השאלות המרכזיות בעניין זה הן: האם יש לכך ביקוש מצד העובדים והאם האפשרות הזאת מועילה לארגון.

בסביבת העבודה הדינמית של ימינו, הרעיון של העצמת עובדים על ידי גישה ישירה לקבצי משאבי האנוש האישיים שלהם הוא כבר לא רק הטבה רצויה אלא צו ארגוני חיוני.

הטמעת טכנולוגיה המאפשרת לעובדים לצפות בכל הנתונים הנוגעים להם, לרבות הפרופיל הארגוני שלהם, הערכות ביצועים, משוב, הטבות, מועדי קידום, מסלולי קריירה ולוחות זמנים להעלאת שכר, היא לא רק מועילה, אלא היא הופכת במהירות לציפייה בסיסית מצד כוח העבודה. לא ניתן להפריז בחשיבותה של שקיפות כזו.

להלן 3 היתרונות המרכזיים של טכנולוגיה שמאפשרת לעובדים גישה לתיק האישי שלהם:

1 טיפוח תחושת אמון ופתיחות:

כאשר לעובדים יש גישה בלתי מוגבלת לנתונים שלהם, הם מרגישים שהארגון מכבד ומעריך אותם, בידיעה שאין אג'נדות נסתרות או מידע לא גלוי.

שקיפות זו מגבירה משמעותית את הביטחון הפסיכולוגי, מעודדת עובדים להיות יותר מעורבים במשימות, להציע משוב ולהרגיש בטוחים בתפקידם.

שקיפות זו גם מאותתת שהארגון מחויב להגינות ואחריות, מה שמוביל לתרבות ארגונית חיובית ובריאה יותר.

2 דרישה מצד העובדים:

יש דרישה ברורה לרמת גישה זו מצד עובדים. עובדים בעידן הנוכחי, במיוחד אלו מהדור הצעיר, רגילים לגישה מיידית למידע בכל היבטי חייהם.

הם מצפים לאותה רמת שירות עצמי ובהירות ממעסיקיהם. הם רוצים להבין את מעמדם בחברה, את התקדמותם ואת סיכויי העתיד שלהם, בלי לעבור שכבות של בירוקרטיה או להמתין לאנשי מחלקת משאבי אנוש שיספקו את המידע.

דרישה זו מונעת על ידי רצון לאוטונומיה ושליטה רבה יותר על הקריירה של העובדים.

היכולת לבדוק את מספר ימי החופשה שלהם, לסקור את משוב הביצועים האחרון שלהם, או להבין את הדרישות לקידום הבא שלהם בזמן שנוח להם, מעצימה אותם לנהל את ההתפתחות המקצועית שלהם בצורה יעילה יותר.

עבור הארגון, היתרונות הם משמעותיים ורחבי היקף. פורטל שירות עצמי לעובדים מפחית את הנטל האדמיניסטרטיבי על מחלקות משאבי אנוש.

במקום שאנשי משאבי אנוש יבזבזו זמן יקר בתגובה לפניות שגרתיות בנוגע להטבות, יתרות חופשה או סקירות שכר, העובדים יכולים למצוא מידע זה בעצמם בכל רגע נתון.

זה משחרר את אנשי משאבי אנוש להתמקד ביוזמות אסטרטגיות יותר כגון פיתוח כישרונות, תוכניות מעורבות עובדים וטיפוח תרבות ארגונית חיובית.

היעילות המשופרת מתורגמת לחיסכון בעלויות על ידי הפחתת הצורך בהזנת נתונים ידנית נרחבת ומזעור שגיאות.

3 שיפור מעורבות העובדים ושימורם:

מתברר שגישה שקופה לקבצים אישיים משפרת את מעורבות העובדים ושימורם.

כאשר עובדים מבינים מהי הערכת ביצועיהם, מהם הקריטריונים לקידום ומהי זכאותם להטבות, סביר יותר שהם ישקיעו יותר בתפקידם ובהצלחת החברה.

בהירות זו מטפחת גישה פרואקטיבית לפיתוח קריירה ומפחיתה את אי הוודאות, שהיא גורם נפוץ לחוסר שביעות רצון ותחלופה.

גישה זו מאפשרת לעובדים להתאים את המטרות האישיות שלהם ליעדי הארגון, מה שמוביל לכוח אדם מוטיבציוני ופרודוקטיבי יותר.

