המטרה הייתה לאתר פתרון שייתן מענה לבעיות שהוזכרו תוך עמידה במספר קריטריונים: הטמעה בפרק זמן קצר יחסית, התקנה פשוטה (בעדיפות למערכת מבוססת "ענן", ללא התקנה פיזית בארגון), ממשק ידידותי למשתמש ובעלות סבירה.

הפתרון שנבחר היה חילןBI – מוצר מדף מבוסס ענן שניתן להתאים בצורה פשוטה יחסית לצורכי והגדרות הארגון. מאחר ומדובר במערכת של חילן, היא התממשקה בקלות עם מערכות השכר והנוכחות של חילן בארגון. המערכת אפשרה הגנה על סודיות הנתונים, הן בשלב הטעינה למערכת והן ברמת ההרשאות ואפשרויות הצפייה שניתנו למשתמשים השונים בארגון. הטמעת המערכת נעשתה בחודשים ספורים בלבד.

בהמשך ההרצאה פירט ניב את המדדים אותם הארגון מקבל היום מהמערכת, ביניהם מצבת כוח אדם בתקופות זמן שונות, מדדים פיננסיים ומדדי חוסן ארגוני. כדברי עמית: "המדדים מאפשרים לנו לזהות בצורה פשוטה קפיצות (במצבת כוח האדם, בעלויות ההעסקה וכיו"ב) שיכולות להעיד על בעיה כלשהי ושדורשות תשומת לב של הארגון".

מבחינת חוסן ארגוני למשל, המערכת מאפשרת לנתח את העומס במחלקות השונות. אם יש למשל עומס רב באחת המחלקות, ייתכן ויש צורך לגייס עובדים נוספים לאותה מחלקה. לעומת זאת, אם קיים עומס נמוך, זה עלול להעיד על בעיית מוטיבציה בקרב העובדים. כל זאת ניתן לפלח בלחיצת כפתור ברמת חטיבה, מחלקה ועד לרמת העובד הבודד.

במכתשים אגן ניתן כיום להשוות בין מחלקות שונות בארגון בהיבט של שעות נוספות, היעדרויות וכיו"ב. אם מנהל מבקש גיוס נוסף, אפשר לבדוק אם יש ייצור מוגבר ולכן הוא צריך תוספת כוח אדם או שמדובר בניהול לא נכון של העובדים המבצעים שעות נוספות ללא הצדקה. מעבר לכך, המערכת מאפשרת לנהל תיק עובד עד לרזולוציה שבה ניתן לראות אם עובד עולה יותר או פחות מהממוצע, איך הוא ביחס לעובדים אחרים בהיבט של ימי חופשה, שעות עבודה נוספות, היעדרויות ועוד.

מרכיב משמעותי נוסף בפרויקט היה ניהול תוכנית העבודה הגלובאלית בצורה המאפשרת לזהות חריגות בגיוס עובדים ובעלות ההעסקה. אפשר לראות את כלל החברה או לפלח לפי מדינה, מחלקה, מקצועות, מנהלים, תקופות וכיו"ב.

חילן BI מאפשרת גם לבחון פרמטרים חיוניים כמו גיוסים מול עזיבות. ניתוח זה מאפשר לראות האם הגיוסים הם החלפה של עובדים שעזבו או שמדובר בתקנים חדשים. לדוגמה, בחברות או חטיבות צומחות נצפה לראות יותר גיוסים מעזיבות. בנוסף המערכת מאפשרת ניתוח של סיבת העזיבה – מדוע העובדים עוזבים? האם הם חושבים ששכרם נמוך או שהם אינם מזדהים עם התרבות ארגונית? ברגע שמזהים את הסיבה, ניתן להציע למנהלים פתרונות שונים.

מדד נוסף הקיים בחילן BI הוא איכות הגיוס והקליטה. מדד זה בודק את העזיבות במהלך שנת העבודה הראשונה של העובד. אם עובדים עוזבים מרצונם במהלך השנה הראשונה לעבודתם , זה יכול להעיד על פגמים בתהליך הקליטה. מכאן לומדים שצריך לעבוד עם המנהלים על שיפור תהליך הקליטה. לעומת זאת, אם עובדים מפוטרים במהלך השנה הראשונה, אז זה יכול להעיד על פגמים בתהליך הגיוס.

המערכת מאפשרת למעשה לחטיבת משאבי אנוש במכתשים אגן לזהות מגמות ובעיות הדורשות את תשומת הלב של הארגון ולהציע פתרונות אפשריים שיכולים לסייע בחיסכון במשאבים ובהוזלת עלויות.

עמית ניב סיכם כי מה שאינו מדיד אינו ניתן לניהול. ללא הגדרת מדדים קשה לזהות בארגון נושאים שעובדים כהלכה ובעיות הדורשות טיפול ופתרון. יחד עם זאת, מאחר וקיימים מדדים רבים, חשוב להגדיר סדרי עדיפויות ואת המדדים בהם ירצה הארגון להתמקד, כדי למנוע "התפזרות".

