, הפתרון של מחלקות משאבי האנוש והמחשוב היה הקמת פורטלים ארגוניים (אינטראנט) מסורבלים, שהפכו במהירות ל'בית קברות' למסמכים ישנים.

כיום, הבינה המלאכותית משנה את חוקי המשחק באמצעות מעבר מחיפוש פסיבי להנגשה אקטיבית.

להלן 3 דרכים בהן הבינה המלאכותית מסייעת לארגונים לעבור מחיפוש פסיבי של ידע והנגשת ידע אקטיבית:

1 מנועי חיפוש סמנטיים מבוססי בינה מלאכותית:   

במקום לחפש מילות מפתח מדויקות, עובדים יכולים לשאול כיום את הבינה המלאכותית הארגונית שאלה בשפה חופשית. לדוגמה, איך צוות ההנדסה פתר את בעיית הלוגים בחודש שעבר.

המערכת סורקת באופן מאובטח את כל פלטפורמות התקשורת הדיגיטליות, את האימיילים ואת מסמכי החברה, ושולפת את הפתרון המדויק תוך שניות.

2 מיפוי מומחים אוטומטי:

הבינה המלאכותית מנתחת את תחומי העיסוק וההצלחות של העובדים בארגון. בכל פעם שעולה שאלה מורכבת, המערכת לא רק מציעה פתרון, אלא גם מכוונת את העובד: עובד\ת איקס ממחלקת מוצר פתר\ה בעיה דומה, מומלץ להתייעץ איתו\איתה.

3 שימור ידע בזמן עזיבה:

כאשר עובד מפתח עוזב או פורש לגמלאות, מערכות הבינה המלאכותית מסוגלות לזקק את הידע הסמוי שלו מתוך ההתכתבויות והפרויקטים שניהל, ולהפוך אותו למדריך נגיש עבור המחליף שלו.

בסיכומו של דבר, נגישות חופשית ומהירה למידע היא כבר לא עניין של נוחות. בימים אלה היא תנאי סף ליעילות ולחדשנות.

מנהלי משאבי אנוש ומנהלים בכירים שמטמיעים כלי בינה מלאכותית לניהול ידע, חוסכים לארגון אלפי שעות עבודה אבודות, ובה בעת גם מייצרים סביבת עבודה הוגנת, פחות מתסכלת והרבה יותר מחוברת ומעורבת.

The post 3 דרכים בהן ה-AI מאפשרת לעבור מחיפוש ידע פסיבי להנגשת ידע אקטיבית first appeared on HRUS משאבי אנוש.

למנהלי משאבי אנוש יש תפקיד מכריע בתהליך זה, שהודות לו, מידע חיוני לא הולך לאיבוד גם כאשר עובדים עוזבים את החברה או משנים תפקיד.

יש אסטרטגיות שמאפשרות למנהלי משאבי אנוש ליצור תרבות ארגונית של שיתוף ידע ולהבטיח שמידע בעל ערך יישמר עבור הדורות הבאים של העובדים.

זה מועיל לארגון בכללותו ובה בעת מעצים עובדים בודדים לצמוח ולפתח את כישוריהם.

להלן 3 דרכים בסיסיות מומלצות לשימור ותיעוד ידע בארגון:

1 להטמיע מערכת ניהול ידע חזקה:

מערכת ניהול ידע חזקה המתוכננת היטב, משמשת כמאגר מרכזי לכל המידע הקשור לחברה.

זה כולל מדיניות, נהלים, שיטות עבודה מומלצות, חומרי הדרכה ואפילו מומחיות של עובדים.

על ידי דיגיטציה של מידע זה, מנהלי משאבי אנוש יכולים להבטיח נגישות קלה ויכולת חיפוש עבור כל העובדים.

בין התכונות העיקריות של מערכת ניהול ידע יעילה ניתן למנות:

1 מאגר מרכזי: כל הידע מאוחסן במקום אחד נגיש בקלות.