בסיכומו של דבר, הטכנולוגיה היעודית שמאפשרת לעובדים לקבל גישה ישירה ומאובטחת לקבצי משאבי אנוש האישיים שלהם, כבר אינה מותרות אלא הכרח אסטרטגי.

זה עונה על הדרישה הגוברת של העובדים לשקיפות ואוטונומיה, ובמקביל מספק יעילות תפעולית משמעותית וטיפוח ארגון מצליח יותר.

The post 3 יתרונות של טכנולוגיה שמאפשרת לעובדים גישה לכל התיק האישי שלהם first appeared on HRUS משאבי אנוש.

בעזרת כלי משאבי האנוש הנכונים, העובדים יכולים לגשת למידע רלוונטי להם, האגור במערכות משאבי האנוש של הארגון, לבצע משימות מסויימות באופן עצמאי ולהתאים אישית את חוויית משאבי האנוש שלהם כך שתתאים לצרכים הייחודיים שלהם.

מינוף טכנולוגיה המאפשרת שירות עצמי והתאמה אישית במערכות משאבי אנוש, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש להעצים את העובדים לקחת אחריות על צרכי משאבי האנוש שלהם, על הצמיחה המקצועית שלהם ועל האיזון בין עבודה לחייהם האישיים.

כלים כאלה מייעלים את זרימות העבודה, מטפחים פיתוח קריירה, מעודדים משוב ומגבירים את המעורבות הכוללת, ובסופו של דבר מועילים גם לעובדים וגם לארגון.

להלן 5 דרכים בהן שירות עצמי לעובדים והתאמה אישית מאפשרים להעצים עובדים ביעילות:

1 גישה יעילה למידע ולמשימות:

פלטפורמות משאבי אנוש בשירות עצמי מספקות לעובדים גישה מהירה למידע אישי, להטבות המגיעות להם, לתלושי השכר שלהם, ולמשאבים אחרים שדרשו בעבר התערבות של מחלקת משאבי אנוש.

מתן האפשרות לעובדים לגשת ישירות למשאבים אלו, מפחית את העומסים האדמיניסטרטיביים על מחלקת משאבי האנוש ומאפשר לעובדים לפתור שאילתות או להשלים משימות בזמן שנוח להם.

ממחקר שנערך בארה"ב על ידי PwC עולה, כי חברות שהמשתמשות בפלטפורמות משאבי אנוש בשירות עצמי דיווחו על ירידה של כ-20% בעומס על מחלקת משאבי אנוש.

הפחתה זו על העומס מאפשרת לצוותי משאבי אנוש להתמקד בפרויקטים אסטרטגיים ולא בתמיכה אדמיניסטרטיבית.

בנוסף, שירות עצמי משפר את השקיפות, שכן העובדים יכולים להישאר מעודכנים לגבי מדיניות, נהלים והטבות ללא עיכובים מיותרים.

2 מסלולי למידה ופיתוח מותאמים אישית:

מסלולי למידה מותאמים אישית בתוך מערכות משאבי אנוש מעצימים את העובדים על ידי מתן מודולי הדרכה המתואמים עם יעדי הקריירה וצרכי ​​המיומנויות שלהם.

התאמה אישית זו מאפשרת לעובדים לקחת אחריות על התקדמות הקריירה שלהם ועל פיתוח המיומנויות שלהם, מה שמעודד ומגביר את המוטיבציה ואת מידת המחוברות.

מדו"ח שפורסם על ידי לינקדאין בנושא הלמידה במקום העבודה בשנת 2023 עולה, כי עובדים שמרגישים נתמכים בפיתוח קריירה נוטים פי 2.6 להישאר בחברה שלהם.

שילוב המלצות מבוססות בינה מלאכותית במערכות משאבי אנוש מאפשר לחברות להציע חומרי למידה התואמים את התפקיד הספציפי, תחומי העניין ויעדי הצמיחה של כל עובד, תוך טיפוח תרבות ארגונית של למידה מתמשכת.

3 חווית עובדים משופרת עם זרימות עבודה הניתנות להתאמה אישית:

מערכות משאבי אנוש רבות מאפשרות לעובדים להתאים את הממשק שלהם להעדפותיהם, וליצור חווית משתמש המותאמת להם טוב יותר.

