כאשר מנהלים חשים כי העובדים אינם מנצלים את הזמן ביעילות, התפקיד של מנהל משאבי האנוש אינו להפוך לשוטר, אלא לבנות מערך מדידה חכם ולספק כלים לשיפור.

להלן 4 צעדים למדידת מידת היעילות של ניהול זמן העובדים:

מדידה אפקטיבית אינה מתמקדת בספירת שעות נוכחות, אלא בבחינת ערך ותפוקה. חברות המחקר המובילות מציעות כמה כלים ומתודולוגיות למדידת ניהול הזמן.

1 ניתוח נתוני עבודה דיגיטליים:

החוקרים של חברת המחקר גרטנר מצביעים על עלייה בשימוש בכלי ניתוח פרודוקטיביות המנטרים מדדים פסיביים, לרבות זמן תגובה לאימיילים, משך פגישות וזמן עבודה מרוכז באפליקציות ליבה.

2 מדדי תפוקה ותוצאות:

במקום למדוד תשומות, חברת מחקר מסויימות, בהן חברת מקינזי, ממליצות להתמקד בתוצאות.

הגדרת יעדים ברורים מאפשרת לזהות האם העובד עומד בלוחות הזמנים ובאיכות הנדרשת, ללא קשר למספר ההפסקות שלקח.

3 סקרי מחוברות והערכה עצמית:

ממחקרים של חברת גאלופ עולה, כי קיים קשר ישיר בין רמת המחוברות של העובד לארגון לבין יעילות ניצול הזמן שלו.

סקרים תקופתיים יכולים לחשוף מרכיבים שהם 'זוללי' זמן ארגוניים, כמו בירוקרטיה עודפת או עומס פגישות.

4 בחינת עומסים אובייקטיבית:

מחקר של חברת PwC מדגיש את החשיבות של מיפוי תהליכים כדי לבדוק אם חוסר היעילות נובע מחוסר מיומנות של העובד, או שמא מתהליכים ארגוניים מסורבלים המעכבים אותו.

אם כן, איך יכול מנהל משאבי האנוש לתקן את חוסר היעילות ולקדם יעילות גבוהה של ניהול זמן.

להלן 4 מישורים בהם על מנהל משאבי האנוש לפעול במקרים בהם מתברר שניהול זמן העובדים אינו יעיל:

1 תרבות ארגונית של 'צום פגישות' וצמצום רעשים:

ממחקר של דלויט עולה, כי עובדים רבים חווים עומס קוגניטיבי בשל ריבוי משימות ופגישות מיותרות.

מנהל משאבי האנוש יכול להוביל מדיניות של ימים ללא פגישות או קיצור פגישות מ-60 דקות ל-25 דקות.

2 הכשרות וסדנאות לניהול זמן:

אספקת כלים פרקטיים לעובדים, הקניית מיומנויות כמו תיעדוף משימות, וניהול יומן חכם.

3 הטמעת טכנולוגיות ואוטומציה:

לעיתים הזמן אינו מנוצל ביעילות כי העובדים תקועים במשימות ידניות שחוקות. שילוב כלי בינה מלאכותית ואוטומציה יכול לפנות זמן יקר לעבודה מהותית.

4 שיחות משוב ממוקדות:

הנחיית המנהלים הישירים לקיים שיחות אחד על אחד שאינן ביקורתיות, אלא תומכות, במטרה להבין את חסמי הפרודוקטיביות (כמו למשל שחיקה או חוסר בהירות של המשימות).

בשורה התחתונה, ניהול זמן לקוי הוא לרוב סימפטום ולא הבעיה עצמה. מעבר ממדידת תשומות למדידת תפוקות, יחד עם יצירת סביבת עבודה המפחיתה הסחות דעת, יאפשרו למנהלי משאבי האנוש להזניק את הפרודוקטיביות הארגונית בצורה בריאה ולאורך זמן.

The post 4 צעדים למדידת מידת היעילות של ניהול הזמן של העובדים first appeared on HRUS משאבי אנוש.

אם בשנת 2020 המיקוד היה בשיטות עבודה או קביעת סדרי עדיפויות למשימות ידניות, הרי שכיום, שש שנים מאוחר יותר, ניהול זמן הוא כבר לא עניין של משמעת עצמית, אלא של ניהול אנרגיה וסינרגיה טכנולוגית.

בעידן שבו הקצב הארגוני מהיר מאי פעם, מנהלים נדרשים לעבור מניהול יומן לניהול קשב אסטרטגי.

בעבר, ניהול זמן נתפס כניסיון נואש לדחוס כמה שיותר משימות לתוך 24 שעות. כיום, התפיסה הזאת התחלפה בהבנה שמנהל אפקטיבי הוא לא זה שעובד יותר שעות, אלא זה שמצליח לפנות לעצמו זמן למחשבה מסדר שני, אסטרטגיה ובניית קשרים אנושיים.

כלי הבינה המלאכותית הפכו לשותפים-מסייעים, שמאפשרים למנהלים להחזיר לעצמם את השליטה על המשאב היקר ביותר שלהם: תשומת הלב.

ממחקר של גרטנר עולה, כי בעקבות עומס היתר הדיגיטלי, מנהל ממוצע מקבל כיום כמות מידע הגדולה פי חמישה מזו שקיבל ב-2020.

ללא סינון טכנולוגי, כ-40% מזמן העבודה מתבזבז על אדמיניסטרציה, תיאומים וחיפוש מידע. ממחקר של מקינזי עולה, כי לוקח למנהל, בממוצע 23 דקות לחזור לריכוז מלא לאחר הפרעה.

ארגונים שלא מטמיעים תרבות ארגונית של קביעת זמן לעבודה בלבד ללא הסחות (Deep Work) חווים ירידה של כ-20% בפריון הניהולי.

