ללא קשר לסוג הארגון, ממנהלי צוותים ועד מנכ"לים, כולם מתמודדים עם אתגר משותף: כיצד לתקשר עם הצוות בצורה אותנטית ומשפיעה. כזו שתעודד מחוברות עובדים והתנהגות רצויה.

אחד הכלים המשפיעים ביותר למטרה זו, הוא גם אחד המסורתיים, המכתב הכתוב בכתב יד פשוט, והסיבות לכך רבות:

1  כתיבת מכתב בכתב יד מצריכה השקעת זמן:

אנו נוטים להעריך כל פעולה של השקעת זמן בנו, כי זמן שאבד כבר לא יחזור לבעליו וכנראה שהינו מספיק חשובים לכותב הפתק כדי ש"יבזבז" עלינו מזמנו.

2 מצריך הרבה יותר מחשבה ותכנון:

אי אפשר ללחוץ על מקש ה-backspace. כל מילה מקבלת תשומת לב ראויה והמסר מרגיש מכוון ומדויק.

3 המכתב אינדיבידואלי:

הפתק הינו "עבודת יד" אישית מהכותב לנמען ומשקף רמת פרסונליזציה גבוהה ולכן גורם לנו להרגיש מיוחדים.

4. המכתב הכתוב על נייר הוא מוחשי:

נשארת עדות לאורך זמן, שניתן להתגאות בה ולספר לחבר'ה. באחת הסדנאות שהעברתי למנהלים בכירים, סיפר אחד המנהלים כי בעת ביקור חולים אצל אחד מאנשיו הופתע לגלות על המקרר פתק תודה שכתב לו.

הוא לא שיער בנפשו עד כמה מכתב התודה השפיע עליו. לעומת זאת במקרה אחר, כאשר שלחו מכתב ברכה אחיד וזהה לכולם, התגלה כי כולם הושלכו לפח כלאחר יד.

יתרה מכך, המכתבים מגלמים גם תועלת רבה ביותר מבחינת עיצוב נורמות התנהגותיות ברחבי הארגון, מעבר להכרת תודה לעובד מסוים על עבודה שנעשתה היטב.

מנכ"לית פפסיקו היוצאת, אינדירה נואי, נהגה לשלוח 400 (!!) מכתבים אישיים מידי שנה, להורים ומשפחות העובדים. הרעיון נולד לאחר ביקורה בבית הוריה בהודו.

בזמן שישבה בסלון, החלו להופיע שכנים ומכרים לברך את הוריה על העבודה הנפלאה שעשו עם ביתם (בכל זאת מנכ"לית חברה אמריקאית מצליחה).

אלא שכל מי שהגיע, כלל לא התייחס אליה עצמה, אלא אל הוריה בלבד. נואי הבינה כמה גאווה ונחת הדבר מסב להוריה ואיזה חלק משמעותי יש להם בעשייה שלה.

עם חזרתה לארה"ב גמלה בליבה החלטה לשלוח מכתבי תודה להורים של עובדים עם התייחסות אישית לגבי התפקיד והאחריות שלוקח העובד על עצמו בחברה.

בתוך זמן קצר נפתח סכר של רגשות. לדברי נואי, הורים גאים החלו לכתוב לה בחזרה, העובדים התלהבו וציפו למכתבים אלו.

אם כן, האם אתם מוכנים להשתמש בכלי זה בארסנל התקשורת בארגון שלכם, ולהתחיל להעלות חיוכים גדולים על פניהם של עובדים? כך תוכלו להתחיל:

1 צרו פייפליין לשבחים:

מועמדים יכולים להגיע דרך המלצת מנהל ישיר, או אפילו דרך עובדים אחרים.

לפירגון של עובדים יש ערך רב ביצירת ערבות הדדית ושיתופי פעולה המקובלים בחברות כמו גוגל, זאפוס ועוד.

2 תכננו זמן קבוע ביומן אחת לשבוע:

הקדישו זמן לכתיבת המכתבים בכתב יד, שאכן צורכים זמן אך כתיבתם נדחית שוב ושוב  בגלל העבודה והעמוס בשוטף.

3 הכול אישי:

ככל שהמכתב יותר פרסונלי ועוסק ב'למה', כלומר, מדוע העובד זוכה לתשבחות, כך המכתב יותר אפקטיבי. המכתב מעורר השראה ואותנטיות כאשר הכותב משקף את הבנתו והערכתו ביחס לסיבה שלשמה נכתב.

4 שליחת המכתב:

האימייל המהיר קורץ לנו תמיד. אבל תארו לעצמכם איזו התרגשות זו להורים או לבני-זוג ולילדים, לקבל מכתב תודה, שנשלח הביתה, המשבח את הבן או הבת או בן\בת-הזוג. הפכתם אותם לגיבורים בעיני משפחתם.

מכתב הכתוב בכתב-יד הינו מחזה נדיר במחוזותינו, ודווקא בכך טמון כוחו. בכל הנוגע למחוברות רגשית של עובדים לארגון, לעתים למחוות הקטנות יש השפעה גדולה.

לכן חשוב להעניק מקום וזמן לכתיבה בעט על נייר. הם בהחלט ראויים למקום בארגז הכלים שלכם בארגון.