לדוגמה, עובדים יכולים להתאים אישית את לוחות המחוונים שלהם כדי להציג את הנתונים והכלים שבהם הם משתמשים בתדירות הגבוהה ביותר, כגון בקשות לצאת לחופשה, פניות לגבי שכר ועדכוני פרויקטים.

כאשר לעובדים יש שליטה על האופן שבו הם מתקשרים עם כלי משאבי אנוש, הם חווים סיפוק ויעילות רבה יותר בניהול פעילויות העבודה היומיומיות שלהם.

התאמה אישית זו תורמת גם לתחושת אחריות, שהיא חיונית להעצמת העובדים ולאוטונומיה.

4 מנגנוני משוב יעילים ותוכניות הכרה בהישגים:

מערכות שירות עצמי מאפשרות לעובדים לספק ולקבל משוב בזמן אמת, מה שהופך את תהליך ניהול הביצועים למעניין ורלוונטי יותר.

באמצעות כלי משוב, העובדים יכולים לעקוב אחר יעדי הביצועים שלהם, לבקש ביקורות מעמיתים ולקבל עדכונים מהמנהלים.

משוב מתמשך מסייע לעובדים להישאר מתואמים עם  יעדי החברה ולהרגיש שמכירים בתרומתם, מה שמגביר את תחושת המטרה והמחויבות שלהם.

ממחקר שנערך בארה"ב על ידי דלויט עולה, כי בארגונים בעלי מערכות משוב יעילות יש שיעורי תחלופה נמוכים בכ-14.9%, מה שמדגיש את ההשפעה החיובית שיש למשוב והכרה בהישגים בזמן אמת, על שימור העובדים.

5 שיפור האיזון בין העבודה לחיים אישיים וגמישות:

פלטפורמות משאבי אנוש בשירות עצמי מאפשרות לעובדים לנהל באופן עצמאי היבטים כמו חופשה, לוחות זמנים לעבודה ובקשות לעבודה מרחוק.

גמישות זו חשובה במיוחד לאיזון בין התחייבויות מקצועיות ואישיות, מה שמוביל לשביעות רצון גבוהה יותר בעבודה ולהפחתת מתח.

האפשרות להתאים את סידורי העבודה בהתאם לחייהם האישיים מאפשרת לעובדים לחוות אוטונומיה רבה יותר, המשפיעה ישירות על הפרודוקטיביות והנאמנות שלהם.

מסקר שנערך בארה"ב על ידי חברת המחקרים גרטנר עלה, כי בארגונים שמאפשרים גמישות בעבודה ניתן לראות עלייה של פי 2.6 בתפוקת העובדים, מה שמדגיש את הערך העסקי של התאמה אישית של אפשרויות האיזון בין עבודה לחיים אישיים.

The post 5 דרכים להעצמת עובדים ע"י שירות עצמי במערכות משאבי אנוש first appeared on HRUS משאבי אנוש.

פורטל השירות העצמי של משאבי אנוש מאפשר לעובדים לבצע באופן עצמאי, משימות שונות הקשורות במשאבי אנוש באמצעות לוח מחוונים.

פורטל משאבי אנוש בשירות עצמי מעצים את העובדים בכך שהוא מספק להם גישה ישירה למידע ולמשאבים רלוונטיים בנושא משאבי אנוש.

נגישות זו מאפשרת לעובדים – בין השאר – לנהל ולעדכן באופן עצמאי את המידע האישי שלהם, לגשת לתלושי שכר, למידע על הטבות ולבקש חופשה.

האפשרות לעובדים לטפל במשימות משאבי אנוש שגרתיות בעצמם, מפחיתה את התלות שלהם בצוות משאבי אנוש, בכל הקשור לפניות בסיסיות ולמשימות אדמיניסטרטיביות.

האפשרות הזאת מובילה לשיפור המחוברות של העובדים לארגון, משום שהיא מטפחת תחושת אחריות אישית, שליטה ואוטונומיה על הצרכים הקשורים למשאבי האנוש שלהם.

העובדים מעריכים את הנוחות של גישה למידע שלהם ושל השלמת משימות בזמן ובמקום הנוחים להם, וזה מוביל להגברת  שביעות הרצון שלהם וכתוצאה מכך לשיפור הפרודוקטיביות.