עמית סיים את הרצאתו בכמה דגשים פרקטיים: "אם אתם הולכים להטמיע מערכת BI, התייעצו עם ארגונים שעברו תהליך כזה, תלמדו ותחקרו. מומלץ להתייעץ עם חילן המומחית לנושא. אחרי שהחלטתם להטמיע מערכת BI, בנו ראשית פיילוט מצומצם. יש הבדל בין מה שאנחנו חושבים ומדמיינים לבין איך שזה נראה במציאות. הפיילוט יאפשר לכם להבין מה צריך להוסיף, לשנות ולשפר. נסו לערב אנשי כספים, אנשי תפעול ועוד אנשי מקצוע מתחומים שונים כדי שיתנו נקודות מבט נוספות על אלה הקיימות במשאבי אנוש".

רוצים לקחת חלק בכנס הבא שלנו? להרחיב ולהעמיק את ידיעתכם ואת היכולות הארגוניות בתחום ניהול משאבי אנוש?

לפרטים ולו"ז כנסי משאבי אנוש – לחץ כאן!

The post חיבור לביזנס באמצעות הטמעת מערכת מדדי HR first appeared on HRUS משאבי אנוש.

למידע נוסף על הכנס השנתי לניהול משאבי אנוש – לחץ כאן!
 

עמית ניב, מנהל שכר והטבות בחברת מכתשים אגן, נמנה בפאנל המרצים שלנו בכנס משאבי אנוש 2013. את הרצאתו בכנס יקדיש ניב להצגת התהליך שעברה חטיבת משאבי אנוש: בחירת המערכת של חילן, הטמעתה בארגון והתרומה העסקית הממשית של תהליך זה לארגון בכלל ולחטיבת משאבי אנוש בפרט.

רקע על המרצה: עמית ניב הינו בעל תואר ראשון במשפטים וכלכלה ותואר שני במנהל עסקים. עמית מנהל שכר והטבות בחברת מכתשים אגן מזה כ-3 שנים וקודם לכן ביצע תפקיד דומה בחברת קומברס.

רקע על מכתשים אגן: מכתשים אגן היא יצרנית ומפיצה עולמית מובילה של מוצרים גנריים להגנה על הצומח. החברה ידועה בזכות היקף הידע והניסיון שלה, יכולות טכנולוגיות והנדסיות גבוהות, מומחיות ברישום מוצרים, שמירה על תקנים מחמירים להגנת הסביבה, בקרת איכות קפדנית, וערוצי שיווק והפצה גלובליים.

מכתשים אגן מעסיקה כ-4,500 עובדים ברחבי העולם מתוכם 1,200 בארץ, במטה החברה באיירפורט-סיטי ובמפעלי ייצור באשדוד, בבאר שבע וברמת חובב. החברה מעסיקה בישראל כ-15 בעלי תפקידים בתחום משאבי אנוש.

מבנה מטה משאבי האנוש: בראש החטיבה עומד סמנכ"ל משאבי האנוש, ומתחתיו מנהלי משאבי האנוש החטיבתיים / האזוריים המכונים HR Business Partners. לצידם פועלים Centers of Expertise (מרכזי ידע) בתחומים כמו שכר והטבות, גיוס, פיתוח ארגוני וכד'.

במפעלים עצמם ובחברות הבנות בחו"ל ישנם מנהלי משאבי אנוש מקומיים אשר מדווחים באופן מטריציוני למנהלי משאבי האנוש החטיבתיים / האזוריים.
 

 
מה הוביל אתכם למהלך זה של הטמעת מערכת בינה עסקית ל-HR?

במכתשים אגן אנחנו שמים דגש רב על טיפוח ופיתוח ההון האנושי. כל עוד לא הייתה לנו מערכת לניהול נתוני העובדים יכולותינו בנושא היו יחסית מוגבלות. בנוסף, הנתונים שכן היו בידינו אודות עובדינו ברחבי העולם לא היו אחידים. לכן הגענו להבנה שדרושה לנו מערכת שתאפשר שליטה מלאה על נתונים עדכניים ומדויקים.

ברגע שהתחלנו לבדוק את השטח הבנו שישנם פתרונות מורכבים ויקרים שזמן ההטמעה שלהם הוא ארוך מאוד. היה לנו ברור שאנו זקוקים לתהליך מהיר ובהשקעה כספית סבירה. לאחר מספר חודשים שבהם בדקנו אלטרנטיבות והתייעצנו עם מומחים, החלטנו לבחור במערכת של חילן.

מה היה הצורך הקריטי ביותר או הדרישה הראשונה שלכם מהמערכת?