2 ממשק ידידותי למשתמש: עובדים יכולים למצוא במהירות את המידע שהם צריכים.

3 בקרת גרסאות: מתבצע מעקב אחר שינויים במסמכים, מה שמבטיח דיוק.

4 כלי שיתוף פעולה: עובדים יכולים לתרום ידע שצברו ולחלוק אותו.

5 אמצעי אבטחה: מידע רגיש מוגן.

2 לעודד שיתוף ידע באמצעות קהילות ותוכניות חונכות:

יוזמות פורמליות ובלתי פורמליות לשיתוף ידע יכולות לטפח תרבות ארגונית של למידה ושיתוף פעולה.

לשם כך יש להקים קבוצות שמפגישות עובדים עם תחומי עניין משותפים או תחומי מומחיות משותפים כדי לדון באתגרים ולחלוק פתרונות.

כמו כן ניתן לצוות עובדים מנוסים עם עובדים חדשים כדי לספק הזדמנויות להעברת ידע ופיתוח מיומנויות.

בנוסף, ניתן לארגון אירועי שיתוף ידע קבועים, לרבות סדנאות וסמינרים כדי לעודד עובדים לחלוק את המומחיות שלהם.

3 למנף טכנולוגיה ללכידת ידע סמוי:

לעתים קרובות קשה לתעד ידע שנצבר תוך כדי עבודה וקשה למסגר אותו. עם זאת, הטכנולוגיה יכולה לעזור בללכוד ולשמר מידע יקר ערך זה.

לשם כך ניתן למשל לערוך ראיונות, שיחות עם עובדים וסקרים מובנים שמאפשרים לאתר  מומחיות של עובדים.

כמו כן ניתן ליצור מאגר הקלטות של עובדים מומחים המדגימים משימות או מסבירים מושגים מורכבים.

ניתן גם להשתמש בפלטפורמות מדיה חברתית. כלומר, לעודד את העובדים לחלוק את הידע והתובנות שלהם באמצעות רשתות חברתיות פנימיות של הארגון.

The post 3 דרכים בסיסיות מומלצות לשימור ותיעוד ידע בארגון first appeared on HRUS משאבי אנוש.

אסטרטגיות שימור ידע מבטיחות שמומחיות, תובנות ומידע, יקרי ערך, לא ילכו לאיבוד כאשר עובדים עוזבים את החברה.

מנהלי משאבי אנוש יכולים לשמור ביעילות על ידע בתוך החברה, להבטיח המשכיות, טיפוח חדשנות ושמירה על יתרון תחרותי גם כשהעובדים עוזבים ועוברים לארגון אחר.

להלן 13 טיפים לשימור יעיל של ידע בארגון:

1 לפתח מאגר ידע מרכזי:

יש ליצור מאגר ידע מרכזי שבו מאוחסנים מסמכים חשובים, נהלים ושיטות עבודה מומלצות. זה יכול להיות בענן, באינטראנט פנימי, במערכת ניהול מסמכים בבסיס ידע ייעודי או בכל אלה יחד.

2 תיעוד מובנה:

יש לעודד עובדים לתעד את התהליכים ופרטי הפרויקט שלהם בצורה מובנית. יש להשתמש בתבניות כדי להבטיח עקביות ואפשרות לכריית ידע.

3 לזהות תפקידי מפתח:

יש לזהות תפקידים קריטיים ותפקידי מפתח בארגון הדורשים ידע ומומחיות ספציפיים.

בעת התיעוד ושימור הידע יש להתמקד בתפקידים בעלי השפעה משמעותית על התפעול והיעדים האסטרטגיים.

4 לטפח יורשים:

יש ליצור תוכניות לטיפוח יורשים לתפקידי מפתח על ידי זיהוי ופיתוח מועמדים פנימיים פוטנציאליים.

