תוכנות אלה, המיועדות לסייע למנהל משאבי האנוש בעבודתו השוטפת, מאפשרות להגביר את היעילות והפרודוקטיביות של ניהול המשאב האנושי.

בעולם העסקים המהיר של היום, ארגונים חייבים לייעל תהליכים כדי לשפר את היעילות והפרודוקטיביות.

לתוכנות המיועדות למשאבי אנוש יש תפקיד מכריע בייעול פונקציות משאבי אנוש, הפחתת עומסים אדמיניסטרטיביים ושיפור ניהול כוח האדם.

להלן 3 דרכים שמאפשרות להגביר את היעילות והפרודוקטיביות של הארגון בעזרת תוכנות המיועדות למשאבי אנוש:

1 אוטומציה של משימות ניהוליות:

מחלקות משאבי אנוש עוסקות לעיתים קרובות בעבודה אדמיניסטרטיבית שחוזרת על עצמה וגוזלת זמן יקר.

תוכנת משאבי אנוש מעבירה רבות מהמשימות הללו לאוטומציה, ובכך מאפשרת למנהלי משאבי אנוש להתמקד ביוזמות אסטרטגיות:

2 ניהול שכר והטבות:

עיבוד שכר אוטומטי מבטיח תשלומים מדויקים ובזמן תוך ניהול הטבות ביעילות.

מעקב אחר שעות ונוכחות: מערכות תוכנה מבוססות בינה מלאכותית עוקבות אחר שעות העבודה של העובדים ושעות נוספות, ומפחיתות שגיאות ומאמצי מעקב ידני.

אוטומציה בקליטת עובדים ובעזיבת עובדים: פלטפורמות דיגיטליות לקליטת עובדים מייעלות את השלבים הביורוקרטיים, מקצרות את לוחות הזמנים של ההדרכה ומייעלות את דרישות הציות לדיני עבודה בגיוס עובדים חדשים.

תוכנות לביצוע המשימות הכרוכות בעזיבת עובד מוודאות שמתבצעים מעברים חלקים לעובדים העוזבים.

אוטומציה של משימות אלו מאפשרת לארגון לחסוך זמן, להפחית טעויות אנוש ולשפר את יעילות משאבי אנוש.

3 שיפור מעורבות עובדים וניהול ביצועים:

תוכנת משאבי אנוש משפרת את מעורבות העובדים על ידי מתן כלים לשירות עצמי, מעקב אחר ביצועים ומנגנוני משוב בזמן אמת.

פורטלים לשירות עצמי: תוכנת משאבי אנוש משפרת את היעילות במקום העבודה על ידי אוטומציה של משימות אדמיניסטרטיביות. היא משפרת את מחוברות העובדים ומאפשרת קבלת החלטות מבוססת נתונים.

חברות המטמיעות טכנולוגיית משאבי אנוש יכולות לצפות לפרודוקטיביות גבוהה יותר, לפחות עבודה ידנית ולחווית עובדים משופרת, שבסופו של דבר תוביל להצלחה עסקית ארוכת טווח.

להלן 6 משימות שיכולות להתבצע ביעילות רבה יותר באמצעות תוכנות משאבי אנוש:

1 ביקורות ביצועים בזמן אמת:

פלטפורמות תוכנה למשאבי אנוש המופעלות על ידי בינה מלאכותית עוקבות אחר ביצועי העובדים, מספקות משוב אוטומטי ומציעות תחומים לשיפור.

2 תוכניות לזיהוי עובדים:

תוכנת משאבי אנוש כוללת כלי זיהוי מובנים המאפשרים למנהלים להיות מודעים לתרומות העובדים, ולהכיר בהן, ובכך לטפח מוטיבציה ושביעות רצון בעבודה.

שיפור מעורבות העובדים ומעקב אחר ביצועים מאפשרים לארגון ליצור כוח עבודה מלא מוטיבציה, מה שמוביל לרמות פרודוקטיביות גבוהות יותר.

3 קבלת החלטות מבוססת נתונים וניהול תאימות:

תוכנת משאבי אנוש מספקת ניתוח נתונים, המסייע לארגונים לקבל החלטות מושכלות ולהישאר מתואם עם דיני העבודה והתקנות.

4 ניתוח כוח העבודה:

פלטפורמות תוכנה למשאבי אנוש מייצרות דו"חות על פרודוקטיביות עובדים, שיעורי שחיקה ורמות מעורבות, ועוזרות לעסקים לחדד את אסטרטגיות משאבי האנוש שלהם.

5 מעקב אחר ציות לדיני העבודה:

מערכות אוטומטיות מוודאות שמדיניות משאבי אנוש תואמת את חוקי העבודה, ומפחיתה סיכונים הקשורים להפרות ציות.