אם כן, איך משפיעה הבינה המלאכותית על לוחות הזמנים. ממחקר של דלויט עולה, כי מנהלים המשתמשים ביישומי בינה מלאכותית לניהול זמן, חוסכים בממוצע 12 שעות שבועיות, אותן הם מפנים ליוזמות צמיחה.

בימים אלה, הבינה המלאכותית היא לא רק יומן חכם, היא מערכת חיזוי אקטיבית.

להלן 3 דרכים בהן משמשת הבינה המלאכותית כשותפה לניהול זמן חכם:

1 תזמון מבוסס שעות ריכוז:

מערכות בינה מלאכותית מנתחות את דפוסי הפריון של המנהל ומשבצות משימות מורכבות בשעות שבהן הוא בשיא הריכוז שלו, תוך חסימת זמן שקט ביומן באופן אוטומטי.

2 סיכום וניהול פגישות:

במקום להשתתף בכל פגישה, מנהלים נעזרים בבינה מלאכותית שמסכמת עבורם את עיקרי הדברים, מסיקה ומעבירה משימות לביצוע ומדגישה נקודות הדורשות החלטה.

ממחקר של PwC עולה, כי זהו הכלי המשמעותי ביותר לצמצום 'אינפלציית' הפגישות.

3 ניהול קשב דינמי:

הבינה המלאכותית מתפקדת כפילטר הודעות חכם, המציף רק את המידע הדחוף והחשוב ביותר ומשהה את הרעש הדיגיטלי לשעות פחות עמוסות.

האתגר של מנהל משאבי האנוש כיום הוא להפוך את ניהול הזמן לערך תרבותי.

להלן 2 צעדים שמאפשרים להפוך את ניהול הזמן לערך בתרבות הארגונית:

1 מדידת אימפקט ולא נוכחות:

ממחקר מכון של גאלופ עולה, כי עובדים ומנהלים המוערכים לפי תוצאות ולא לפי שעות עבודה, מדווחים על מחוברות גבוהה בכ-33%.

2 זכות הניתוק ככלי להגבר פרודוקטיביות:

בניית נורמות ארגוניות המאפשרות שעות של ניתוק מהעבודה ללא ייסורי מצפון, כדי למנוע שחיקה ולשפר את איכות קבלת ההחלטות.

בשורה התחתונה, ניהול זמן הוא כיום המבחן החשוב ביותר של הניהול המודרני.

השימוש בבינה מלאכותית מאפשר להוציא את הרובוט מהאדם ולהחזיר למנהל את היכולת להיות אנושי, יצירתי ואסטרטגי.

הארגונים המצליחים יהיו אלה שישכילו לרתום את הבינה המלאכותית כדי לייצר לעצמם את אמצעי הניהול והעבודה החשוב מכולם: זמן לחשוב.

The post איך מנהלים יכולים לנהל את זמנם ביעילות מקסימלית first appeared on HRUS משאבי אנוש.

עם כל כך הרבה משימות הדורשות את תשומת הלב שלהם, ניהול זמן יעיל הינו חיוני לשמירה על פרודוקטיביות ולהפחתת מתח.

למעשה, ניהול זמן יעיל הוא המפתח להצלחתם של מנהלי משאבי אנוש והגברת הפרודוקטיביות שלהם.

הצבת סדר עדיפויות למשימות, שימוש בטכנולוגיית משאבי אנוש והצבת גבולות, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש לשפר את הפרודוקטיביות ואת היעילות שלהם ולהפחית מעצמם את הסטרס.

יישום אסטרטגיות אלו מאפשר לאנשי משאבי אנוש לנהל את תחומי האחריות שלהם בצורה יעילה יותר תוך שמירה על איזון טוב יותר בין עבודה לחיים אישיים.

להלן 3 טיפים לניהול זמן יעיל ואפקטיבי של זמנו של מנהל משאבי האנוש:

1 קביעת סדר עדיפות של משימות להאצלת סמכויות:

מנהלי משאבי אנוש מתמודדים לעתים קרובות עם עומסים גדולים מאוד. לכן יש חשיבות רבה לקביעת סדרי עדיפויות של משימות, על פי דחיפות וחשיבות.

מטריצת אייזנהאואר, שמסווגת משימות לארבעה רבעים – דחופים וחשובים, חשובים אך לא דחופים, דחופים אך לא חשובים, ולא דחופים ולא חשובים – יכולה לעזור למנהלי משאבי אנוש להחליט היכן למקד את מאמציהם.

בנוסף, האצלת סמכויות הינה חיונית לצורך ניהול זמן יעיל. מנהלי משאבי אנוש צריכים להקצות משימות שגרתיות, כגון תזמון ראיונות או עיבוד ניירת, לחברי הצוות שלהם או להשתמש בכלי אוטומציה של משאבי אנוש כדי לטפל בעבודה אדמיניסטרטיבית שחוזרת על עצמה.

האצלת סמכויות מפנה זמן ליוזמות אסטרטגיות ובה בעת מעצימה את העובדים בצוות לפתח את כישוריהם.

2 טכנולוגיית משאבי אנוש ואוטומציה:

לטכנולוגיה יש תפקיד מכריע בייעול הפעולות של מנהלי משאבי אנוש. מינוף תוכנות משאבי אנוש וכלי אוטומציה מאפשר למנהלי משאבי האנוש להפחית עומסי עבודה ידניים ולהגביר את היעילות.

לדוגמה, מערכות מעקב אחר מועמדים, מפשטות את הליך גיוס העובדים, מערכות מידע למשאבי אנוש מנהלות את נתוני העובדים, וצ'אטבוטים מבוססי בינה מלאכותית מטפלים בפניות נפוצות של עובדים.

