עסוק או יעיל?

יש הבדל גדול בין "עסוק" ובין "יעיל" ולעיתים דומה כי מרב משימות שאנו לוקחים על עצמנו, מעומס העבודה ומאוסף הפגישות שאנו מוסיפים ללו"ז שלנו, אנחנו הרבה יותר עסוקים והרבה פחות יעילים.

עומס אינו אינדיקטור של יעילות או הצלחה. ישנם אנשים שקורסים תחת עומס המשימות, עסוקים כל הזמן ובקושי מתפנים לארוחת צהריים, שלא לדבר על זמן משפחתי או זוגי. הצרה היא, שהעומס הרב לא מאפשר להם לעצור רגע, להביט בתמונה הכוללת ולבחון את מידת היעילות שלהם.

כשאתם עסוקים באינספור משימות, אתם לרב לא יעילים באף אחת מהן ואף משימה לא מתבצעת כהלכה.

להלן 5 דרכים להחליף עומס ביעילות:

אל תקבלו כל משימה

אחד המכשולים הקשים ביותר בדרך לפסגה הוא להפסיק לרצות את המנהלים שלכם כל הזמן ולא לקבל כל משימה שניתנת לכם. הפרדוקס הוא שככל שאתם רוצים להצטייר כיעילים ולמצוא חן בעיניי הבכירים מכם, כך אתם הופכים לחסרי יעילות בשל עודף משימות שלקחתם על עצמכם.

חשבו על מנהל צוות שעסוק בניהול הצוות שלו, במעקב והובלת משימות הצוות, בכתיבת דו"חות להנהלה, בישיבות חברה חוזרות ונשנות, באישור משכורות ובניהול העובדים. כעת הוא מתבקש לקחת על עצמו משימה של סיוע בניהול צוות נוסף לדוגמה, במידה ויענה לבקשה – כל המשימות הנוכחיות שלו כולל המשימה החדשה יתחלקו באותו זמן עבודה קצוב. כל משימה תזכה לפחות זמן ואיכות ירודה בשל העומס, העייפות וחוסר הריכוז ובכך הוא יפגע בסיכוי שלו להתקדם במקום להרשים את המנהלים.

השאירו זמן לחברים ולבני המשפחה

בילויים חברתיים וזמן איכות משפחתי הם בעלי ערך שלא יתואר ולא ניתן לוויתור. כשאתם מתפנים ומתנקים מעומס העבודה ומבלים בחיק חבריכם ובני משפחתכם, אתם נטענים באנרגיות שמשפיעות באופן חיובי על התפקוד המקצועי שלכם. לא משנה כמה עסוקים אתם, אתם מוכרחים לדעת להרפות כדי להיות יעילים בהמשך.

הציבו סדרי עדיפויות

הקפידו לתעדף את המשימות שלכם ולהפסיק לבזבז זמן עם משימות מיותרות כגון בדיקת אימייל מידי רבע שעה או קריאת הודעות ברשתות החברתיות. זכרו, אתם לא מוכרחים להגיב מייד לכל הודעה או מייל שאתם מקבלים, להפך – אנשים שמגיבים מייד מצטיירים כבעלי עודף זמן וחסרי עבודה מה שעשוי להפחיד את הלקוחות. אתם לא צריכים לעשות הכל בבת אחת, הקפידו להשלים משימה אחת ורק אז לעבור למשימה הבאה.

התעלמו מהסחות דעת

אל תתפתו להסחות דעת כגון הזמנה לקפה של קולגה במשרד בזמן שעליכם להגיש דו"ח או כשאתם לקראת סיום פרויקט ואתם מרוכזים בו. כשאתם מוסחים מידת הפרודוקטיביות שלכם יורדת, את כוס הקפה תוכלו לשתות לאחרי שתסיימו. כשעוצרים משימה בזמן שכל האנרגיה והריכוז שלכם מופנים לה, קשה לחזור לאותה נקודה לאחר מכן.

הקפידו לנוח ולצבור כוחות

אם אתם עייפים מיום העבודה הקודם, אינכם ישנים טוב ומגלגלים את העייפות לימים הבאים, היעילות שלכם פוחתת מרגע לרגע. גם אם אתם מאוד עסוקים שימו גבול בשעות הערב ואל תעבדו לאחר השעה שהחלטתם עליה. הגוף צריך לנוח וכן הנפש. עליכם להתרענן, לאכול טוב, לישון טוב ולחדש כוחות מידיי לילה, כדי לקום רעננים ופרודוקטיביים לעבודה.