יש לספק הזדמנויות הכשרה, חונכות ואף חפיפה, כדי להכין אותם לתפקידים עתידיים.

5 מפגשי שיתוף ידע כשגרה:

יש לארגן מפגשי שיתוף ידע קבועים, כגון ארוחת צהריים ולמידה או סמינרים מקוונים פנימיים, שבהם העובדים יכולים להציג את המומחיות שלהם ולחלוק תובנות עם עמיתים.

6 לוודא חפיפה מסודרת והעברת הידע בראיונות עזיבה:

יש לבצע ראיונות עזיבה יסודיים כדי לשמר את התובנות, החוויות וההצעות של העובדים העוזבים. יש להתמקד בהבנת הידע שצברו במהלך עבודתם בארגון וכיצד ניתן להעבירו לאחרים.

7 תוכניות העברת ידע:

לפתח תוכניות פורמליות במסגרתן, עובדים שעוזבים יעבירו את הידע שלהם לעובדים שמחליפים אותם.

זה יכול לכלול העברת תחומי האחריות שלהם למחליף, תיעוד המידע במאגר מרכזי וניהול פגישות חפיפה.

8 קואצ'ינג קבוע:

יש לעודד מפגשי קואצ'ינג קבועים שבהם עובדים מנוסים מספקים הדרכה ותמיכה לעמיתיהם. במסגרת זו הם גם יעבירו את הידע שלהם לעובדים אחרים.

9 תוכנה לניהול ידע:

חשוב להשקיע ברכישת תוכנת ניהול ידע המאפשרת יצירה, אחסון, אחזור ושיתוף של ידע.

פלטפורמות אלו יכולות לכלול תכונות כגון ספריות מסמכים, פורומי דיונים ופונקציונליות חיפוש.

10 בינה מלאכותית ואנליטיקה:

יש להשתמש בכלים של בינה מלאכותית ואנליזה כדי לזהות פערי ידע, לעקוב אחר דפוסי שיתוף ידע ולהמליץ ​​לעובדים על תכני עבודה בהתאם לתפקידיהם וצרכיהם.

11 לעודד עובדים לשתף את מה שלמדו בהכשרות:

יש להציע לעובדים הזדמנויות למידה מתמשכות באמצעות תוכניות הכשרה, סדנאות וקורסים, ולעודד אותם לתעד ולשתף את מה שהם לומדים.

12 רוטציה:

יש לעודד רוטציה בעבודה כדי לחשוף את העובדים למגוון רחב של תפקידים בארגון.

זה מאפשר להרחיב את מערכי הכישורים שלהם ובה בעת גם מקדם הבנה טובה יותר של תפקידים ותהליכים שונים.

13 תהליכים ותרשימי זרימה:

יש להשתמש בתהליכים ובתרשימי זרימה כדי לתעד באופן חזותי תהליכי עבודה ונהלים. עזרים חזותיים יכולים להפוך תהליכים מורכבים לקלים יותר להבנה ולמעקב.

The post 13 טיפים לשימור יעיל של ידע בארגון first appeared on HRUS משאבי אנוש.

אלא שידע ארגוני עלול ללכת לאיבוד, כאשר המשמעות היא איבוד ידע שהינו חשוב ומהותי לחברה.

כל פיסת ידע שהולכת לאיבוד היא משאב חשוב שנגרע מהארגון. ברבים מהארגונים כבר מבינים כיום, כי לא ניתן ליישם לימוד והתפתחות מקצועית בארגון בלי הידע שנלמד בארגון לאורך שנים ואמור להשאר בו.

על אף המודעות הגוברת, ברוב הארגונים יש אמנם תרגום של ידע למדיניות ונהלים, אבל בלא מעט מקרים מדובר בחלק קטן יחסית של הידע. חלק גדול יותר של הידע הולך לאיבוד במהלך השנים.