כלים למעקב אחר זמן ותזמון יכולים גם לעזור למנהלי משאבי אנוש להישאר מאורגנים ולהבטיח ניהול יעיל של פגישות, ראיונות ומועדי תאימות.

שילוב טכנולוגיה בתפעול היומיומי מאפשר למנהלי משאבי אנוש למזער עומסים אדמיניסטרטיביים ולהתמקד במשימות אסטרטגיות המניעות הצלחה עסקית.

3 להגדיר גבולות, ושעות מסויימות למשימות שדורשות התמקדות:

הדרישות הקבועות מהעובדים, מההנהלה הבכירה ומבעלי תפקידי מפתח, מקשות מאוד על מנהלי משאבי אנוש למצוא זמן ללא הפרעה לפרויקטים קריטיים.

כדי למקסם את הפרודוקטיביות, חשוב להגדיר גבולות ולתזמן שעות שבהן הם מתמקדים בהשגת יעדים ספציפיים.

הגדרת זמן בלוח השנה למשימות בעדיפות גבוהה, כגון פיתוח מדיניות או תכנון כוח אדם, עוזרת למנוע הסחות דעת.

תקשור גבולות אלו לעמיתים ולחברי הצוות מבטיחה כי הפרעות לא דחופות מופחתות למינימום ההכרחי.

בנוסף, שימוש בטכניקות כמו למשל עבודה במרווחים ממוקדים עם הפסקות קצרות, יכול לשפר את הריכוז והיעילות.

The post 3 טיפים לניהול זמן יעיל ואפקטיבי ע"י מנהל משאבי האנוש first appeared on HRUS משאבי אנוש.

שלושה מפתחות אלה להצלחה ניצבים בבסיס היתרונות התחרותיים של הארגון, מטפחים יכולת הסתגלות מהירה לשינויים ומייעלים את הפרודוקטיביות.

חדשנות ויצירתיות מאפשרות לחברות לפתח מוצרים, שירותים ופתרונות ייחודיים העונים על דרישות השוק המתפתחות, וממצבים את הארגון בעמדת הובלה בענף שבו הוא פועל.

ניהול זמן יעיל מבטיח שרעיונות יצירתיים אלה מבוצעים במהירות וביעילות, תוך מיקסום הפרודוקטיביות ומזעור בזבוז המשאבים.

שלושה מפתחות אלה ביחד מהווים תכונות שיוצרות סביבת עבודה דינמית, שבה רעיונות חדשים פורחים, פרויקטים מסתיימים בזמן, והחברה שומרת בעקביות על מקומה בשוק, לפני המתחרים, מה שמבטיח הצלחה וצמיחה לטווח ארוך.

אם כן, מה יש בכל אחד ממפתחות ההצלחה הללו שגורם לו להיות כל כך קריטי ליכולת התחרות של הארגון, ואילו תכונות של מועמדים יש לאתר בעת הליך הגיוס, כדי לגייס את המועמדים שיחזקו את יסודות ההצלחה של הארגון.

יצירתיות היא אבן היסוד של חדשנות בארגון. חדשנות של עובדים הינה חיונית לארגונים שרוצים להשאר תחרותיים בשוקי היעד המשתנים כיום במהירות.

עובדים שיכולים לחשוב מחוץ לקופסה ולפתח רעיונות או גישות חדשות, תורמים רבות לתרבות ארגונית של שיפור מתמיד ומניעים את הארגון קדימה.

לכן מועמדים שמגיעים עם תיק עבודות יצירתי, דוגמאות לפרויקטים ופתרונות חדשניים, הוכחת יכולת לחשוב מעבר לשיטות מסורתיות ולהט לחקור רעיונות חדשים, הם המועמדים שצריכים להיות בראש רשימת המועמדים המתקבלים למשרה.

תכונות נוספות שצריכות לקבל עדיפות בעת בחינת מועמדים חדשים לתפקידים בארגון, הן  היכולת לנהל זמן ביעילות וכישורי ארגון.

תכונות אלה הן קריטיות להגברת פרודוקטיביות, במיוחד בתפקידים הכוללים את הצורך לבצע בעת ובעונה אחת משימות הקשורות למגוון רחב של תחומי אחריות.

עובדים שיכולים לתת עדיפות נכונה למשימות, לנהל את זמנם ביעילות ולהישאר מאורגנים, נוטים יותר לעמוד בזמנים ולתרום ליעילות התפעולית הכוללת.

לכן, בעת גיוס עובדים חדשין, יש לחפש מועמדים בעלי היסטוריה של עמידה בדדליינים, בעלי ניסיון בניהול כמה פרויקטים בו זמנית, שמסוגלים להשתמש ביעילות בכלים ארגוניים ובעלי גישה מובנית לעבודה.

זאת ועוד, ככל שמקומות העבודה הופכים מגוונים יותר, כך גוברת היכולת להבין את כל העובדים, בלי קשר לרקע ממנו הגיעו, לכבד את כולם ולעבוד ביעילות עם אנשים מרקעים שונים.

יכולת תרבותית זו משפרת את הדינמיקה של הצוות, מקדמת את ההכלה ועוזרת לארגונים לשרת טוב יותר בסיס לקוחות גלובלי.

כדי לממש יכולות אלה, יש לחפש מועמדים בעלי ניסיון בעבודה בצוותים מגוונים, בעלי מודעות להבדלים תרבותיים, בעלי רגישות לנושאי גיוון ובעלי גישה חיובית ומכילה לעבודת צוות.

The post למה יצירתיות, חדשנות וניהול זמן יעיל הם המפתחות להצלחת הארגון first appeared on HRUS משאבי אנוש.

