כאשר מנהלים חשים כי העובדים אינם מנצלים את הזמן ביעילות, התפקיד של מנהל משאבי האנוש אינו להפוך לשוטר, אלא לבנות מערך מדידה חכם ולספק כלים לשיפור.

להלן 4 צעדים למדידת מידת היעילות של ניהול זמן העובדים:

מדידה אפקטיבית אינה מתמקדת בספירת שעות נוכחות, אלא בבחינת ערך ותפוקה. חברות המחקר המובילות מציעות כמה כלים ומתודולוגיות למדידת ניהול הזמן.

1 ניתוח נתוני עבודה דיגיטליים:

החוקרים של חברת המחקר גרטנר מצביעים על עלייה בשימוש בכלי ניתוח פרודוקטיביות המנטרים מדדים פסיביים, לרבות זמן תגובה לאימיילים, משך פגישות וזמן עבודה מרוכז באפליקציות ליבה.

2 מדדי תפוקה ותוצאות:

במקום למדוד תשומות, חברת מחקר מסויימות, בהן חברת מקינזי, ממליצות להתמקד בתוצאות.

הגדרת יעדים ברורים מאפשרת לזהות האם העובד עומד בלוחות הזמנים ובאיכות הנדרשת, ללא קשר למספר ההפסקות שלקח.

3 סקרי מחוברות והערכה עצמית:

ממחקרים של חברת גאלופ עולה, כי קיים קשר ישיר בין רמת המחוברות של העובד לארגון לבין יעילות ניצול הזמן שלו.

סקרים תקופתיים יכולים לחשוף מרכיבים שהם 'זוללי' זמן ארגוניים, כמו בירוקרטיה עודפת או עומס פגישות.

4 בחינת עומסים אובייקטיבית:

מחקר של חברת PwC מדגיש את החשיבות של מיפוי תהליכים כדי לבדוק אם חוסר היעילות נובע מחוסר מיומנות של העובד, או שמא מתהליכים ארגוניים מסורבלים המעכבים אותו.

אם כן, איך יכול מנהל משאבי האנוש לתקן את חוסר היעילות ולקדם יעילות גבוהה של ניהול זמן.

להלן 4 מישורים בהם על מנהל משאבי האנוש לפעול במקרים בהם מתברר שניהול זמן העובדים אינו יעיל:

1 תרבות ארגונית של 'צום פגישות' וצמצום רעשים:

ממחקר של דלויט עולה, כי עובדים רבים חווים עומס קוגניטיבי בשל ריבוי משימות ופגישות מיותרות.

מנהל משאבי האנוש יכול להוביל מדיניות של ימים ללא פגישות או קיצור פגישות מ-60 דקות ל-25 דקות.

2 הכשרות וסדנאות לניהול זמן:

אספקת כלים פרקטיים לעובדים, הקניית מיומנויות כמו תיעדוף משימות, וניהול יומן חכם.

3 הטמעת טכנולוגיות ואוטומציה:

לעיתים הזמן אינו מנוצל ביעילות כי העובדים תקועים במשימות ידניות שחוקות. שילוב כלי בינה מלאכותית ואוטומציה יכול לפנות זמן יקר לעבודה מהותית.

4 שיחות משוב ממוקדות:

הנחיית המנהלים הישירים לקיים שיחות אחד על אחד שאינן ביקורתיות, אלא תומכות, במטרה להבין את חסמי הפרודוקטיביות (כמו למשל שחיקה או חוסר בהירות של המשימות).

בשורה התחתונה, ניהול זמן לקוי הוא לרוב סימפטום ולא הבעיה עצמה. מעבר ממדידת תשומות למדידת תפוקות, יחד עם יצירת סביבת עבודה המפחיתה הסחות דעת, יאפשרו למנהלי משאבי האנוש להזניק את הפרודוקטיביות הארגונית בצורה בריאה ולאורך זמן.

The post 4 צעדים למדידת מידת היעילות של ניהול הזמן של העובדים first appeared on HRUS משאבי אנוש.

מסירות של עובדים היא אמנם בעלת ערך, אבל שעות עבודה מוגזמות מובילות לעתים קרובות לשחיקה, לירידה ביצירתיות וכתוצאה מכך לירידה בחדשנות, ולירידה בביצועים.

