הכנה יעילה לקראת תקופות של עומס עבודה רב כוללת תכנון אסטרטגי, הקצאת משאבים, תקשורת ומערכות תמיכה איתנות.

כל אלה הם המפתח לניווט יעיל במצבי לחץ של ביקוש מוגבר לעובדים ולשמירה על כוח עבודה חדור מוטיבציה.

להלן 14 דרכים שמאפשרות למנהלי משאבי אנוש להתמודד עם עומסי עבודה כבדים בארגון ועם הלחצים הנלווים אליהם:

1 חיזוי מראש של תקופות עומס:

יש להשתמש בניתוח נתונים ומגמות היסטוריות כדי לחזות תקופות של עומס עבודה מוגבר.

זה יכול לכלול שיאים עונתיים, השקות מוצרים או התרחבות לשווקים חדשים. חיזוי מדויק מסייע בתכנון יזום והקצאת משאבים.

2 תוכניות כוח אדם:

יש לפתח תוכניות כוח אדם הכוללות העסקת עובדים זמניים או עובדים במשרה חלקית, או עובדים בחוזה לתקופה מוגבלת, כדי להתמודד עם עומס מוגבר.

זה מבטיח שצוות הליבה אינו טובע בעבודה ויכול לשמור על רמות פרודוקטיביות גבוהות.

3 הכשרות צולבות:

יש להפעיל תוכניות הכשרה צולבות כדי שעובדים ממחלקות אחרות יוכלו לסייע בתקופות של שיא בעבודה במחלקות מסויימות. גמישות זו מבטיחה שפונקציות חיוניות נשמרות גם כאשר עומס העבודה גדל.

4 כוח אדם מותאם לעומסים:

יש לוודא שפרויקטים ומחלקות קריטיות מאוישים כראוי. זה עשוי להיות כרוך בגיוס עובדים זמניים או העברה מחדש של עובדים מתחומי פעילות פחות קריטיים לתחומים בהם חסרות ידיים עובדות.

5 תקציב לשעות נוספות:

יש לתכנן ולתקצב לצרכי שעות נוספות פוטנציאליות. יש לוודא שהעובדים יקבלו תגמול הוגן עבור שעות נוספות ושאפשרות זו מנוצלת בצורה מושכלת למניעת שחיקה.

6 מינוף טכנולוגיות:

יש להשתמש בטכנולוגיה ואוטומציה כדי לייעל תהליכים ולהפחית עומס. יש להטמיע כלים לניהול פרויקטים, תוכנות תזמון ופלטפורמות תקשורת כדי לשפר את היעילות.

7 אוטומציה של משימות שגרתיות:

יש לזהות משימות שגרתיות וחוזרות על עצמן שניתן לבצע באופן אוטומטי. זה מאפשר לעובדים להתמקד במשימות מורכבות יותר ובמשימות בעלות עדיפות גבוהה יותר בתקופות עמוסות.

8 תקשורת ברורה:

יש לשמור על תקשורת ברורה ופתוחה עם כל העובדים לגבי התקופות העמוסות הקרובות.

שקיפות עוזרת לעובדים להבין את הסיבות מאחורי עומס עבודה מוגבר ומכינה אותם לכך.

9 להגדיר ציפיות ריאליות:

יש להגדיר יעדים וציפיות ריאליים לגבי עומס עבודה ולגבי התאריכים בהם צפוי עומס העבודה המוגבר. יש לוודא שהעובדים מודעים לסדרי העדיפויות ולמה שמצופה מהם.

10 מעקב אחר עומס עבודה ורמות סטרס:

יש לבדוק באופן קבוע עם העובדים את מצב העומס המוטל עליהם ואת יכולתם להתמודד איתו, כדי לעקוב אחר עומס העבודה ורמות הסטרס שלהם.

יש להשתמש בסקרים או בפגישות לא רשמיות כדי לאמוד את רווחתם ולטפל בכל בעיה מיידית.

11 לספק משאבי תמיכה:

יש להציע משאבי תמיכה כמו למשל שירותי ייעוץ, סדנאות לניהול מתח ותוכניות אחרות כדי לעזור לעובדים להתמודד עם לחץ מוגבר.

12 להוביל על ידי דוגמה אישית:

מנהלים צריכים להראות דוגמה אישית בכל הקשור לניהול סטרס ואיזון עומסי עבודה ביעילות.

הפגנת גישה רגועה ומאורגנת יכולה להשפיע לטובה על המורל והפרודוקטיביות של העובדים.

13 להכיר במאמצים:

יש להכיר בעבודה הקשה ובמסירותם של העובדים בתקופות של עומס מוגבר וסטרס גבוה. הכרה פומבית, מכתבי תודה ותגמולים קטנים יכולים להעלות את המורל.

14 תוכניות תמריצים:

יש להפעיל תוכניות תמריצים שמתגמלות עובדים על המאמצים הנוספים שלהם. זה יכול לכלול בונוסים, חופשה נוספת או הטבות אחרות.