ניהול זמן יעיל והגברת הפרודוקטיביות האישית של כל עובד הם קריטיים להשגת יעדים ארגוניים ושמירה על רווחת העובדים.

מנהלי משאבי אנוש ממלאים תפקיד מכריע בטיפוח סביבה התומכת בשימוש יעיל בזמן וממקסמת את הפרודוקטיביות.

להלן 14 אסטרטגיות שמנהלי משאבי אנוש יכולים ליישם כדי לשפר את ניהול הזמן והפרודוקטיביות האישית של העובדים בחברה:

1 סדנאות לניהול זמן:

יש לארגן עבור עובדים ומנהלים, סדנאות המתמקדות בטכניקות ניהול זמן. סדנאות אלו יכולות ללמד עובדים כיצד לתת עדיפות נכונה למשימות, להגדיר יעדים ריאליים ולנהל את זמנם ביעילות.

2 הדרכה בכלי פרודוקטיביות:

יש לספק מפגשי הדרכה על כלים ותוכנות לפרודוקטיביות, כגון פלטפורמות לניהול פרויקטים, כלי תקשורת בווידאו, ואפליקציות למעקב אחר זמן.

יש לוודא שהעובדים בקיאים בכלים אלה כדי לייעל את זרימת העבודה ולשפר את היעילות.

3 מדיניות עבודה מרחוק:

יש להטמיע מדיניות עבודה גמישה המאפשרת לעובדים לעבוד מרחוק או להתאים את לוחות הזמנים שלהם.

גמישות יכולה לעזור לעובדים לנהל את זמנם טוב יותר, להפחית את מתח הנסיעות ולאזן בין אחריות אישית ומקצועית.

4 זמן גמיש:

חשוב להציע אפשרויות גמישות שבהן העובדים יכולים לבחור את זמני תחילת עבודתם וזמן הסיום של עבודתם, בתוך גבולות מסוימים.

זה יכול להכיל שיאי פרודוקטיביות שונים ומחויבויות אישיות, ולשפר את הפרודוקטיביות הכוללת.

5 הגדרת יעדים ספציפיים הניתנים למדידה, ברי השגה, רלוונטיים ומוגבלים בזמן:

יש לעודד את העובדים להגדיר יעדים ספציפיים, הניתנים למדידה, שהם בר השגה, שהם רלוונטיים, ושהם מוגבלים בזמן.

יעדים ברורים הניתנים להשגה מספקים כיוון ותחושת הישג, ומניעים את העובדים להישאר ממוקדים ופרודוקטיביים.

6 מסגרות של סדרי עדיפויות:

יש ללמד את העובדים להשתמש במסגרות של סדרי עדיפויות, שעוזרות להם לסווג משימות לארבע דרגות של סדרי עדיפויות, הנקבעות על סמך דחיפות וחשיבות.

זה מבטיח שמשימות קריטיות יקבלו את מירב תשומת הלב.

7 לעודד הפסקות:

יש לקדם את החשיבות של הפסקות קבועות כדי למנוע שחיקה ולשמור על רמות פרודוקטיביות גבוהות.

יש לעודד שיטות עבודה הכוללות הפסקות קצרות בשעות העבודה וניצול מלא של זמן ההפסקה, למנוחה.

8 תהליך אופטימיזציה:

יש לסקור ולייעל תהליכים עסקיים באופן קבוע כדי למנוע חוסר יעילות. ייעול זרימות העבודה יכול להפחית משימות מיותרות ולפנות זמן לפעילויות בעלות ערך רב יותר.

9 פגישות אפקטיביות:

יש לעודד יעילות בפגישות על ידי קביעת סדר יום ברור, הגבלת מספר המשתתפים למשתתפים החיוניים והרלוונטיים ביותר ולעמוד במגבלות זמן קפדניות.

יש לקדם את השימוש בכלי תקשורת אסינכרוניים לעדכונים שאינם דורשים דיונים בזמן אמת.

10 תכנון עיצוב מקום העבודה:

יש לתכנן את עיצוב מקום העבודה באופן שימזער הסחות דעת ויקדם מיקוד. זה יכול לכלול יצירת אזורים שקטים, מתן תחנות עבודה ארגונומיות והבטחת תאורה ואוורור טובים.

11 לתמרץ פרודוקטיביות:

יש להכיר בעובדים המפגינים ניהול זמן ופרודוקטיביות יוצאי דופן ולתגמל אותם על כך.

זה יכול להיות באמצעות בונוסים, הכרה פומבית או הוספת ימי חופשה. חיזוק חיובי יכול להניע אחרים לשפר את שיטות הפרודוקטיביות שלהם.

12 שגרה של משוב קבוע:

יש לערוך פגישות קבועות של אחד על אחד בין מנהלים ועובדים כדי לדון בהתקדמות, באתגרים ובאסטרטגיות לניהול זמן.

משוב והדרכה מותאמים אישית יכולים לעזור לעובדים לשפר את הפרודוקטיביות שלהם.

13 מינוף טכנולוגיה ואוטומציה:

יש להשתמש בכלי אוטומציה לטיפול במשימות שחוזרות על עצמן. זה יכול לכלול מסנני דואר אלקטרוני, מערכות דיווח אוטומטיות וכלים לניהול קשרי לקוחות. אוטומציה מפנה זמן לעובדים להתמקד בפעילויות אסטרטגיות יותר.

14 בינה מלאכותית ואנליטיקה:

יש להשתמש בכלים של בינה מלאכותית ואנליזות כדי לזהות דפוסי פרודוקטיביות וצווארי בקבוק.

התובנות שהושגו יכולות לעזור למנהלי משאבי אנוש לקבל החלטות מושכלות לגבי היכן למקד את ניהול הזמן ושיפור הפרודוקטיביות.

