"אמדוקס עברה ועדיין עוברת מהפכה"

"אמדוקס עברה ועדיין עוברת מהפכה"

צביה בן שמעון, מנהלת גיוס באמדוקס, הציגה את התהליך שעברה ועוברת החברה להטמעת מערכת גיוס חדשה

שיתוף
מנהלת משאבי אנוש
מנהלת משאבי אנוש

צביה בן שמעון, מנהלת גיוס באמדוקס, הציגה את התהליך להטמעת מערכת גיוס חדשה של Success Factor, במסגרת כנס קהילות הגיוס 2012 שהתקיים אתמול (ב') בכפר המכביה ר"ג, בו השתתפו כ-350 חברי הקהילה.

צביה בן שמעון: אמדוקס תומכת בלמעלה מ-250 חברות תקשורת בעולם. אנחנו מספקים שירותים ב-60 מדינות ובחברה מועסקים 20,000 עובדים (5,000 בארץ והשאר בארה"ב ובהודו). אנחנו מגייסים מאות עובדים בשנה כאשר מדובר על גיוסים מורכבים של בעלי מקצועות טכנולוגיים: מהנדסי תוכנה, בודקי תוכנה, מנהלי פרויקטים, אנשי פיתוח ועוד.

בעבר עבדנו עם פיצ'ר של אורקל אבל תהליך הגיוס היה 'בעייתי'. עבדנו עם צוות Back-Office שעזר לנו להתמודד עם 1,000 קורות חיים בחודש. תהליך הסינון היה איטי ויקר. התמודדנו עם כפילויות ולא הצלחנו לנהל מערך מתקדם ומסודר של ניהול מאגר מועמדים. עמדנו בסיטואציות מביכות מול מנהלים מקצועיים בארגון.

שמנו לנו למטרה לשדרג את מערך הגיוס ולצורך כך בחרנו בפתרון של Success Factor כתוכנת משאבי אנוש אינטגרטיבית. מהלך זה נועד לשרת את הסניף הישראלי בשלב הראשון ובעתיד הוא ישמש כפלטפורמת גיוס מרכזית באמדוקס העולמית.

המטרה שלנו הייתה ברורה: אנחנו זקוקים לפתרון כמה שיותר מידי וכמה שיותר מתקדם בו בעת. רצינו ממשק טכנולוגי מתקדם אבל גם מערכת גיוס פשוטה שתאפשר לכל מנהל בקבוצה לקחת חלק אקטיבי בתהליך הגיוס. במערכת החדשה, שתהליך ההטמעה שלה החל רק לפני 7 חודשים, לא רק המנהלים – גם המועמדים לוקחים חלק אקטיבי בתהליך הגיוס. המועמד מגיש את מועמדותו ישירות דרך הממשק מה שחוסך את עבודת הבק-אופיס שכללה איסוף קורות חיים מכתובות דוא"ל שונות, סריקה ומיון לפני משרות.

כעת, מרגע שהעובד ממלא את הטופס בעצמו – הוא בתהליך והוא יכול לראות שקורות החיים התקבלו, שנסגרה המשרה, שהוא במצב המתנה ועוד. אבל היתרון העיקרי של המערכת הזו, המאפשרת שיתוף במידע, הוא העובדה שכעת מנהלים יכולים לעבוד במקביל למחלקת הגיוס. כלומר מנהל מקצועי יכול לראות בכל זמן נתון כמה מועמדים יש לו, מי עבר איזה תהליך, מה נכתב בחוות הדעת עליו, מה נאמר עליו בריאיון ממליצים ועוד. המנהל המגייס יכול להוסיף לעמוד המועמד את חוות דעתו ואת ההמלצות שלו במקביל. זהו כלי גיוס אינטראקטיבי שמאפשר את שיתוף הפעולה האופטימלי בין הגורמים השונים בארגון הלוקחים חלק בתהליך הגיוס.

המעבר למערכת גיוס טכנולוגית אפשרה לנו לעבור לשלב הבא בגיוסים והוא לפתוח בפני מועמד כמה משרות בו זמנית. בעבר זה נחשב לכפילות ויצר בלבול במערכת לכן לא אפשרנו למועמד או לעובד בחברה להגיש מועמדותו לכמה משרות. כיום מועמד יכול להגיש מועמדות במקביל לכמה משרות וזה מגדיל את הסיכויים לשנו לקלוט מועמד טוב לתפקיד שמתאים לו. יש לנו את היכולת להצליב נתונים כך שהוא למעשה יגיע לריאיון עבודה במחלקת HR רק פעם אחד ויקבל הצעת שכר פעם אחת בלבד. בצורה הזו, מנהל מקצועי אחד יכול לראות מה כתבו על מועמד מנהלים מקצועיים אחרים, להיעזר בחוות הדעת שלהם וכמובן לבדוק את הסטאטוס שלו (האם הוא עדיין מועמד או שהוא התקבל למשרה אחרת באמדוקס או בארגון אחר). השקיפות הזו מאפשרת למנהלים המגייסים לפעול בצורה עצמאית ואקטיבית לאורך כל התהליך.

ההשקעה של הטמעת המערכת כבר הוכיחה את עצמה כי ביטלנו את שירותי הבק-אופיס, מה שהוביל לחיסכון של כמה משכורות של עובדות מיקור חוץ בחודש. בנוסף, משיחות שקיימנו עם מנהלים ורכזות הגיוס קיבלנו פידבקים חיוביים. אנשים בארגון התחברו למערכת והבינו את הערך המוסף שלה. כמובן שאת התהליך הזה ניהלנו תוך דגש על ההיבט הפסיכולוגי של שינוי שיטת עבודה. לא הנחתנו את המערכת החדשה אלא קיימנו מפגשי הסברה והדרכה. רצינו שאנשים יבינו ויקבלו את השינוי.

שאלה: האם לא חששתם מירידה במספר המועמדים בעקבות המעבר לפלטפורמת "עשה זאת בעצמך" בה המועמד בעצם אחראי לעדכן קורות חיים?
תשובה: כן, חששנו. לכן דאגנו לאפיין את הממשק בצורה כזו שהוא יהיה כל כך קל, הגיוני וידידותי למשתמש. כיום יש לנו 15,000 קורות חיים מנוהלים במאגר ועד היום נוהלו באמצעותו 411 משרות. כך שבסופו של דבר, אנחנו זוכים להיענות מצד המועמדים ואנחנו אכן רואים הגשת מועמדויות כפולות או מרובות כלומר המועמדים על העובדה שהם יכולים להגיש מועמדות למספר תפקידים בו זמנית כך שלמעשה המערכת עונה על הצרכים האמתיים שלהם.

שאלה: מה השלב הבא בפיתוח תהליך הגיוס?
תשובה: חסרים לנו פיצ'רים חשובים כמו קרדיט לחברות ההשמה וקרדיט לעובדים (במקרים של חבר מביא חבר) ולכן אנחנו עובדים כיום על הקרדיטים בצורה ידנית במקביל לממשק. בחזון שלנו, הממשק אמור לבצע את תהליך מתן הקרדיטים באופן אוטומטי. בנוסף, יש לנו שלאונים ומבחנים רבים ומגוונים למועמדים (מבחני אינטלנציה, מבחני התאמה לתפקידים טכנולוגיים ספציפיים), בעתיד מערכת הגיוס תיתן מענה אוטומטי גם לנושא המבחנים והמבדקים הללו כך שיהיה לנו קל יותר להעביר אותם ולנהל את הנתונים שמתקבלים באמצעותם בצורה מושכלת.

אין תגובות

השאר תגובה