זאת ועוד, פורטל משאבי אנוש בשירות עצמי מייעל את תהליכי משאבי אנוש, מפחית את הניירת ומבטל הזנת נתונים ידנית.

הוא מאפשר לעובדים לעדכן את הפרטים האישיים שלהם ישירות באמצעות הפורטל, לרבות  פרטי קשר ואנשי קשר לשעת חירום.

למעשה, פורטל השירות העצמי למשאבי אנוש מאפשר לבצע מגוון פעולות על ידי העובד עצמו, לרבות  עדכון פרטים אישיים, מעקב אחר נוכחות בעבודה (גם בעבודה מהבית), גישה למסמכים של העובד, מידע על שכר, רישום הטבות, סקירות ביצועים, תוכניות הכשרה כולל תזכורות לגבי הכשרה והודעות הקשורות להכשרות, פרטים לגבי הפקדות לפנסיה וקרן השתלמות ועוד.

האוטומציה של משימות אלו, שמתבצעות באופן עצמאי על ידי העובדים עצמם, מאפשרת לפורטל לייעל את זרימת העבודה של מחלקת משאבי האנוש, לחסוך זמן ולהפחית עלויות בהשוואה לתהליכים ידניים. במילים אחרות, הפורטל חוסך לאנשי צוות משאבי אנוש את הצורך להזין או לתקן נתונים באופן ידני.

אוטומציה זו ממזערת טעויות וחוסכת זמן, ומאפשרת לאנשי משאבי אנוש להתמקד ביוזמות אסטרטגיות במקום לבזבז זמן על משימות אדמיניסטרטיביות.

פרט לכך, פורטל משאבי אנוש בשירות עצמי מאפשר לצוותי משאבי האנוש להפיץ לעובדים ביעילות הודעות חשובות, כללים ומדיניות, חומרי הדרכה חשובים ועוד, תוך הבטחת תקשורת עקבית בכל הארגון.

במילים אחרות, הודות להפחתת הנטל האדמיניסטרטיבי ואוטומציה של תהליכים, יכול פורטל משאבי אנוש בשירות עצמי להוביל לחיסכון משמעותי בעלויות, על ידי אופטימיזציה של הזמן של צוות משאבי אנוש.

למעשה, פורטל משאבי האנוש בשירות עצמי מסייע לארגון לשפר את היעילות של עבודת מחלקת משאבי האנוש, מאפשר להפחית שאילתות נכנסות למערכת של משאבי אנוש ומגביר את איכות השירות שמנהלי משאבי אנוש מספקים לעובדים ולארגון בכללו.

בנוסף, האפשרות שניתנת לעובדים, לבצע פעולות מסוימות באופן עצמאי, מבטיחה עמידה בתקנים, בתקנות, בכללים ואף בדיני העבודה ומקטינה משמעותית את הסיכון בהפרות של כללים.

עם היתרונות של פורטל השירות העצמי במשאבי אנוש ניתן למנות: גישה חלקה לעובדים לפונקציות מסויימות של משאבי אנוש, שיפור חווית עובדים וכתוצאה מכך שימור עובדים והפחתת שיעורי התחלופה ועוד.

יתרה מכך, פלטפורמת הפורטל מאפשרת למנהלי משאבי האנוש לאשר כרטיסי נוכחות, לאשר בקשות שונות, לאשר שינויי משמרות, לעקוב אחר פעילויות, לחתום על מסמכים חשובים, ליצור לוחות זמנים גמישים, לזהות ביצועים מובילים ועוד.

השימוש בתוכנות לניתוח נתונים בפלטפורמת הפורטל, מאפשר לארגון לקבל מידע על תהליכים ספציפיים, לנתח נתונים, לבצע את השיפורים הנדרשים, להעריך את יעילות השינויים, ולשנות נתונים במידת הצורך.

בשורה התחתונה, פורטל השירות העצמי מאפשר לעובדים לטפל בקלות בנתונים האישיים שלהם, להגיש בקשות לחופשות, לנהל דפי נוכחות ולגשת לתלושי השכר שלהם דרך הפורטל, ובכך משפר הפורטל את הניהול והתפעול של משאבי אנוש.

The post שירות עצמי מעצים את העובדים ומייעל את עבודת משאבי האנוש first appeared on HRUS משאבי אנוש.