The post 14 אסטרטגיות לשיפור ניהול הזמן והפרודוקטיביות האישית של העובדים first appeared on HRUS משאבי אנוש.

הערכת מיומנויות אלו במהלך תהליך הגיוס יכולה לסייע בזיהוי מועמדים בעלי סיכוי גבוה יותר להצטיין בתפקידיהם ולהשפיע לטובה על הביצועים הכוללים של החברה.

במילים אחרות, היכולת של עובדים לקבוע סדרי עדיפויות למשימות שמוטלות עליהם ולנהל את זמנם ביעילות, הינה חיונית לעובדים בכל ארגון משום שהיא משפיעה לא רק על הביצועים האישיים שלהם אלא גם על הפרודוקטיביות וההצלחה הכוללת של החברה.

להלן 6 סיבות לחיוניות של היכולת של עובדים לקבוע סדרי עדיפויות למשימות המוטלות עליהם ולנהל את זמן העבודה שלהם ביעילות ובצורה נכונה, ולמה חשוב שמנהל משאבי האנוש ידע להעריך יכולות אלו אצל מועמדים:

1 פרודוקטיביות משופרת:

היכולת לקבוע סדר עדיפויות נכון ויעיל למשימות שמוטלות על העובד, מבטיחה שהעובדים מתמקדים במשימות החשובות ביותר. התמקדות זו מובילה להגברת הפרודוקטיביות. כאשר העובדים מנהלים את הזמן שלהם היטב, הם יכולים להשלים יותר משימות בפחות זמן.

2 עמידה בלוחות זמנים:

עמידה בלוחות זמנים הינה חיונית להצלחת הפרויקט. עובדים שיכולים לנהל את זמנם בצורה יעילה נוטים יותר לספק עבודה בזמן שנקבע, דבר שהינו חיוני לשביעות רצון הלקוחות ולניהול הפרויקטים.

3 לחץ מופחת:

ניהול זמן לקוי יכול להוביל ללחץ ושחיקה. כאשר עובדים יכולים לתעדף משימות ולהקצות זמן כראוי, הם נוטים פחות לחוות לחץ הקשור לעבודה.

4 איכות העבודה:

ניהול זמן לקוי עלול לפגוע באיכות העבודה. עובדים שיודעים לקבוע לעצמם סדר עדיפויות למשימות, ומנהלים את זמנם ביעילות נוטים יותר להפיק תוצאות באיכות גבוהה.

5 השגת יעדים:

ניהול זמן נכון ויעיל עוזר לעובדים לשמור על מתאם בין המשימות השוטפות שלהם לבין יעדים ארוכי טווח. התאמה זו היא קריטית להצלחה אישית וארגונית.

6 אופטימיזציה של משאבים:

ניהול זמן יעיל מוביל לשימוש מיטבי במשאבים. הוא מבטיח כי מיומנויות ויכולות העובדים ינוצלו ביעילות.

להלן 7 סיבות לכך שעל מנהלי משאבי האנוש לבדוק בעת הליך גיוס עובדים את היכולת של המועמדים לקבוע סדר עדיפויות נכון ויעיל ולנהל ביעילות את הזמן:

1 זיהוי ביצועים גבוהים:

מועמדים המפגינים מיומנות טובה של קביעת סדר עדיפות נכון וניהול זמן יעיל, נוטים יותר להיות בעלי ביצועים גבוהים. מיומנויות אלו מעידות על יכולת להתמודד עם מספר משימות ביעילות.

2 התאמה לתרבות הארגונית:

ארגונים שמעריכים דייקנות, עמידה בלוחות זמנים ועבודה יעילה, נהנים מהעסקת עובדים בעלי כישורי ניהול זמן מצוינים. זה תורם להתאמה תרבותית חיובית.

3 הפחתת שיעורי התחלופה:

עובדים שמתקשים בניהול זמן עלולים להרגיש שהם טובעים בעבודה ואולי לא להישאר בתפקידיהם לאורך זמן. לכן, הערכת מיומנויות אלו במהלך הגיוס יכולה לסייע בהפחתת שיעורי התחלופה.

4 שביעות רצון הלקוחות:

במשימות מול לקוחות, היכולת לקבוע סדר עדיפויות נכון והיכולת לנהל את הזמן ביעילות, הן קריטיות. לקוחות  מעריכים תגובות ומשלוחים בזמן.

5 הימנעות מעימותים:

ניהול זמן לקוי עלול להוביל לקונפליקטים בתוך צוותים, במיוחד כאשר חברי הצוות מסתמכים זה על עבודתו של זה. ביצוע הערכה של מנהל משאבי האנוש לגבי מיומנויות אלו במהלך הליך הגיוס, יכול לסייע במניעת קונפליקטים כאלה.

6 פוטנציאל ניהולי:

אנשים המצטיינים בתעדוף וניהול זמן נחשבים לעתים קרובות מועמדים טובים לתפקידי ניהול. מיומנויות אלו חיוניות לניהול צוותים ופרויקטים בצורה יעילה.

7 צורכי הכשרה:

זיהוי נקודות התורפה של המועמדים בנוגע לניהול זמן ויכולת לקבוע סדרי עדיפויות נכונים ויעילים למשימות שלהם, יכול לעזור למנהלי משאבי האנוש לתכנן תוכניות הכשרה ממוקדות כדי לשפר מיומנויות אלו.

The post למה יש חשיבות רבה ליכולת העובדים לתעדף משימות ולנהל זמן ביעילות first appeared on HRUS משאבי אנוש.