6 מדדי גיוון והכלה:

אנליטיקה מבוססת בינה מלאכותית מספקת תובנות לגבי מגוון כוח העבודה ומסייעת לארגונים ליצור מקומות עבודה מכילים יותר.

מינוף ניתוח תוכנת משאבי אנוש מאפשר לארגונים לקבל החלטות אסטרטגיות מבוססות נתונים המשפרות את היעילות וההוגנות במקום העבודה.

The post הדרכים להגברת היעילות והפרודוקטיביות של משאבי האנוש ע"י תוכנות first appeared on HRUS משאבי אנוש.

כלים טכנולוגים הם כיום חיוניים ביותר, שכן הסתמכות על תהליכים ידניים וגיליונות אלקטרוניים לא מאפשרת לארגון לעמוד בתחרות ולהשיג את היעדים שלו.

בנוסף על כך, שימוש בהליכים ידניים עלול ליצור – מבלי משים – עבירות על החוקים והתקנות שקשורים לאיסוף ואחסון נתונים אישיים של העובדים.

אין ספק שחיפוש פתרון התוכנה הטוב ביותר עלול לגזול זמן, דבר שמרתיע את מנהלי משאבי האנוש כמו גם גורמים מרתיעים נוספים הכרוכים בכך.

השוק מציעה הרבה מאוד אפשרויות, שכולן על פניו נראות מצויינות וחיוניות, וקשה לדעת מה בדיוק מתאים בצורה הטובה ביותר לכל סוג עסק, בפרט כשמדובר בעסקים קטנים או בינוניים.

יש 6 מאפיינים מרכזיים שצריכים להיות בפלטפורמה יעילה למשאבי אנוש, בפרט כשמדובר בארגונים קטנים המעסיקים עד 50 עובדים, ובארגונים בינוניים המעסיקים מאות בודדות של עובדים:

1 פתרון כולל של הכול תחת 'גג' אחד. כלומר, פלטפורמה שניתן לבצע על גביה את כל הפעולות שנדרשות במשאבי האנוש ושניתן להוסיף לה – בקלות ובמהירות – תכונות עם הגידול במספר העובדים, ומודולים שמאפשרים להוסיף עובדים למערכת.

כל התוספות צריכות להתבצע בלי תכנות מחדש אלא בשיטת הלגו (שיטת ה'חבר ושכח').  

כדאי לבחור בפלטפורמה שתקל על עבודת מנהלי משאבי האנוש והצוות כולו. בין התכונות המרכזיות שחשוב שיהיו פלטפורמה ניתן למנות: לוחות זמנים ועמידה בלוחות זמנים, כל מה שקשור לשכר, לגיוס עובדים ולתקשורת פנים ארגונית.

2 יכולת להשתלב בקלות ובמהירות עם כלים טכנולוגים אחרים בארגון, ללא תכנות מיוחד נוסף:

הפלטפורמה שנמצאת בשימוש מחלקת משאבי אנוש יכולה להיות אפילו חזקה יותר, כאשר היא יכולה להשתלב בצורה חלקה ושקופה עם כלים טכנולוגיים אחרים בארגון. לכן, בעת רכישת הפלטפורמה, כדאי לבדוק את מידת האינטגרציה שלה עם תוכנות אחרות בחברה.

3 עלויות:

יש לבחון האם העלות של פלטפורמת התוכנה הנשקלת הינה סבירה ביחס לגודל החברה. כמו כן כדאי לבדוק אל עלויות השדרוגים, תדירות השדרוגים והאם הפלטפורמה מגיעה עם מודולים חינמיים.

4 אינטגרציה טובה עם מכשירים ניידים:

עובדים רבים עובדים כיום מרחוק, בין אם מהבית או בתנועה בדרכים. לכן, במהלך יום העבודה, יש עובדים רבים שנמצאים רוב הזמן מחוץ למשרד.

מכיוון שכך, חשוב לבחור בפלטפורמת תוכנה שמתקשרת היטב עם מגוון מכשירים ניידים, לרבות סמארטפונים, שעונים חכמים, טאבלטים, מחשבים נייחים (מהבית) ועוד.

5 אפשרויות דיווח:

כלי טכנולוגים טובים המיועדים למשאבי אנוש הם כלים שלא רק עוקבים אחר ביצועי העובדים, אלא גם מציעים תובנות מעשיות, ומסייעים בהפקת ניתוחים ותובנות לגבי מגוון רחב של גורמים (כמו למשל נוכחות, כדי לסייע למנהל משאבי האנוש לקבל החלטות מבוססות נתונים.