הצורך הקריטי היה במידע מדויק כדי לקבל זווית ראיה מקיפה ומדויקת על כלל העובדים שלנו. רצינו לקבל תשובות לשאלות כמו איך נראית מצבת העובדים בכל מקום ובכל זמן נתון, מהו חתך הגילאים, מהו הוותק של העובדים, מהן עלויות ההעסקה, מהו אחוז העזיבות, מי עוזב ומדוע.

איך הגדרת במשפט אחד את "המערכת האידיאלית"?

רצינו פתרון פשוט, מהיר וזול יחסית- Quick win. לא רצינו להיגרר לפרויקט של 5 שנים. הפתרון של חילן היה אפקטיבי. ההטמעה הייתה פשוטה כי היה קל לקשר את הממשק לנתונים הקיימים. עשינו פיילוט ותוך כדי עבודה משותפת עם חילן הצלחנו להתאים את המערכת לצרכים שלנו.

תוכל לתאר את מערך העבודה ביום שאחרי הטמעת המערכת?

המערכת משמשת בעיקר את אנשי משאבי האנוש בחברה אך היא פתוחה גם למנהלי כספים אזוריים. זו אמנם מערכת של משאבי אנוש אולם מנהלים מקצועיים רבים נהנים מהדו"חות המופקים, מהמידע ומהמסקנות שניתן להפיק באמצעות העבודה עם המערכת.

המערכת עזרה לנו ליצור שפה אחידה של נתונים בין גורמים שונים בארגון, תוך התבססות על מקור מידע אחד. המערכת משמשת אותנו לניתוחים שונים כגון ניתוח דמוגרפי של גיל, ותק, מגדר, מצבת כ"א, גיוסים, עזיבות, פרישות וכן רמת שכר ועלויות העסקה. דוגמא נוספת לשימוש שנעשה במערכת היא תמיכה במערכת הנפרדת להערכת הביצועים. נתוני העובדים (כמו למשל שיוך ארגוני או מנהל ישיר) במערכת הערכת הביצועים נלקחים ממערכת חילן BI.

יתרון נוסף של המערכת הוא היכולת לבצע ניתוח אד-הוק. לדוגמה אם רוצים לאתר את אנשי הרכש בעולם לצורך הדרכה או פעילות כלשהי, פשוט מוציאים מתוך המערכת את רשימת השמות הרלוונטיים.

אנו נעזרים בחילן BI כדי להפיק תובנות שונות. לדוגמא, בנושא של גיוס עובדים אנו נעזרים במדדים הקיימים במערכת כדי לבדוק האם אנו מגייסים בהתאם לתוכנית העבודה, האם יש עזיבות במהלך שנת עבודתו הראשונה של העובד – עובדה שיכולה להעיד על בעיה בגיוס או בקליטה.

מהו מבחינתך הערך המוסף של העבודה השוטפת עם מערכת חילן?

הכנסת המערכת הייתה כמו הדלקת אור בחדר חשוך. המידע היה קיים אך הוא לא היה מאורגן או שלא היה נגיש. זו הייתה פעולה פשוטה יחסית שאפשרה נגישות למידע ויכולת לקרוא ולנתח את המידע בצורה מהירה, פשוטה ואינטואיטיבית. זה ענה על הצרכים שלנו.

כמובן שעם הארגון הראשוני של המידע הגיע התיאבון לנתונים וניתוחים נוספים. יצרנו דו"חות נוספים באופן הדרגתי. אנחנו עדיין משדרגים ובונים מדי פעם דו"חות חדשים בעזרת צוות התמיכה של חילן, וחושבים אלו ניתוחים נוספים ניתן להפיק מהמערכת.

מה המסר שלך למנהלי משאבי אנוש שניצבים לקראת תהליך הטמעה של מערכת מידע כלשהי?

מידע הוא חשוב לצורך מדידה של הארגון וקבלת החלטות. יחד עם זאת, חשוב להגדיר איזה מידע רוצים לאסוף ולמדוד וגם באיזו דרך. בהרצאה החלוק את בבעיות שניצבנו בפנינו לפני הטמעת המערכת, מה היו השיקולים לבחירת הפתרון שיושם לבסוף, וגם באלו מדדים אנחנו משתמשים ומה אנחנו מפיקים מהמערכת.

מעבר לתועלת הרבה שבהטמעת המערכת עצמה, קיים ערך מוסף בתהליך ההטמעה והשימוש מאחר והוא מחנך את הארגון לחשוב בצורה מסודרת על עדכון נתונים, קריאת נתונים והסקת מסקנות.

ניתן יהיה ללמוד עוד על תהליך הבחירה וההטמעה של המערכת בהרצאתו של עמית בכנס השנתי לניהול משאבי אנוש 2013.

למידע נוסף על הכנס השנתי לניהול משאבי אנוש – לחץ כאן!

The post חיבור לביזנס באמצעות מדדי משאבי אנוש – Case Study חילן – מכתשים אגן first appeared on HRUS משאבי אנוש.