הכותבת, מעין גנות, היא מרצה ומנחת סדנאות לפיתוח 'שחקני נשמה' ליצירת צמיחה ארגונית, בעלת מעל 15 שנות ניסיון בתפקידי ניהול, ליווי והקמה של יחידות עסקיות חדשות ביניהן לקסוס, כחברת הנהלה ושותפה להחדרת המותג לארץ תוך יצירת חווית לקוח ייחודית, מנהלת שותפים עסקיים במיקרוסופט תוך בניית מנועי צמיחה בשוק ה-IT ויועצת לחווית לקוח בחברת ייעוץ. maayan@innerstar.co.il

The post אמנות כתיבת המכתבים בכתב יד – ואיך היא קשורה למחוברות עובדים לארגון first appeared on HRUS משאבי אנוש.

במבואת המתחם חיכתה לבאים תקרובת קייטרינג עשירה וכן בר אלכוהול. בתום קבלת הפנים נערך, כמקובל באירועים מן הסוג הזה, מיצג בימתי שכלל סרטים שהופקו במיוחד לאיוונט בהשתתפות השחקן יובל סמו והעובדים; הופעת סטנד-אפ ומסיבת ריקודים עם די.ג'יי אלעד ויינרוב.

הקונספט ההפקתי שנבחר לטובת האירוע היה "מחברים בין כל העולמות". ב-יו.פי.אס הסבירו שמטרת הקונספט "להעצים את החיבור בין העובדים ובין השירותים החדשים שלנו, במרכזם קשת פתרונות חדשה המעניקה ללקוחות פתרונות לוגיסטיקה ושילוח תחת קורת גג אחת".

מנהלת התוכן של הערב הייתה שירה בראשי, ואת הניהול הטכני ביצע אייל סמוראי. את מלאכת ההגברה, התאורה וההקרנה ביצעה חברת גיל טייכמן. חברת אינוויז'ן (INNVISION) הפיקה.

 (צילומים: הפקה)

15 שנה לבזק בינלאומי: המנטורית שרית חדד עשתה חאפלה לעובדים

בגלל הפיטורים: בוטלה מסיבת הפורים לעובדי בית ההשקעות "פסגות"

The post שיעור בחיבור: 600 עובדי UPS פרגנו לעצמם במרכז הירידים first appeared on HRUS משאבי אנוש.

משלוח דברי דואר בהן חבילות, המחאות ומסמכים היא מטלה שגרתית. במרבית המקרים היא נעשית כבדרך אגב, טלפון לחברת השליחים והחבילה בדרך. אך בארגונים גדולים זה עשוי להפוך להוצאה יקרה.

בחברות וארגונים רבים גם מנהלי המחלקות השונות יכולים להוציא משלוחים בכל עת – ללא תאום עם מחלקות אחרות. כך קורה שמנהלי מחלקות רבים אינם מהססים להתקשר לחברת המשלוחים כאשר מונחת חבילה לפניהם. כאשר החשבון מגיע בסוף החודש מתברר כי מדובר בהוצאה משמעותית.

הדרך הפשוטה ביותר לחסוך בהוצאות בתחום זה היא מינוי רכז האחראי על המשלוחים, אשר בדרך כלל הוא יהיה כפוף לממונה על הלוגיסטיקה בארגון- מנהל משאבי האנוש או עובד אחר שהוסמך לכך. הנחייה מפורשת בנושא זה תמנע הוצאת משלוחים על ידי מנהלי המחלקות או מזכירותיהם ללא תאום עם רכז המשלוחים.

דרך יעילה הרבה יותר היא להעביר את החומר הנועד למשלוח לרכז המשלוחים, כולל מידת הדחיפות של המשלוח. לא כל חומר צריך להגיע בכל יום והתעדוף הוא חיוני . רכז המשלוחים יארגן את החומר הנערם לפניו תוך התייחסות למידת הדחיפות שלו וליעד אליו הוא מופנה. החומר הדחוף ישלח קודם, הפחות חשוב אחר כך וכך הלאה. ארגון החומר הנועד למשלוח יעשה על פי הנתיב בו ייסע השליח. למותר לציין שבאופן זה ניתן בהובלה אחת להעביר מספר משלוחים ודברי דואר שאורגנו על פי נתיב הנסיעה.

מרבית חברות המשלוח ובכלל זה דואר ישראל, נותנים היום שירות מסרונים המודיע כאשר נמסר המשלוח ליעדו. המעקב אחר מסירת החומר ליעדו חשוב אותה מידה ואף הוא יעשה על ידי רכז המשלוחים.

ומילה טובה על דואר ישראל- הדואר מאפשר שירות משלוחים יעיל ומהיר ובכלל זה קבלת מסרונים הנוגעים למסירת המשלוח והשירות זול יותר מאשר מרבית חברות המשלוחים. נכון שהוא כולל אלמנט של חוסר נוחיות– יש לגשת אל סניף הדואר הקרוב ולהמתין לעיתים דקות אחדות בתור על מנת למסור המשלוחים, אבל בארגונים בהם כמות המשלוחים גדולה במיוחד כדאי לשקול ברצינות את החלופה הזו- היא זולה יותר ויעילה לא פחות.

The post דברי דואר – לשלוח ולא לשכוח first appeared on HRUS משאבי אנוש.