להלן 3 טיפים ליישום:

1 ליצור תוכנית מגירה:

יש לפתח תוכניות מגירה כדי להתמודד עם עליות בלתי צפויות בעומס העבודה או בעיות בלתי צפויות. זה מבטיח שהארגון יהיה ערוך לכל אירוע.

2 לבנות תרבות ארגונית תומכת:

יש לטפח תרבות ארגונית תומכת שבה העובדים מרגישים מוערכים ושהארגון תומך בהם. זה מעודד חוסן ועבודת צוות בזמנים מאתגרים.

3 לקדם גמישות:

חשוב לאמץ מדיניות ונהלים גמישים בתקופות של עומס עבודה רב. זה מסייע להסתגלות מהירה לשינויים ולכן יכול לסייע בניהול עומסי עבודה בצורה יעילה יותר ולשמור על הסטרס של העובדים בשליטה.

The post 14 דרכים להתמודדות עם עומסי עבודה כבדים ועם הלחצים הנלווים אליהם first appeared on HRUS משאבי אנוש.

התחושה המאפיינת את רובם המכריע של עובדים ומנהלים שסובלים מעומס גדול מדי בעבודה היא שאין מספיק שעות ביממה כדי לסיים את כל המשימות.

אין ספק שרבים מאוד בקרב העובדים והמנהלים ששואפים למצויינות והישגים גבוהים, סובלים מעומס עבודה.

מצב זה נכון שבעתיים כאשר מדובר במנהלי משאבי האנוש. כאשר עומס העבודה המוטל עליהם יוצא משליטה, הנפגעים המיידיים הם העובדים והטיפול בהם.

עומס עבודה רב מדי מוביל לתשישות. מנהל משאבי אנוש שרוצה להימנע מנפילה לתהום של הישגים בלתי סבירים, חייב לשנות כמה התנהגויות שמזיקות לו.

מנהל משאבי אנוש לא יכול להימנע ממצב בו נוחתות על שולחנו יום יום אינסוף משימות. ועל פניו נראה כי כולן ברמת דחיפות גבוהה.

אבל רוב מנהלי משאבי האנוש יודעים זה מכבר, שהסתגלות הוא חלק מכריע בכל תפקיד, ובמיוחד במשאבי אנוש.

עם זאת, כאשר השגרה הרגילה משתבשת, מהר מאוד מנהל משאבי האנוש מתחיל להרגיש חסר אונים מול אוקינוס המשימות הדחופות.

להלן 3 טיפים להשתלטות על עומס העבודה של מנהל משאבי האנוש:

1 להשתמש בפועל בכל הטריקים לניהול זמן:

אין ספק שכל מנהל משאבי אנוש כבר יודע שעליו לעשות רשימת מטלות ולחלק אותה לסדרי עדיפויות.

כמו כן, מנהלי משאבי אנוש יודעים שעליהם לשים את הטלפון הנייד על שקט, לסגור את האימייל ולהכריז על שעות ללא הפרעות וללא הסחות דעת.

אבל האם באמת כל מנהל משאבי אנוש אכן מיישם את הטריקים הללו? אם הם לא מיושמים, כדאי להרחיק את הטלפון מטווח הראייה.

ואם יש צורך בטלפון כדי לבצע משימות מסויימות, מומלץ לכבות את כל ההפרעות והחלונות הקופצים מהאימייל, הווטסאפ וה-SMS.

בנוסף, כדאי לחלק את המשימות לשלוש קבוצות שלכל אחת סדר עדיפות משלה: גבוה בינוני ונמוך.

לאחר מכן יש לסדר את כל אחת מקבוצות המשימות לפי סדר עדיפות פנימי. למשל: גבוה-1, גבוה-2 גבוה-3, בינוני-1, בינוני-2 בינוני-3 וכך הלאה.

בנוסף, כדאי לסגור בלוח השנה או ביומן שעות מסויימות שהן יהיו השעות השקטות שבמהלכן לא יאפשר מנהל משאבי האנוש להפריע לו.

סגירת שעות אלה לצורך עבודה ללא הפרעות תעניק למנהל משאבי האנוש שקט ושלווה כדי לבצע את העבודה מהר יותר מאשר במצב בו יש לו הסחות דעת.

2 ליצור עד כמה שניתן, שגרת עבודה מתוכננת:

האיום הגדול ביותר על השגרה הוא הצורך לכבות שריפות, וזה קורה הרבה מדי פעמים. הבקשות שמגיעות אל שולחנו של מנהל משאבי האנוש הופכות לערימות אינסופיות, ולא תמיד השריפות הן אכן שריפות, והדחיפות אינה תמיד כל כך בהולה.

הקפדה על השגרה הנכונה יכולה לסייע במניעת הצורך בכיבוי שריפות והיצמדות – ככל הניתן – לשגרה, יכולה לסייע רבות בניהול העומס.

3 להשתמש בכלים הקיימים ביעילות גבוהה יותר או להחליף את הכלים לכלים יעילים יותר:

אם בארגון יש כמה מערכות שהן מנותקות זו מזו, או שהארגון לא עבר עדיין באופן מלא לדיגיטל, או שאין לו מערכות שמאפשרות 'שירות עצמי' לעובדים לגבי משימות בסיסיות, כדאי לשנות את הדברים האלה.

