מנהלים תיק עובד? היזהרו מהטעויות הנפוצות ביותר

מנהלים תיק עובד? היזהרו מהטעויות הנפוצות ביותר

אילו טעויות נפוצות נעשות בניהול תיקי עובד ומדוע זה יכול להזיק לחברה בעתיד, במקרה של תלונות ותביעות משפטיות?

שיתוף
תיק עובד

העובדים שלכם לא מגיעים לעבוד עבורכם ואתכם עד הפנסיה. הם אפילו לא מחשיבים אתכם כתחנה סופית בתוכנית החומש. גם לא בתוכנית ל-4 השנים הבאות. הם לא באים לטווח הארוך וסביר להניח שגם הארגון לא רואה בהם מועמדים לטווח הארוך ולכן, הסכנה שכל עובד טומן לארגון היא גדולה יותר. קיימת החשיפה גדולה יותר לתלונות לגופים כגון: נציבות שוויון הזדמנויות, נציבות המדינה, מבקר המדינה, הממונה על ההגבלים העסקיים, ארגונים לזכויות עובדים, ועדות ביקורת חיצוניות, ועדות אתיקה למיניהן, גופי תקשורת שמחפשים תמיד "בשר", ובעיקר בתי הדין לעבודה. החשיפה גדולה יותר היום והיא עולה לארגון יותר מפסיקה לפסיקה. 

אז איך אתם, כמנהלי משאבי אנוש, יכולים למזער את הנזק התדמיתי והכלכלי שאליו חשוף הארגון רק מעצם היותו ארגון שמעסיק אנשים? אתר משאבי אנוש HR Morning מציע להקפיד לנהל תיקי עובדים מעודכנים, על פי שיטה אחת מסודרת ואחידה ולהיזהר מהטעויות הבאות:

  • תיקים לא אחידים. ארגונים רבים מנהלים תיקי עובדים בצורה מאוד לא אחידה. ישנם עובדים שהם "בסדר" ולכן התיק שלהם כמעט ריק לעומת העובדים ה"בעייתיים" שהתיק שלהם עמוס למדי. ישנם תפקידים (כמו נציג שירות) שבהם תיקי העובדים מלאים (בחוות דעת של מנהלי, מכתבי תלונות, מכתבי שבח וכיו"ב) ותפקידים (כגון איש כספים) שבהם תיקי העובדים כמעט לא מכילים דבר. תיעוד תיקי עובדים חייב להיות משהו שיטתי וקבוע לאורך ולרוחב הארגון. באם תדרשו אי פעם לעמוד מול ועדה חיצונית או להציג ראיות בבתי משפט, אותם תיקים ישמשו כראיה אמינה רק באם תוכלו להראות שיטת תיעוד אמינה, אחידה וקבועה.
  • שימוש בג'רגון פנימי. ארגונים רבים מדברים בשפה הפנימית שלהם, זו שרק החברים בארגון מכירים וזר לא יבין. יש להם בדיחות פנימיות, דוגמאות משלהם שרק הם מכירים ומספיק שהם מציינים שם של לקוח, עובד או מקרה וכולם יודעים במה מדובר. בכולם הכוונה היא רק למי ששייך לארגון. זכרו, זר לא יבין. לכן, כשאתם מנסחים תכנים לקבצים אחידים לתיקי עובדים, השתמשו בשפה ניאטרלית ומוכרת וצאו מנקודת הנחה שאנשים מבחוץ אולי יקראו את התוכן באחד מן הימים ושהוא יצטרך להבין אותו ללא תרגום והסברה. 
  • תיעוד השלילי בלבד. אחת הטעויות הנפוצות של ארגונים ו/או של מנהלים בדרגות שונות היא לתעד רק את השלילי. הצגת תיקי עובדים המכילים רק אינפורמציה שלילית יוצרת את התחושה שהארגון ו/או המנהלים "מחפשים" את העובדים. זה רק מעצים את התחושה שהארגון מתנהג כמו ביריון שמחפש את החולשות והפגמים של העובדים שלו. בנוסף, תיעוד הפרטים והאירועים השליליים בלבד בתיקי עובדים מייצר קושי להראות את התמונה הגדולה ולהוכיח סוגיות כגון: העובד הגיע באיחור מפעם לפעם ולעומת זאת אנשי הצוות שלו מעולם לא איחרו והם אף נשארו הרבה אחריו. או העובדות שפוטרו (אכן פוטרו 3 עובדות מתוך צוות של 10 עובדים) לא פוטרו כי הן נשים או אימהות אלא כי הן עובדות פחות טובות משאר העובדים… כדי להראות את זה, תצטרכו להראות תיקי עובדים אחרים, הטובים יותר, כשהם מעודכנים בפרטים, אירועים, מכתבי שבח, תוצאות של בדיקות, סקרים, הערכות, טבלאות יעדים וכיו"ב. העובד הוא טוב או רע לא רק ביחס ליעדים קבועים מראש אלא ביחס לעובדים אחרים (אפילו קודמים בתפקיד) ולשם כך צריך לתעד גם עובדים ממוצעים, טובים ומצטיין. רק כשרואים את תיק העובד, על ציר הזמן, ביחס לאחרים, ניתן לקבל את התמונה המלאה.
  • אי מתן הזדמנות לתקן ולשפר. טעות קלאסית של מנהלים היא לתעד את המעשה הרע או התוצאה השלילית של העובד ולסיים בנקודה או סימן קריאה. העובד איחר וננזף. העובד לא עמד ביעדים וקיבל הזהרה. נמסר לעובד שהמנהל הישיר שלו אינו מרוצה מהתפקוד שלו… עד כאן זו רק הקדמה. על מנת שתיק העובד ישמש כראיה לכך שהארגון נוהג בתום לב ובהגינות כלפי העובדים שלו וכי הוא (האחרון) נותן לעובדים הזדמנות אמיתית שווה, יש להשאיר מקום לתיקון. תיק העובד של אתו עובד בעייתי צריך להכיל תוכנית שבה הארגון והמנהלים מאפשרים לעובד להשתפר. כך לדוגמה, סיכום שיחת נזיפה שכולל תאריך להדרכה, חניכה, פגישה נוספת בעוד כמה שבועות שבה העובד יציג השתפרות או יעד חדש, ראלי יותר שבו העובד הצהיר שיוכל לעמוד.

למידע נוסף על זכויות עובדים וחובות מעסיקים – הירשמו עוד היום לכנס דיני עבודה. פרטים והרשמה כאן

סדנת פרזנטציה אפקטיבית והעברת מסרים מרחוק

אין תגובות

השאר תגובה