לאבדן ידע בארגון יש סיבות רבות ומגוונות: המיקוד של המנהלים הבכירים השתנה, או שמנהלים בכירים התחלפו, הכשרות שלא היה להן המשך, או שתחום הפעילות של החברה התפתח והשתנה.

ידע הולך לאיבוד גם בכל פעם שעובדים בעלי התמחות קריטית פורשים לגמלאות, או עוזבים, או עוברים ליחידות אחרות בחברה, או שעובדים עוברים לסניף החברה במדינה אחרת ועוד.

שימור הידע בארגון הינו  חיוני לשמירה על היתרון התחרותי של הארגון והבטחת צמיחתו.

להלן 5 צעדים שמנהלי משאבי אנוש יכולים לנקוט כדי לשמור ולהגן ביעילות על הידע המצטבר של הארגון:

1 זיהוי תחומי ידע קריטיים:

הצעד הראשון הוא זיהוי תחומי הידע המרכזיים החיוניים להצלחת הארגון. הדבר כרוך בהבנת תחומי הידע, המיומנויות, המומחיות והמידע הספציפיים החיוניים לפעילות החברה, לתהליכים שלה וליתרון התחרותי של החברה.

ביצוע ביקורת ידע, או עבודה צמודה עם ראשי מחלקות ומומחים לנושאי הידע של הארגון, יכולים לסייע בזיהוי תחומים קריטיים אלה.

2 לתעד ידע:

לאחר שזוהו תחומי הידע הקריטיים, מנהלי משאבי אנוש צריכים ליישם מנגנונים שיאפשרו לתעד את הידע הזה.

זה יכול לכלול יצירת מערכת לניהול ידע, פיתוח תהליכים סטנדרטיים לתיעוד, ועידוד עובדים לחלוק את המומחיות שלהם והמיומנויות שהם רוכשים, באמצעות מסמכים, דו"חות או פורמטים של מולטימדיה.

חשוב לקבוע קווים מנחים ברורים לתיעוד, להבטיח שהידע מאורגן, נגיש בקלות וניתן לחיפוש.

3 לעודד שיתוף ידע ושיתוף פעולה:

לא כל ידע ניתן לשמור על ידי תיעוד, שכן יש ידע שיש לשמור אותו באופן אחר מתיעוד.

זה דורש תרבות ארגונית של שיתוף ידע ושיתוף פעולה. מנהלי משאבי אנוש צריכים לטפח סביבת עבודה שבה לעובדים יש מוטיבציה לחלוק את המומחיות שלהם וללמוד זה מזה.

ניתן להשיג זאת באמצעות פגישות צוות קבועות, פרויקטים צולבים, תוכניות חונכות, מפגשי שיתוף ידע פנימיים, או אפילו שימוש בכלים ופלטפורמות לשיתוף פעולה דיגיטלי.

4 לקבוע אסטרטגיית תכנון רצף:

שימור הידע צריך לכלול תכנון לעתיד והתייחסות לאובדן הידע הפוטנציאלי עקב פרישות לגמלאות, התפטרות או קידום.

מנהלי משאבי אנוש צריכים לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם מנהלים וראשי צוותים, כדי לזהות תפקידים ועובדים קריטיים בארגון.

לאחר מכן הם יכולים לפתח תוכנית רצף המבטיחה העברת ידע ומומחיות לעובדים אחרים, בין אם באמצעות תוכניות חונכות או יוזמות הכשרה מובנות.

5 למידה מתמדת והתפתחות מקצועית:

כדי לשמור על הידע של החברה, מנהלי משאבי אנוש צריכים להתמקד בטיפוח תרבות של למידה מתמדת והתפתחות מקצועית.

זה כרוך במתן הזדמנויות לעובדים לשפר את כישוריהם, לרכוש ידע חדש ולהישאר מעודכנים במגמות בתעשייה.