מועמד שבודק לעומק את החברה שאליהו הוא מתכוון להגיש מועמדות, בוחר בקפידה את החברות שאליהן הוא מגיש מועמדות, ולא מתפשר על מעסיק זה או אחר מחוסר ברירה.

פרט לכך, מועמד שטורח להשקיע זמן ומאמץ כדי לבדוק את החברה לעומק, צפוי להיות עובד שישקיע בחברה את המירב והמיטב ואף להשאר בחברה לאורך זמן.

יש לא מעט מועמדים שבמסגרת בדיקת החברה – עוד בטרם הגישו מועמדות – פונים אל מנהל משאבי האנוש עם מגוון רחב של שאלות.

עומס השאלות הללו הופך לפעמים למבחן לא פשוט לסבלנותם של מנהלי משאבי האנוש, בין השאר משום שהן גוזלות מהם זמן יקר, ואף עלולות להאט את הליך הגיוס כולו, דבר שעלול למנוע ממנהל משאבי האנוש לעמוד בלוחות הזמנים שנקבעו לגיוס.

למרות זאת, לכולם ברור שהשאלות של המועמדים נשאלות ברובן הרבה לפני ריאיון העבודה.

מועמדים טובים, בפרט אלה שהכשרון או המיומנות שלהם נדירים למדי ויש להם ביקוש גבוה, דורשים לדעת הרבה מאוד פרטים על עסקיו של הארגון, על סגנון הניהול, על תנאי ההעסקה, ועל היתרונות האחרים שלו מול מתחריו ומול מעסיקים אחרים.

למרות הזמן הרב שהתשובות לשאלות אלה דורשות ממנהל משאבי האנוש, אף מנהל משאבי אנוש לא רוצה להיראות חסר סבלנות או חסר זמן, גם מול מבול של שאלות, וגם במקרים בהם שאלות רבות הן כלל לא רלוונטיות לתפקיד שאליו המועמד מיועד.

אחד האתגרים שמנהלי משאבי אנוש מתמודדים איתם בנושא זה הוא מה קורה במקרים בהם אחרי השאלות הראשונות מגיעות עוד ועוד שאלות בעוד ועוד אימיילים.

כזכור, מדובר בשלב שבו המועמד עדיין לא הגיש את הבקשה. ויתכן שבסופו של דבר הוא גם לא יגיש אותה.

כאמור, עיכובים מסוג זה עלולים לפגוע בעמידה בלוחות הזמנים של הליך הגיוס, ובינתיים הארגון עלול להפסיד מועמדים טובים מבין אלו שכן הגישו בקשות למשרה, וממתינים לתשובות לגבי התקדמות הליך הגיוס.

לכן, למרות רצונם של מנהלי משאבי האנוש להעניק חווית מועמד טובה, גם למועמדים הפוטנציאלים שטרם הגישו את מועמדותם, ברגע שהשאלות הללו מתחילות לגזול זמן יקר, חשוב מאוד לשים להן גבולות.

אפשר לענות על שאלה בסיסית אחת או שתיים, שעשויות להשפיע על החלטתו של המועמד הפוטנציאלי אם להגיש בקשה למשרה או לא.

אבל זה סיפור שונה לחלוטין כשזה מגיע למצב של בזבוז זמן יקר על חשבון מועמדים אחרים והליך הגיוס כולו.

לכן, אם יש מועמדים פוטנציאלים שמספר השאלות שלהם – לפני הריאיון, ו-ודאי שבשלב שלפני הגשת המועמדות – מתחיל להיות כזה שגוזל זמן רב מדי, רצוי שמנהל משאבי האנוש ישיב לאימייל (שבו נשאלות השאלות) תשובה שמעבירה את המסר כי ישמח לדון בכל הסוגיות הללו בפירוט נרחב בריאיון העבודה.  

The post כמה זמן יש להקדיש למענה לשאלות של מועמדים בעת הליך הגיוס first appeared on HRUS משאבי אנוש.

התחושה המאפיינת את רובם המכריע של עובדים ומנהלים שסובלים מעומס גדול מדי בעבודה היא שאין מספיק שעות ביממה כדי לסיים את כל המשימות.

אין ספק שרבים מאוד בקרב העובדים והמנהלים ששואפים למצויינות והישגים גבוהים, סובלים מעומס עבודה.

מצב זה נכון שבעתיים כאשר מדובר במנהלי משאבי האנוש. כאשר עומס העבודה המוטל עליהם יוצא משליטה, הנפגעים המיידיים הם העובדים והטיפול בהם.

עומס עבודה רב מדי מוביל לתשישות. מנהל משאבי אנוש שרוצה להימנע מנפילה לתהום של הישגים בלתי סבירים, חייב לשנות כמה התנהגויות שמזיקות לו.

מנהל משאבי אנוש לא יכול להימנע ממצב בו נוחתות על שולחנו יום יום אינסוף משימות. ועל פניו נראה כי כולן ברמת דחיפות גבוהה.

אבל רוב מנהלי משאבי האנוש יודעים זה מכבר, שהסתגלות הוא חלק מכריע בכל תפקיד, ובמיוחד במשאבי אנוש.

עם זאת, כאשר השגרה הרגילה משתבשת, מהר מאוד מנהל משאבי האנוש מתחיל להרגיש חסר אונים מול אוקינוס המשימות הדחופות.

להלן 3 טיפים להשתלטות על עומס העבודה של מנהל משאבי האנוש:

1 להשתמש בפועל בכל הטריקים לניהול זמן:

אין ספק שכל מנהל משאבי אנוש כבר יודע שעליו לעשות רשימת מטלות ולחלק אותה לסדרי עדיפויות.

כמו כן, מנהלי משאבי אנוש יודעים שעליהם לשים את הטלפון הנייד על שקט, לסגור את האימייל ולהכריז על שעות ללא הפרעות וללא הסחות דעת.