למנהלי משאבי אנוש יש יכולת ואחריות, להעביר את הפוקוס ממספר שעות העבודה של העובדים לאפקטיביות שלהם.

קידום אסטרטגיות עבודה חכמות מאפשר למנהלי משאבי אנוש לטפח תרבות ארגונית של חדשנות ומצוינות בת קיימא בלי להאדיר עודף שעות עבודה.

אחת מאסטרטגיות המפתח שמאפשרות להשיג זאת היא יישום הסדרי עבודה גמישים.

כאשר לעובדים יש את האוטונומיה לבחור מתי ואיפה הם עובדים, סביר יותר שהם יבנו את יום העבודה שלהם סביב השעות הפרודוקטיביות שלהם.

בין אם באמצעות עבודה מהבית, שבועות עבודה מקוצרים או שעות גמישות, מתן שליטה לעובדים על זמנם מעודד מיקוד, רווחה ולקיחת אחריות. מרכיבים אלה הינם חיוניים ליצירת חדשנות ולעבודה איכותית.

כלי רב עוצמה נוסף הוא קידום שיטות עבודה ששמות דגש על שעות מסוימות שבהן לא ניתן להפריע לעובד, ובהן הוא מתמקד במשימות שהן תובעניות מבחינה קוגניטיבית.

מנהלי משאבי אנוש יכולים לעודד זאת על ידי טיפוח תרבות ארגונית שמעריכה גבולות, לרבות צמצום פגישות מיותרות, קביעת חסימות פרקי זמן ללא הודעות דואר אלקטרוני או ווטסאפ ועוד.

עבודה ממוקדת כזאת מובילה לפרודוקטיביות איכותית יותר, פתרון בעיות טוב יותר וחשיבה יצירתית יותר.

כדי לעבור באמת למיקוד באיכות העבודה ולא במספר השעות, על מנהלי משאבי אנוש לתכנן  מחדש את אופן מדידת הביצועים.

הערכות ביצועים לתוצאות בלבד, מתמקדות בתוצאות ובהישגים, ולא במספר שעות עבודה.

כאשר עובדים מוערכים על פי ההשפעה והאפקטיביות של עבודתם ולא לפי כמות הזמן שהם יושבים ליד שולחנם, זה מניע בהירות ואחריות.

מנהלי משאבי אנוש יכולים לשתף פעולה עם מנהלים ישירים כדי להגדיר יעדים ברורים ומדידים הקשורים ליעדים עסקיים, תוך שהם מוודאים שהמצוינות זוכה להכרה ומתוגמלת על סמך תוצאות, ולא על בסיס מספר שעות העבודה.

יתר על כן, על מנהלי משאבי אנוש לוודא שהארגון מכשיר מנהלים לתת דוגמה אישית לעבודה חכמה.

כשמנהלים תומכים בפומבי בהצבת גבולות על זמן העבודה, לוקחים הפסקות משמעותיות ונותנים עדיפות לחשיבה אסטרטגית על פני פעילות ללא הפסקה, הם מאותתים לעובדים שהאיזון הינו מקובל ורצוי כאחד.

יצירת תרבות ארגונית של עבודה חכמה, כוללת גם שיחות קבועות של משוב הדדי, המאפשרות לעובדים להשמיע מה עוזר או מעכב את התפוקה שלהם.

זה מאפשר למנהלי משאבי אנוש להתאים מדיניות, כלים או זרימות עבודה כדי לתמוך בשיפור מתמיד בלי להגביר את הלחץ על העובדים.

בשורה התחתונה, למנהל משאבי האנוש יש תפקיד מרכזי בהחלפת פרדיגמות ביצועים מיושנות בגישות חכמות ובריאות יותר.

עידוד גמישות, עבודה ממוקדת תוצאות והערכות ממוקדות תוצאות, מאפשרים לארגונים  להשיג חדשנות ומצוינות, בלי להסתמך על שעות ארוכות או על סטרס מתמשך.

על הארגונים להגיע להבנה שעליהם להפסיק להאדיר את השחיקה הנגרמת משעות עבודה רבות  ולהתחיל לעצב דרכים חכמות יותר להצטיינות.

The post איך להעביר את הפוקוס ממספר שעות העבודה לאפקטיביות וחדשנות first appeared on HRUS משאבי אנוש.

עם כל כך הרבה משימות הדורשות את תשומת הלב שלהם, ניהול זמן יעיל הינו חיוני לשמירה על פרודוקטיביות ולהפחתת מתח.

