בכל ארגון, מחלקות משאבי האנוש ומחלקת הכספים-שכר הן עמוד השדרה של כוח העבודה. הן אמנם פועלות לעיתים קרובות בנפרד, אבל תפקידיהן קשורים זה בזה בקשר בל יינתק.
שיתוף פעולה מלא בין שתי המחלקות הללו אינו רק מועיל, אלא הוא חיוני ליעילות תפעולית, עמידה בחוקים ולניהול משאבים אסטרטגי.
כאשר צוותים אלה אינם משתפים פעולה, ההשלכות, מטעויות יקרות ועד מורל עובדים ירוד, עלולות להיות חמורות.
להלן 3 סיבות עיקריות לחשיבות של שיתוף פעולה מלא בין מחלקת משאבי אנוש למחלקת הכספים והשכר:
1 לוודא ציות מושלם לדיני עבודה ולהפחית סיכונים:
מערכת השכר היא למעשה נקודת המפגש בין מדיניות משאבי אנוש לביצוע הפיננסי שלה, מה שהופך את שיתוף הפעולה לחובה, לצורך עמידה בחוק.
מחלקת משאבי אנוש קובעת את הסטטוס החוקי של העובד (משרה מלאה, חלקית, עובד קבלן וכו), את מיקומו ואת זכאותו להטבות מסוימות.
כל אלה מכתיבים באופן ישיר את ניכויי המס, תשלומי הביטוח הלאומי ודרישות שכר המינימום.
מחלקת כספים-שכר מבצעת את החישובים. אם משאבי אנוש לא מודיעים מיידית לכספים על שינוי בסטטוס, במיקום או בהרשמה להטבות, הארגון מסתכן בקנסות חמורים, קנסות וביקורות משפטיות.
זאת ועוד, נתונים משולבים מבטיחים שכל הוצאות העבודה, עלויות ההטבות והחלטות השכר ניתנות למעקב ולהצדקה, ומייעלות ביקורות פיננסיות פנימיות וחיצוניות.
2 תקצוב מדויק ותכנון כוח עבודה אסטרטגי:
מחלקת הכספים זקוקה לנתונים מדויקים ובזמן אמת ממשאבי אנוש כדי לתקצב ביעילות ולתכנן את מבנה כוח העבודה העתידי.
שכר הוא בדרך כלל ההוצאה התפעולית הגדולה ביותר עבור כל חברה. מחלקת הכספים מסתמכת על נתוניה של מחלקת משאבי אנוש, בנוגע לגיוסים צפויים, עזיבה וולונטרית חזויה, העלאות מאושרות ותשלומי בונוסים, כדי ליצור תקציבים רבעוניים ושנתיים מדויקים.
בלי נתונים אלה, התקציבים מבוססים על הנחות מיושנות או שגויות, מה שמוביל לחריגות תקציב או לחוסר מימון נחוץ לצמיחה.
זאת ועוד, כאשר מחלקות משאבי אנוש וכספים משתפות פעולה, הן יכולות למדל את העלות האמיתית של שינויים אסטרטגיים בכוח העבודה, כגון פתיחת משרד חדש, גיוס מחלקה חדשה או השקעה בתוכניות רענון מיומנויות.
מאמץ משותף זה הופך את מחלקת משאבי האנוש ממרכז עלות, לשותף אסטרטגי המספק ניתוחי עלות-תועלת עבור החלטות לגבי טלנטים.
3 שיפור חווית העובד והאמון:
טעויות בשכר או בהטבות הן אחת הדרכים המהירות ביותר לשחוק את אמון העובדים והמורל שלהם.
כאשר עובד חדש מתחיל את עבודתו בחברה, מחלקת משאבי האנוש חייבת לוודא שכל הפרטים האישיים, הבנקאיים והחוזיים מועברים במדויק ובזמן למחלקת השכר.
כשל בכך פירושו עיכוב במשכורת הראשונה, שעלול להיות הרסני עבור עובד חדש ולפגוע מיידית ביחסי העבודה.
יתרה מכך, מחלקת משאבי האנוש קובעת זכויות חופשה וניכויי הטבות. מחלקת הכספים חייבת לעבד ניכויים ותשלומים אלה בצורה נכונה.
ניהול כושל של צבירת ימי חופשה שנתית או ניכויים שגויים של הטבות עלולים לגרום למצוקה משמעותית לעובד ולכאב ראש אדמיניסטרטיבי עצום עבור שתי המחלקות לצורך תיקון.
בסופו של דבר, שילוב תהליכי משאבי אנוש וכספים מבטיח שהארגון מנהל את עובדיו ואת כספו ביעילות מרבית ובסיכון מינימלי.