מנהלי משאבי האנוש יכולים להנחות תוכניות הכשרה, סדנאות, כנסים, קורסים מקוונים ויוזמות למידה אחרות המתאימות ליעדים האסטרטגיים ולדרישות הידע של הארגון.

The post 5 צעדים לשימור יעיל של הידע הארגוני first appeared on HRUS משאבי אנוש.

אבדן זה עלול להזיק להצלחת החברה, במיוחד אם העובדים העוזבים הם בעלי כישורים ייחודיים שקשה להחליפם.

אבדן נוסף הוא ההשקעה הרבה שהחברה השקיעה בהכשרתם של העובדים, במסגרת קורסים וסדנאות וגם בלימוד תוך כדי עבודה, שכולל לעיתים טעויות ועיכובים.

אבדן ידע משמעו, בין השאר, אובדן מומחיות. לעובדים מנוסים יש ידע ומיומנויות שלא ניתן להחליף בקלות, במיוחד אם הם עובדים בחברה במשך זמן רב או שיש להם כישורים יחודיים.

במילים אחרות, כאשר עובדים אלה עוזבים את החברה, אבדן הידע שהם לוקחים איתם הוא למעשה אבדן מומחיות.

החברה עלולה להיות במצב בו יקח זמן רב עד שמומחיות זו תירכש מחדש, ובנוסף יהיה עליה להשקיע בכך משאבים.

נזק מסוג אחר שעלול להגרם לחברה עם עזיבתו של עובד בעל כישורים ומיומנויות יחודיים הוא הפרעה לרצף העסקי.

עזיבתם של עובדי מפתח עלול לשבש את המשכיות הפעילות העסקית, במיוחד אם העובד העוזב היה בעל תפקיד קריטי בארגון.

העובדים שנשארים בארגון עלולים להתקשות למלא את החסר ויתכן שיקח זמן ללמוד את תחומי האחריות של העובד שעזב.

נזק נוסף שעלול להגרם מעזיבה של עובד בעל כישורים נדירים הוא ירידה בתפוקה. כאשר עובד כזה עוזב, מידת הפרודוקטיביות של הארגון עלולה להפגע בפרט אם מדובר בעובד שהיה בתפקיד שהינו קריטי.

זה יכול להוביל לעיכובים, וכתוצאה מכך לגרום להחמצת לוחות זמנים ולתפוקה באיכות נמוכה יותר. כל אלה עלולים להשפיע לרעה על התוצאות העסקיות של החברה.

פרט לכך, אם מדובר בעובדים שעבדו זמן רב בארגון, ושיש להם ידע מוסדי על החברה לרבות על התרבות הארגונית,  התהליכים והלקוחות של החברה, עזיבתם עלולה לגרום לאובדן מידע בעל ערך שלא ניתן להחליפו בקלות.

יש 5 צעדים שארגון יכול לנקוט כדי למנוע אובדן ידע חיוני בעת עזיבת עובד:

1 ראיונות עזיבה:

בכל פעם שעובד עוזב את החברה מרצונו, כדאי וחשוב לערוך איתו ריאיון פרידה, כדי להבין מדוע הוא עוזב ומה התוכניות העתידיות שלו.

ניתן להשתמש במידע זה כדי לזהות כשלים פוטנציאלים בארגון שאולי צריך לטפל בהם כדי לשפר את שימור העובדים.

2 תיעוד ידע ומומחיות:

כדאי לעודד ואף לתגמל עובדים לתעד את הידע והמומחיות שלהם במהלך העבודה השוטפת, וגם לפני שהם עוזבים,  למשל במערכת ניהול ידע.

כדאי שכל העובדים יתעדו שיטות עבודה מומלצות, עצות לשיפור נהלים וטיפים כיצד לבצע משימות מסוימות.

3 לפתח תוכניות העברת ידע:

כדאי לפתח תוכניות המעודדות העברת ידע מעובדים מנוסים לעובדים חדשים, או לעובדים ותיקים שעברו לתפקיד חדש. ניתן לעשות זאת באמצעות תוכניות חונכות.