למעשה, ניהול זמן יעיל הוא המפתח להצלחתם של מנהלי משאבי אנוש והגברת הפרודוקטיביות שלהם.

הצבת סדר עדיפויות למשימות, שימוש בטכנולוגיית משאבי אנוש והצבת גבולות, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש לשפר את הפרודוקטיביות ואת היעילות שלהם ולהפחית מעצמם את הסטרס.

יישום אסטרטגיות אלו מאפשר לאנשי משאבי אנוש לנהל את תחומי האחריות שלהם בצורה יעילה יותר תוך שמירה על איזון טוב יותר בין עבודה לחיים אישיים.

להלן 3 טיפים לניהול זמן יעיל ואפקטיבי של זמנו של מנהל משאבי האנוש:

1 קביעת סדר עדיפות של משימות להאצלת סמכויות:

מנהלי משאבי אנוש מתמודדים לעתים קרובות עם עומסים גדולים מאוד. לכן יש חשיבות רבה לקביעת סדרי עדיפויות של משימות, על פי דחיפות וחשיבות.

מטריצת אייזנהאואר, שמסווגת משימות לארבעה רבעים – דחופים וחשובים, חשובים אך לא דחופים, דחופים אך לא חשובים, ולא דחופים ולא חשובים – יכולה לעזור למנהלי משאבי אנוש להחליט היכן למקד את מאמציהם.

בנוסף, האצלת סמכויות הינה חיונית לצורך ניהול זמן יעיל. מנהלי משאבי אנוש צריכים להקצות משימות שגרתיות, כגון תזמון ראיונות או עיבוד ניירת, לחברי הצוות שלהם או להשתמש בכלי אוטומציה של משאבי אנוש כדי לטפל בעבודה אדמיניסטרטיבית שחוזרת על עצמה.

האצלת סמכויות מפנה זמן ליוזמות אסטרטגיות ובה בעת מעצימה את העובדים בצוות לפתח את כישוריהם.

2 טכנולוגיית משאבי אנוש ואוטומציה:

לטכנולוגיה יש תפקיד מכריע בייעול הפעולות של מנהלי משאבי אנוש. מינוף תוכנות משאבי אנוש וכלי אוטומציה מאפשר למנהלי משאבי האנוש להפחית עומסי עבודה ידניים ולהגביר את היעילות.

לדוגמה, מערכות מעקב אחר מועמדים, מפשטות את הליך גיוס העובדים, מערכות מידע למשאבי אנוש מנהלות את נתוני העובדים, וצ'אטבוטים מבוססי בינה מלאכותית מטפלים בפניות נפוצות של עובדים.

כלים למעקב אחר זמן ותזמון יכולים גם לעזור למנהלי משאבי אנוש להישאר מאורגנים ולהבטיח ניהול יעיל של פגישות, ראיונות ומועדי תאימות.

שילוב טכנולוגיה בתפעול היומיומי מאפשר למנהלי משאבי אנוש למזער עומסים אדמיניסטרטיביים ולהתמקד במשימות אסטרטגיות המניעות הצלחה עסקית.

3 להגדיר גבולות, ושעות מסויימות למשימות שדורשות התמקדות:

הדרישות הקבועות מהעובדים, מההנהלה הבכירה ומבעלי תפקידי מפתח, מקשות מאוד על מנהלי משאבי אנוש למצוא זמן ללא הפרעה לפרויקטים קריטיים.

כדי למקסם את הפרודוקטיביות, חשוב להגדיר גבולות ולתזמן שעות שבהן הם מתמקדים בהשגת יעדים ספציפיים.

הגדרת זמן בלוח השנה למשימות בעדיפות גבוהה, כגון פיתוח מדיניות או תכנון כוח אדם, עוזרת למנוע הסחות דעת.

תקשור גבולות אלו לעמיתים ולחברי הצוות מבטיחה כי הפרעות לא דחופות מופחתות למינימום ההכרחי.

בנוסף, שימוש בטכניקות כמו למשל עבודה במרווחים ממוקדים עם הפסקות קצרות, יכול לשפר את הריכוז והיעילות.

The post 3 טיפים לניהול זמן יעיל ואפקטיבי ע"י מנהל משאבי האנוש first appeared on HRUS משאבי אנוש.