6 תיעוד:

כל פתרון תוכנה שמיועד למשאבי אנוש חייב שתהיה לו יכולת לאסוף ולאחסן תיעוד פנימי, לרבות כל סוגי הנתונים,  בקלות ובאופן מאובטח.

The post 6 מאפיינים חיוניים ביותר שצריכים להיות בפלטפורמת תוכנה המיועדת למשאבי אנוש first appeared on HRUS משאבי אנוש.

עוד עולה מהסקרי, כי כ-70 אחוזים מהפסולת במשרדים מורכבת מנייר, ועד 30% מהדפים המודפסים (חומרים שנשלחו להדפסה) אף פעם לא נאספים מהמדפסת.

האילוץ להגביר משמעותית את היקפי העבודה מרחוק מאז משבר הקורונה, יצר צורך רב ודחוף במהפך דיגיטלי של ניהול משאבי האנוש, בעיקר בחברות שהן ברובן מבוססות ניירת.

אחד הפתרונות שמסתמנים כיותר פשוטים להפעלה הוא תוכנות המופעלות כשירות (פתרונות SaaS). פתרונות אלה יכולים לפתור מגוון רב של צרכי משאבי אנוש, ולהועיל למנהלי משאבי האנוש כמו גם לעובדים ולארגון כולו.

המגוון הגדול מאוד של תפקידים שמוטלים על מנהל משאבי האנוש בתפעול היומיומי, ביוזמות אסטרטגיות, בבקשות נכנסות של עובדים ועוד, מפעילים לחץ רב על מנהלי משאבי האנוש וצוותיהם ועומס עבודה גדול מאוד.

לכן נוצר צורך דחוף בהגברת היעילות של ביצוע המשימות של מנהלי משאבי האנוש. ליעילות זו בעבודת ניהול משאבי האנוש  יש השפעה משמעותית על התוצאות העסקיות של החברה.

מסקרים שנערכו בנושא עולה, כי פתרונות התוכנה כשירות (Software as a Service) יכולים, במקרים רבים, לייעל את עבודתם של מנהלי משאבי האנוש וצוותיהם בין פי שניים לפי עשרה.

פתרונות אלה מספקים אוטומציה שמאפשרת לצוותי משאבי אנוש לחסוך זמן רב במשימות שחוזרות על עצמן, ולמקד את תשומת לבם ביוזמות דחופות יותר.

המערכות הנכונות והמתאימות מאפשרות להעסיק פחות עובדים זוטרים בצוותי משאבי אנוש, שמבצעים מטלות טכניות, ובה בעת לאפשר למנהל משאבי האנוש להספיק לבצע הרבה יותר משימות.

יתרה מזאת, הפתרונות הפועלים במסגרת תוכנה כשירות ניתנים ליישום מיידי ללא צורך בהשקעה בהכשרה יחודית.

לתוכנות מסויימות של תוכנה כשירות יש אף פיצ'רים חינמיים בכל הקשור לאיסוף נתוני עובדים, לדוגמה.

ואכן, מאחד המחקרים שבוצעו לאחרונה עולה, כי כ-45 אחוזים ממחלקות משאבי האנוש בארגונים מתמקדות בימים אלה במעבר לאוטומציה חכמה.

עוד צופים המחקרים בתחום הטכנולוגיה כי, היקפו של השוק העולמי של תוכנות המיועדות למחלקות משאבי אנוש צפוי להגיע ליותר מ-10 מיליארד דולר.

זאת ועוד, מומחים בתחום משאבי האנוש טוענים, כי העבודה הידנית עם גיליונות אלקטרוניים, מסמכים שמוזנים אל מערכות המחשוב בצורה ידנית וכדומה, מהווים מכשול בדרך לביצוע טעויות בכל הקשור למידע על העובדים ולאיסוף הנתונים.

ללא מערך נתונים חזק שניתן לניתוח אוטומטי, מנהלי משאבי אנוש לא יוכלו להוכיח את היקף ההשקעות שהחברה זקוקה להן.

רק אופטימיזציה מלאה של הנתונים, והחלטות המבוססות על ניתוח הנתונים, ניתן להוכיח את הצורך בהשקעות מסויימות, בפרט לאור הכמויות האדירות של הנתונים הזמינים.

תוכנות משאבי האנוש טובות המתופעלות כשירות, יכולות למקסם את הנתונים שנאספים על ידי צוותי משאבי האנוש, ולוודא שהם מעודכנים במערכות השונות של משאבי האנוש.

The post היתרונות הקריטיים עבור מנהלי משאבי האנוש, של תוכנה הפועלת כשירות first appeared on HRUS משאבי אנוש.