4 להציע תמריצים:

מומלץ לספק תמריצים לעובדים שמלמדים עובדים אחרים את מה שהם עצמם למדו במהלך העבודה, לרבות לקחים מכישלונות ותקלות.

בד בבד יש להשקיע בתוכניות שימור עובדים, כמו למשל על ידי הענקת הזדמנויות לפיתוח מקצועי או הכשרה.

5 לטפח תרבות ארגונית של למידה ופיתוח:

יש ליצור תרבות ארגונית שבה הארגון מעודד את כל אחד מהעובדים ללמוד ולפתח מיומנויות חדשות ללא הרף.

הלימוד המתמשך יעזור לשמר עובדים, אבל מה שיותר חשוב – יבטיח שלחברה יש כוח אדם מיומן ובעל ידע.

חמשת הצעדים האלה יביאו למצב בו יש הרבה מאוד עובדים שהידע נמצא אצלם, במקום שידע חיוני יהיה רק אצל שכבה קטנה של עובדים, שאם אחד מהם עוזב יש לכך השפעה על הארגון כולו משום שידע חיוני הולך לאיבוד.

לכן, נקיטת צעדים אלה תאפשר לחברה להפחית את הסיכון לאובדן מיומנויות וידע קריטיים כאשר עובדים עוזבים.

בה בעת, צעדים זה יכולים גם לשפר את שימור העובדים ולקדם תרבות ארגונית של למידה ופיתוח, מה שיכול להוביל להגברת החדשנות וההצלחה.

The post 5 צעדים שיכולים למנוע אובדן ידע חיוני לארגון בעת עזיבת עובד first appeared on HRUS משאבי אנוש.

בכל פעם שעובד עוזב את החברה, בין אם מרצונו או בעקבות פיטורים, הוא לוקח איתו ידע שהינו חשוב לחברה.

אם הארגון לא נוהג לשמר את כל הידע שנצבר בארגון באופן שוטף, ולא מטמיע מערכות שמאפשרות לעובדים לשתף את הידע שהם צוברים עם עובדים אחרים, הידע החשוב הזה הולך לאיבוד.

בין אם הידע הזה נצבר אצל העובד שעזב הודות להכשרות שעבר בחברה או הודות לניסיונו בתפקיד אותו מילא, הארגון לא יכול להרשות לעצמו לאבד את הידע הזה.

לכן יש חשיבות רבה לשימור הידע. וכדי לעשות זאת יש לאגור את הידע ולאחסן אותו באופן שכל עובד יוכל לגשת אליו בקלות ובמהירות.

בנוסף על אגירת הידע, חשוב לנקוט שיטות יעילות כדי להבטיח שידע ומידע חשובים ישותפו בין עובדים של צוותים שונים ושל מחלקות שונות.

יש 3 צעדים שעל כל חברה לנקוט כדי לשמר את הידע בארגון ולאגור אותו באופן שכל עובד יוכל לגשת אליו ולהשתמש בו בקלות ובמהירות:

1 תיעוד:

יש ליצור מסמכים דיגיטליים, בין אם בטקסט או בסרטונים, לרבות מדריכים וקבצי נהלים והנחיות, המפרטים ידע ומידע חשובים. מסמכים דיגיטליים אלה צריכים להיות מאוחסנים במאגר שהינו הנגיש לעובדים בקלות.

2 מערכות ניהול ידע:

יש להטמיע מערכת ניהול ידע המאפשרת לעובדים לשתף, לגשת ולעדכן ידע ומידע חשובים. מערכת זו יכולה להיות מסד נתונים או תוכנה המארגנת את הידע באופן שניתן לאחזר אותו בקלות ובמהירות.