פלטפורמות משאבי אנוש השונות חייבות להיות מחוברות זו לזו, ועדיף אף שהן יהיו על גבי פלטפורמה טכנולוגית אחת.

בנוסף, הטמעת ערכת שירות עצמי לעובדים מאפשרת למנהל משאבי האנוש ללמד את העובדים ולהרגיל אותם  לבצע שינויים פשוטים בנתונים שלהם (למשל, כתובת מגורים, מצב משפחתי וכו) באופן עצמאי ישירות מול המערכת.

מדובר בתהליך קל ופשוט והוא חיוני לצורך צמצום רשימת המטלות של מנהל משאבי האנוש. ניתן ליצור מערכת לאימות, ולבטל את התהליך המייגע של שינוי כל הפרטים הללו.

The post 3 טיפים להשתלטות על עומס עבודה גדול מדי של מנהל משאבי האנוש first appeared on HRUS משאבי אנוש.

לפעמים ניתן לקבל דחיית דדליין, אבל ברוב המקרים, אי עמידה בלוחות הזמנים יוצרת תגובות שרשרת שפוגעות בניהול המשאב האנושי ובארגון כולו.

האמצעי המרכזי והחשוב ביותר שמאפשר למנהל משאבי האנוש להתמודד עם מועדי יעד (דדליינים) צפופים הוא מערכות טכנולוגיות ובראשן מערכות בינה מלאכותית המשולבות ברובוטיקה.

מערכות הבינה המלאכותית מקצרות בצורה דרמטית את הזמן שעל מנהל משאבי האנוש להקדיש למשימות המוטלות עליו.

ממחקר שנערך בארה"ב בנושא של הכנסת מערכות בינה מלאכותית למחלקת משאבי אנוש עולה, כי בכ-81% מהארגונים שאימצו את מערכות הבינה המלאכותית לצרכי משאבי אנוש נרשמה צמיחה של כ-10% (בתוצאות הכספיות של הארגון).

ובמעט יותר מ-50 אחוזים מהארגונים (שאימצו את מערכות הבינה המלאכותית עבור ממחלקות משאבי האנוש שלהם), נרשמה צמיחה של יותר מ-20%.

הסיבות לצמיחה זו הן בין השאר חיסכון בזמנה של מחלקת משאבי האנוש, חיסכון בעלויות הנדרשות למשאבי האנוש, ועל ידי כך השפעה על התוצאות העסקיות של הארגון.

כאמור, יש כיום יותר ויותר משימות שמועברות לביצוע על ידי רובוטיקה המבוססת על בינה מלאכותית, והן מקצרות את משך העבודה על משימות רבות שדורשות בעיקר עבודה רוטינית, משעות ארוכות לדקות ספורות ואף לרמה של שניות.

ההתמודדות עם משימות שגרה בכל תחומי העיסוק של מחלקת משאבי האנוש ובראשן משימות גיוס עובדים, איתור עובדים שמגיע להם קידום, איתור עובדים בעלי פוטנציאל נטישה ומשימות רבות אחרות, יכולות להתבצע על ידי מערכות הבינה המלאכותית.

מנהל משאבי האנוש יכול לקבל לידיו את תוצאות המשימות הללו לאחר שהושלמו ולקבל על פיהן החלטות ברמה האסטרטגית. זה מאפשר לצוות משאבי האנוש להיות הרבה יותר פרודוקטיבי וממוקד מטרה, וכתוצאה מכך החסכון האמור.

אחת המשימות החשובות והמרכזיות ביותר שניצבות בפני מנהל משאבי האנוש, ושניתן לבצע אותן על ידי מערכות בינה מלאכותית, הוא ניהול חווית המועמדים.

כאשר מועמדים חווים חוויה חיובית בהליך הגיוס, הרי שגם אם בסופו של דבר הם לא מתקבלים לעבודה בחברה, הם הופכים למועמדים פוטנציאליים עתידיים, כלומר הם ממשיכים לראות בחברה מקום עבודה פוטנציאלי מבחינתם.

יתרה מכך, גם אם בסופו של דבר מועמדים מסויימים לא התקבלו לעבודה בחברה, הרי שאם חווית המועמד שלהם היתה חיובית הם יכולים להיות לא רק מועמדים עתידיים של החברה אלא גם תומכי מותג המעסיק שלה ולקוחות נאמנים שלה.

לכך יש להוסיף את העובדה, כי ממחקרים שבוצעו בארה"ב עולה, שכ-72% מהמועמדים לעבודה שחוו חווית מועמד שלילית משתפים את החוויה השלילית שעברו בארגון ברשתות חברתיות.

זאת ועוד, חברות בארה"ב מעידות כי הן הפסידו כששה מיליון דולר בשנה, רק משום שמועמדים טובים שעברו חווית מועמד שלילית החליטו לעבוד עבור המתחרים.

The post בינה מלאכותית משפרת את ניהול הזמן של מנהל משאבי האנוש first appeared on HRUS משאבי אנוש.