אבל האם באמת כל מנהל משאבי אנוש אכן מיישם את הטריקים הללו? אם הם לא מיושמים, כדאי להרחיק את הטלפון מטווח הראייה.

ואם יש צורך בטלפון כדי לבצע משימות מסויימות, מומלץ לכבות את כל ההפרעות והחלונות הקופצים מהאימייל, הווטסאפ וה-SMS.

בנוסף, כדאי לחלק את המשימות לשלוש קבוצות שלכל אחת סדר עדיפות משלה: גבוה בינוני ונמוך.

לאחר מכן יש לסדר את כל אחת מקבוצות המשימות לפי סדר עדיפות פנימי. למשל: גבוה-1, גבוה-2 גבוה-3, בינוני-1, בינוני-2 בינוני-3 וכך הלאה.

בנוסף, כדאי לסגור בלוח השנה או ביומן שעות מסויימות שהן יהיו השעות השקטות שבמהלכן לא יאפשר מנהל משאבי האנוש להפריע לו.

סגירת שעות אלה לצורך עבודה ללא הפרעות תעניק למנהל משאבי האנוש שקט ושלווה כדי לבצע את העבודה מהר יותר מאשר במצב בו יש לו הסחות דעת.

2 ליצור עד כמה שניתן, שגרת עבודה מתוכננת:

האיום הגדול ביותר על השגרה הוא הצורך לכבות שריפות, וזה קורה הרבה מדי פעמים. הבקשות שמגיעות אל שולחנו של מנהל משאבי האנוש הופכות לערימות אינסופיות, ולא תמיד השריפות הן אכן שריפות, והדחיפות אינה תמיד כל כך בהולה.

הקפדה על השגרה הנכונה יכולה לסייע במניעת הצורך בכיבוי שריפות והיצמדות – ככל הניתן – לשגרה, יכולה לסייע רבות בניהול העומס.

3 להשתמש בכלים הקיימים ביעילות גבוהה יותר או להחליף את הכלים לכלים יעילים יותר:

אם בארגון יש כמה מערכות שהן מנותקות זו מזו, או שהארגון לא עבר עדיין באופן מלא לדיגיטל, או שאין לו מערכות שמאפשרות 'שירות עצמי' לעובדים לגבי משימות בסיסיות, כדאי לשנות את הדברים האלה.

פלטפורמות משאבי אנוש השונות חייבות להיות מחוברות זו לזו, ועדיף אף שהן יהיו על גבי פלטפורמה טכנולוגית אחת.

בנוסף, הטמעת ערכת שירות עצמי לעובדים מאפשרת למנהל משאבי האנוש ללמד את העובדים ולהרגיל אותם  לבצע שינויים פשוטים בנתונים שלהם (למשל, כתובת מגורים, מצב משפחתי וכו) באופן עצמאי ישירות מול המערכת.

מדובר בתהליך קל ופשוט והוא חיוני לצורך צמצום רשימת המטלות של מנהל משאבי האנוש. ניתן ליצור מערכת לאימות, ולבטל את התהליך המייגע של שינוי כל הפרטים הללו.

The post 3 טיפים להשתלטות על עומס עבודה גדול מדי של מנהל משאבי האנוש first appeared on HRUS משאבי אנוש.

לפעמים ניתן לקבל דחיית דדליין, אבל ברוב המקרים, אי עמידה בלוחות הזמנים יוצרת תגובות שרשרת שפוגעות בניהול המשאב האנושי ובארגון כולו.

האמצעי המרכזי והחשוב ביותר שמאפשר למנהל משאבי האנוש להתמודד עם מועדי יעד (דדליינים) צפופים הוא מערכות טכנולוגיות ובראשן מערכות בינה מלאכותית המשולבות ברובוטיקה.

מערכות הבינה המלאכותית מקצרות בצורה דרמטית את הזמן שעל מנהל משאבי האנוש להקדיש למשימות המוטלות עליו.

ממחקר שנערך בארה"ב בנושא של הכנסת מערכות בינה מלאכותית למחלקת משאבי אנוש עולה, כי בכ-81% מהארגונים שאימצו את מערכות הבינה המלאכותית לצרכי משאבי אנוש נרשמה צמיחה של כ-10% (בתוצאות הכספיות של הארגון).

ובמעט יותר מ-50 אחוזים מהארגונים (שאימצו את מערכות הבינה המלאכותית עבור ממחלקות משאבי האנוש שלהם), נרשמה צמיחה של יותר מ-20%.

הסיבות לצמיחה זו הן בין השאר חיסכון בזמנה של מחלקת משאבי האנוש, חיסכון בעלויות הנדרשות למשאבי האנוש, ועל ידי כך השפעה על התוצאות העסקיות של הארגון.

כאמור, יש כיום יותר ויותר משימות שמועברות לביצוע על ידי רובוטיקה המבוססת על בינה מלאכותית, והן מקצרות את משך העבודה על משימות רבות שדורשות בעיקר עבודה רוטינית, משעות ארוכות לדקות ספורות ואף לרמה של שניות.

ההתמודדות עם משימות שגרה בכל תחומי העיסוק של מחלקת משאבי האנוש ובראשן משימות גיוס עובדים, איתור עובדים שמגיע להם קידום, איתור עובדים בעלי פוטנציאל נטישה ומשימות רבות אחרות, יכולות להתבצע על ידי מערכות הבינה המלאכותית.

מנהל משאבי האנוש יכול לקבל לידיו את תוצאות המשימות הללו לאחר שהושלמו ולקבל על פיהן החלטות ברמה האסטרטגית. זה מאפשר לצוות משאבי האנוש להיות הרבה יותר פרודוקטיבי וממוקד מטרה, וכתוצאה מכך החסכון האמור.