3 ביקורות שוטפות:

יש לערוך סקירות שוטפות של תהליכים, נהלים וידע, כדי לוודא שהם מעודכנים ורלוונטיים. סקירות מסוג זה מסייעות רבות לזיהוי פערי ידע ובזיהוי תחומים שנדרש בהם שיפור.

בנוסף לאגירת הידע, אחסונו ושימורו, יש לוודא שהעובדים משתפים ביניהם את הידע שנצבר בארגון.

להלן 6 שיטות לשיתוף הידע בין עובדים מצוותים שונים וממחלקות שונות:

1 יישום תרבות ארגונית של שיתוף ידע:

יש לעודד את העובדים לחלוק את הידע והניסיון שלהם עם אחרים, בין השאר על ידי ישיבות צוות קבועות, מפגשי סיעור מוחות ואירועים של שיתוף ידע בין מחלקות.

2 שימוש בכלים טכנולוגים של שיתוף פעולה בהעברת ידע:

פלטפורמות המשמשות לשיתוף ידע כמו למשל תוכנות לניהול פרויקטים, אפליקציות להודעות מיידיות ושיחות ועידה בווידאו יכולים לסייע לעובדים לעבוד יחד ביעילות רבה יותר ולשתף ביניהם את הידע בקלות רבה יותר.

3 שימוש במערכת טכנולוגית לניהול ידע:

יש לפתח מערכת לארגון ואחסון ידע ומידע חשובים, הכוללת אפשרות לשלוף את המידע הספציפי הרצוי ביותר, בתוך שניות.

מערכת כזאת תהפוך את כל המידע שנצבר בארגון לנגיש בקלות לכל העובדים. זה יכול לכלול בין השאר גם יצירת מסד נתונים ומערכת שמפיקה ממנו תובנות ומנתחת אותו על פי צרכי העובד שזקוק לו.

4 לספק לעובדים הדרכה ותמיכה:

יש לספק לעובדים הדרכה ותמיכה שיאפשרו להם לדעת איך להשתמש ביעילות במערכת ניהול הידע ובכלי שיתוף הפעולה.

בין השאר ניתן ליזום תוכניות הכשרה והדרכה שבמסגרתן יוכלו עובדים מנוסים להעביר את הידע והמומחיות שלהם לעובדים חדשים. אפשר לעשות זאת באמצעות מפגשי הכשרה פורמליים או על ידי תוכניות חונכות לא רשמיות.

5 לזהות שיתוף ידע של עובדים ולתגמל אותם על כך:

יש לעודד עובדים לשתף את הידע שהם צוברים במהלך עבודתם בארגון, כמו גם את הידע שהביאו איתם לארגון בעת שהצטרפו אליו.

במקביל יש לתגמל את העובדים המשתפים את הידע והמידע שלהם עם אחרים. ניתן לעשות זאת באמצעות תמריצים כגון בונוסים, בד בבד עם הכרה פומבית.

6 לטפח שיתוף פעולה בין בעלי תפקידים שונים:

יש לעודד שיתוף פעולה ותקשורת בין מחלקות וצוותים שונים. תקשורת פתוחה כזאת יכולה לסייע רבות לפתוח מאגרי ידע בפני כולם ולהקל על שיתוף הידע והמידע ברחבי הארגון.

The post 3 צעדים לשימור ידע ו-6 שיטות לשיתוף ידע בארגון first appeared on HRUS משאבי אנוש.

עובדים יצירתיים, שהארגון מאפשר להם חופש יצירתיות, הם בדרך כלל גם בעלי מוטיבציה גבוהה יותר, כאלה שנוטים לקחת יוזמות אישיות שמקדמות את החדשנות בארגון ובעלי תושייה בפתרון בעיות.

ככל שהעובדים יותר יצירתיים, כך גובר היתרון התחרותי של הארגון על פני המתחרים בכל הקשור לפיתוח מוצרים חדשים, לפתרון בעיות מול לקוחות, לנתח שוק, להיקפי המכירות ולתוצאות העסקיות.