ארגון שלא יאמץ טכנולוגיות שיעמדו לרשות מנהלי משאבי האנוש ישאר הרחק מאחור בכל הקשור למיקסום הכישרונות ובעלי המיומנויות שלו.

מנהלי משאבי האנוש אינם צריכים לחשוש מפני הכנסת הטכנולוגיה. גם מנהלי משאבי האנוש שהם טכנופובים גמורים, יכולים להשתמש בתוכנות שפועלות כשירות (SaaS) בדומה לתיבת הדואר האלקטרוני ג'ימייל.

כלומר, על מנהל משאבי האנוש רק למלא את השורות המתאימות ולכתוב בכתב רגיל, כדי שהדברים שהוא כותב יקלטו באופן אוטומטי במערכות הטכנולוגיות שהוא לא צריך להשתמש בהן בעצמו.

בנוסף לממשק ה-SaaS, יש פלטפורמות תוכנה שמהוות (ומאפשרות) להפעיל את ליבת הפעילות של משאבי אנוש. מערכות אלה הן חדשניות, מבוססות ענן ומספקות לחברות פתרון מקצה לקצה לניהול הון אנושי.

מדובר בפתרון שכולל תהליכי משאבי אנוש, שכר, ניהול כישרונות וניהול כוח אדם. קבוצות המוצרים העיקריות של מערכות אלה כוללות בדרך כלל יותר מ-20 מודולים בהם, הכנה לקראת פרישה, גיוס עובדים, הכשרה כולל אי-לרנינג, שכר ושכר עידוד, תגמול שעות מוספות, מעקב אחר זמן העבודה של העובד מביתו או במשרד, הטבות המגיעות לעובדים, ניהול ביצועים ואחרים.

המטרה העיקרית של מערכות מסוג זה היא להעצים את מנהלי משאבי האנוש בקבלת החלטות מהירות וחכמות יותר, תוך שיפור יעילות החברה ומחוברות העובדים, על ידי יעול התפעול של עבודת משאבי אנוש ואופטימיזציה של ניהול כוח אדם והוצאות.

מדובר במערכות שמבטיחות אינטגרציה מאוחדת עם פיננסיים, חווית לקוח ותוכנות לניהול שרשרת אספקה.

התצורה של מערכות מסוג זה מאפשרת לחברות המשתמשות בהן, יותר זריזות ארגונית ומרחב פעולה כדי לוודא שיש מתאם גבוה בין פעילויות משאבי אנוש ליעדי החברה.

היתרונות העסקיים של מערכות תוכנה מסוג זה מקבלים ביטוי בשלושה תחומים עיקריים:

1 טרנספורמציה של הפעילות העסקית.

2 הנעת מחלקת משאבי האנוש בכיוון של זריזות עסקית.

3 שיפור חווית העובדים.

אשר לתוצאות העסקיות, מתברר כי ארגונים שמשתמשים במערכות תוכנה מסוג זה, שמטפלות בפעילות הליבה באופן משולב, מדווחים על שיפור של יותר מ-60 אחוזים בפריון.

יתרה מכך, השימוש במערוכת מסוג זה מאפשר לארגונים להפיק דו"חות ספציפיים במהירות הגבוהה ב-95 אחוזים ודוחות שכר והטבות במהירות הגבוהה בכ-80 אחוזים.

ניתן להרחיב את המערכות הללו על ידי הוספת תוספים, כלומר תוכנות שנועדו להרחיב את המערכת המקורית בלי לשנות אותה (כמו לגו), ובאותה דרך ניתן גם להוסיף פונקציונליות ופתרונות חדשים שעוזרים להגביר את היכולות של המערכת העיקרית.

התוספים מאפשרים לשפר את הפעילות המקורית של התוכנה. הם מתמודדים עם צרכים ספציפיים של מנהלי משאבי האנוש, שלא נקלחו בחשבון או שלא יכלו להיות צפויים כאשר תוכננה מערכת הליבה המקורית.

תוספים אלה הם פופולריים ביותר ונדרשים בסביבה המחשובית המהירה שארגונים חיים בה כיום, משום שהם נועדו להתאים את המערכת לצרכים הספציפיים של כל ארגון.

לדוגמה, מנהלי משאבי אנוש שרוצים להתאים את המערכת לתהליכי משאבי האנוש שלהם לצורך הגברת שיעורי מחוברות העובדים תוך מיקוד רב יותר, יצטרכו לבדוק כמה תוספים שמטפלים בכך באופן ספציפי.

דוגמה נוספת היא תוסף שמאפשר לטפל במשוב מובנה של עובדים, סקרים ואפשרויות תקשורת פנימית.

The post איך יכולה פלטפורמת תוכנה לסייע בליבת הפעילות של משאבי אנוש first appeared on HRUS משאבי אנוש.