אחת המשימות החשובות והמרכזיות ביותר שניצבות בפני מנהל משאבי האנוש, ושניתן לבצע אותן על ידי מערכות בינה מלאכותית, הוא ניהול חווית המועמדים.

כאשר מועמדים חווים חוויה חיובית בהליך הגיוס, הרי שגם אם בסופו של דבר הם לא מתקבלים לעבודה בחברה, הם הופכים למועמדים פוטנציאליים עתידיים, כלומר הם ממשיכים לראות בחברה מקום עבודה פוטנציאלי מבחינתם.

יתרה מכך, גם אם בסופו של דבר מועמדים מסויימים לא התקבלו לעבודה בחברה, הרי שאם חווית המועמד שלהם היתה חיובית הם יכולים להיות לא רק מועמדים עתידיים של החברה אלא גם תומכי מותג המעסיק שלה ולקוחות נאמנים שלה.

לכך יש להוסיף את העובדה, כי ממחקרים שבוצעו בארה"ב עולה, שכ-72% מהמועמדים לעבודה שחוו חווית מועמד שלילית משתפים את החוויה השלילית שעברו בארגון ברשתות חברתיות.

זאת ועוד, חברות בארה"ב מעידות כי הן הפסידו כששה מיליון דולר בשנה, רק משום שמועמדים טובים שעברו חווית מועמד שלילית החליטו לעבוד עבור המתחרים.

The post בינה מלאכותית משפרת את ניהול הזמן של מנהל משאבי האנוש first appeared on HRUS משאבי אנוש.

פתאום ביום אחד נחתה על שולחנם של מנהלי משאבי האנוש –  בנוסף למשימות שהיו מוטלות עליהם בימים כתיקונם – כמות אדירה של משימות מסוגים חדשים לגמרי.

החל בצורך להבין בטווח זמן מיידי את כל הליך הוצאת העובדים לחופשות ללא תשלום (חל"ת), דרך הצורך להעסיק עובדים מהבית עם כל הכרוך בכך לרבות פגישות בזום, שימור עובדים מרחוק, תקשורת רצופה עם כל עובד והעברת משוב מרחוק, דאגה לציוד מתאים לכל עובד שעבר לעבוד מהבית, תמרון בין עובדים שנאלצים לטפל בילדיהם תוך כדי עבודה ועוד, ועד הצורך לגייס עובדים מרחוק, לרבות ביצוע כל הליך המיון, הראיונות, והקליטה מרחוק.

המשמעות בפועל היא הוספת עומס חסר תקדים של עבודה, והסתגלות למשימות חדשות לחלוטין תוך כדי עבודה בלוחות זמנים אפסיים.

בימים אלה מגיע משבר הקורונה אל סיומו, גם אם בהדרגה, וכעת מוטל על מנהלי משאבי האנוש להתמודד עם משימות החזרה לעבודה עם כל המשתמע מהחזרת עובדים למשרדים.

יש להחליט באילו היקפים העובדים יחזרו לעבודה. האם העובדים יחזרו לכמה ימים בשבוע בעוד שבשאר הימים ימשיכו לעבוד מהבית, או האם חלק מהעובדים ימשיכו לעבוד מהבית כל ימות השבוע בעוד שעובדים אחרים יעבדו מהמשרד בחלק מהזמן או רוב הזמן או כל הזמן.

מה צריך לעשות (או מה אפשר לעשות) לגבי עובדים שמסרבים להתחסן, איך ניתן לשמור על בריאות העובדים ועל הארגון כולו, איך להמנע מהגעה למצב של סגירת המשרדים בגלל חולה מאומת ועוד.

בד בבד, נדרשים מנהלי משאבי האנוש להמשיך בעבודה ה"רגילה" של גיוס, קליטה, ניהול תקשורת פנימית, שימור עובדים ועוד.

במילים אחרות מדובר בעומס עבודה גדול מאוד על כל מנהל ומנהלת משאבי אנוש והשאלה הגדולה היא איך מתמודדים עם עומס עבודה כזה.

אפשרות אחת היא להכניס כמה שיותר טכנולוגיה. אפשר לשלב תוכנות שיבצעו חלק מהעבודה הטכנית שאינה דורשת תכנון וקבלת החלטות, או אפילו בינה מלאכותית ורובוטיקה שיסייעו בהליכים מורכבים יותר, דבר שישאיר למנהלי משאבי האנוש יותר זמן לנושאי אסטרטגיה.  

אפשרות נוספת היא לתכנן לוח זמנים מאוד קפדני לכל משימה כדי שלא להתפזר על יותר מדי משימות שיעכבו את ההליכים. לוח הזמנים הזה צריך להיות מתוכנן כפי שמתכננים תקציב.

ממש כמו שבתקציב מתכננים להוציא רק כספים שיש, כך יש להקפיד להקצות לכל משימה פרק זמן שישאיר מקום למשימות אחרות, באופן שסך כל המשימות לא ימשך מעבר למספר שעות סביר.

ברגע שהקצאת הזמן תהיה מתכוננת לפרטי פרטים, ניתן יהיה לבדוק כמה זמן (ובאיזה חלק של היום) מקצים לפעילויות שוטפות כמו מענה לאימיילים, פגישות וכד.

אם מגלים שהזמן שמוקצב למענה לאימיילים, לדוגמה, גוזל שיעור ניכר מסך "עוגת" הזמן, יש לתכנן איך להקטין את פרק הזמן הזה. וכך הלאה לגבי כל סוגי המשימות.

The post איך נסק עומס העבודה של מנהלי מש"א ואיך ניתן להתמודד איתו first appeared on HRUS משאבי אנוש.