אחד המרכיבים שמקדמים ומעודדים יצירתיות בקרב העובדים הוא מערכות טכנולוגיות שמאפשרות לעובדים להתמקד בפיתוח רעיונות חדשים,

הטמעת טכנולוגיות מתקדמות בארגון – לצורך חיזוק היצירתיות, החדשנות והמוטיבציה של העובדים לנקוט יוזמות עצמאיות שמקדמות את הארגון – מאפשרת להגביר את היתרון התחרותי של הארגון.

אחד היישומים הנדרשים לארגון, ושמתאפשרים הודות למערכות טכנולוגיות מתקדמות הוא תיעוד מיידי של רעיונות חדשים וחדשניים.

תיעוד בזמן אמת של כל רעיון שמעלה כל עובד, מאפשר לארגון להבטיח את הגדלת מאגר המידע, כך שידע ארגוני לא ילך לאיבוד ושניתן יהיה למנף אותו.

בנוסף, יש מערכות טכנולוגיות שכדאי להטמיען בארגון, שמאפשרות לעקוב אחר כל הרעיונות היצירתיים של העובדים.

מדובר במערכת טכנולוגית שמספקת גישה לפלטפורמה המבוססת על אינטרנט ומסייעת לארגון לזהות טוב יותר אילו רעיונות הם בעלי הפוטנציאל הרב ביותר. כמו כן, מערכת מסוג זה מציעה את הכלים הדרושים ליישום הרעיונות הטובים ביותר.

שימוש בפתרון טכנולוגי טוב לניהול חדשנות, מאפשר גם לתעד ולפעול על פי רעיונות שהוגשו על ידי גורמים אחרים שקשורים לארגן כמו למשל ספקים, בעלי מניות, שותפים, לקוחות ועוד.

אם כן, איך ניתן לבחור את הכלים הטכנולוגים המתאימים ביותר לניהול הרעיונות החדשניים והיצירתיים בארגון.

בעת רכישת מערכת שכזאת, יש לשים לב לכמה פרטים חשובים:

1 החלטה על סדרי עדיפויות של המטרות:

להגדיר מה הארגון רוצה להשיג. פרט למטרות ה'רגילות' של הארגון, כמו הצורך להיות תחרותיים וזריזים, יש להגדיר גם את המטרות הקטנות יותר שניתן להשיג, ולבדוק את מידת התאמתן לעסקי הארגון.

יש לדון בכל אחת מהן בנפרד, כדי לסנן את הכלים המתאימים ביותר מבין המבחר הגדול של הכלים הטכנולוגים שעומדים לרשות הארגון.

2 הגדרת הצרכים לפני עריכת סקר שוק:

לאחר שכל המטרות הוגדרו, המחקר לגבי הצרכים של הארגון הופך ממוקד יותר. לאחר מכן יש לעשות סקר שוק, כולל הדגמות, הכרת התכונות, המאפיינים וצורות השימוש. כמו כן יש לבחור בספקים יציבים, שיכולים לתת שירות על פני כמה שנים, ושלא יעלמו לאחר שנה שנתיים.

3 הבדיקה עצמה:

יש לנסות את כל אחת מהתוכנות. רוב חברות התוכנה מאפשרות להתנסות בתוכנה לפני שמחליטים לרכוש אותה. יש לבחור בספקים שמאפשרים תקופת ניסיון בחינם ולהתחיל בפיילוט.

ככל שהארגון יכלול יותר עובדים בתהליך היצירתיות, כך מאגר הרעיונות יהיה רחב וטוב יותר, דבר שיגביר את הסיכויים לתכנן אסטרטגיה מועילה לקידום החדשנות, באופן שיקדם את החברה להקדמת המתחרים.

The post למה חשוב להטמיע טכנולוגיה לתיעוד ושימור הידע החדשני בארגון first appeared on HRUS משאבי אנוש.