זמינות יתר וירידה בתפוקה (חלק א')

זמינות יתר וירידה בתפוקה (חלק א')

ארגונים אולי מעוניינים שהעובדים שלהם יהיו זמינים תמיד וחושבים כי הדבר טוב, אך זמינות יתר של עובדים למטרות הארגון יכולות לפגוע בתפקוד התקין ולגרום לירידת בתפוקה!

שיתוף
זמינות עובדים למקום העבודה

אין ספק שאנו חיים בתקופה של שינויים מואצים והתפתחויות מסחררות.

כיווני ההתפתחות הם רבים ושונים, החל ממזעור, לתקשורת, לרפואה וכלה בחקר החלל ובצרכנות מתוחכמת.

מפעם לפעם אנו נוכחים שהרחקנו לכת מידי בהתפתחות מסוימת ואנו מתחילים לקבל תוצאות לוואי לא רצויות. למשל התפתחות מנועי הבנזין במכוניות. השימוש במכוניות התפשט מתחילת המאה העשרים והגיע למסה עצומה שצורכת כמות אדירה של משאבים מוגבלים של כדור הארץ ויוצרת תופעות זיהום קשות. או למשל הטלפונים הסלולרים שבתקופה קצרה הגיעו לרוויה עצומה כולל אצל בני נוער וילדים וכעת מתבררות תופעות הלוואי הבעייתיות ברמה הבריאותית.

ברצוני להצביע על מגמת התפתחות נוספת שכולנו חלק ממנה והיא התופעה של רמת זמינות בלתי מוגבלת. העובד שזמין למנהל שלו במגוון אמצעי תקשורת לעיתים 24 שעות ביממה. הורים שזמינים לילדיהם ללא הפסקה בכול נושא ועניין. אנשי מכירות זמינים ללקוחות שלהם בזמן שהם מטפלים בלקוחות אחרים.

אין חולק על כך שזמינות היא ערך חשוב בשירות. זמינות חשובה בתפעול יומיומי, בוודאי בנושאים קריטיים. זמינות מוערכת מאוד על ידי לקוחות. אך יש סימנים המעידים על כך שהגענו לשלב של זמינות יתר.


למידע נוסף על אפקטיביות אישית וניהול זמן – לחץ כאן!


.

זמינות יתר – רמת זמינות שפוגעת בתפקוד תקין וגורמת לירידה בתפוקה.

מחקרים רבים שנערכים בשנים האחרונות מצביעים על ירידה קשה בתפוקה בארגונים בהם מתקיימת זמינות יתר כחלק מהתרבות הארגונית.

הבה נבחן את הסיבות להתפתחות זמינות היתר ובאופן מובהק בחברה הישראלית:

  1. צורת פעילות של LIFOLAST IN FIRST OUT.
    צורת פעילות זו מתאפיינת במענה מיידי לכל גירוי אחרון שמופיע ללא בקרה וללא אבחנה. אנשים רבים אינם מפעילים מערכת גיבוי כגון רשימת מטלות או TASK LIST הזיכרון שלהם מלא באוסף של מטלות ונושאים לטיפול ולכן ב"רעש רקע" ועומס בלתי פוסקים. כל דבר ועניין שמגיעים אליהם יוצר עומס נוסף והם מנסים "להיפטר" ממנו בהקדם האפשרי וכך כל נושא שמגיע דרך מייל, טלפון SMS, סקייפ, מסנג'ר, SAME TIME ודומיהם (לעיתים מאות ביום) זוכה למענה מיידי באופן אוטומטי כברירת מחדל.
  2. "לא נעים".
    השורשים הפולנים של תרבותנו גורמים לנו לחוש שלא בנוח לומר למישהו "לא" או "לא עכשיו" גם אם לנושא אין חשיבות רבה באותו הרגע. לכן אנו מטפלים בכל נושא מיידית. תרבויות אחרות מאפשרות מענה שלילי בלי שהעונה ירגיש שפגע אנושות באדם השני.
  3. סקרנות מהולה בחרדה.
    התודעה שלנו מצויה רוב הזמן במצב של צורך לדעת מה קורה עם קורטוב של חרדה ודאגה. לכן אנו שומעים חדשות ומבזקי חדשות בתדירות שמדהימה אורחים ממדינות אחרות. כשיש לנו הודעה מהבית או מלקוח, רובנו חושבים לעצמנו "לך תדע מה קרה" או במילים אחרות "צפה לגרוע מכול" ולכן מרגישים צורך לדעת מיידית מה קרה ולהגיב לו. קל להסביר זאת לאור המצב הביטחוני שמלווה את חיינו.
  4. OPEN SPACE.
    עיצוב משרדים ואזורי עבודה כמרחבים פתוחים או פתוחים למחצה. הרעיון נולד בארה"ב על מנת לאפשר תקשורת זמינה בין עובדים. בתרבות האמריקאית קיימת מידה של כבוד טריטוריאלי הדדי שאינו קיים בתרבות הישראלית. בארה"ב נדיר שמישהו יבוא ויתבונן לך במסך המחשב או ייקח לך את העיתון או יחבוט בידידותיות על שכמך.
  5. ריבוי אמצעי תקשורת
    כמות אמצעי התקשורת העומדים לרשותנו גדלה משנה לשנה. רבים מאיתנו מתנהלים כמרכז תקשורת נייד עם מגוון אמצעים חוטיים, אלחוטיים ואחרים שמסייעים לאחרים לאתר אותנו ולהתפרץ לתוך כל מה שאנו עושים במיידיות וללא התרעה. מגמה זו נמשכת ומעודדת כמובן על ידי כל חברות התקשורת וציוד התקשורת.
  6. נורמות וציפייה הדדית
    במקומות עבודה רבים זמינות טוטאלית הפכה להיות חלק מובן מאליו מאורח החיים. אנשים אינם מודעים לכך שאפשר גם אחרת. בארגונים רבים הזמינות הטוטאלית אף מועלית על נס כאלמנט של מסירות לתפקיד. מסירות שזוכה להערכה רבה.

 מספר דוגמאות לבעיות הנוצרות:

פגיעה קשה ב"עבודה עצמית" – OWN WORK. התפתחות התקשורת מקדשת את הממשקים שלנו עם גורמים רבים אך פוגעת קשות ב"עבודה העצמית" שלנו. את העבודה העצמית המרוכזת שלנו, אנחנו מסוגלים יותר ויותר לבצע רק בשעות עבודה לא סבירות – מאוחר בלילה או מוקדם בבוקר. עובדים רבים טוענים שהם מסוגלים לעבוד ברמה האישית אך ורק מהבית שכן במקום העבודה "אין רגע שקט".

פגיעה קשה באיזונים ארוכי טווח. לאדם שמשלים עבודה בלילות ובסוף שבוע קשה לשמור על איזון אישי או משפחתי. לאדם שזמין בכל רגע ובכל מצב, אין באמת חיים פרטיים כלשהם. העבודה גולשת לכל מישורי החיים והאדם לא מסוגל להתאזן או להירגע. במצב כזה לא פלא שרבים מרגישים שחוקים וחולמים לעזוב את עבודתם ברגע שיוכלו.

מעברים תכופים בין משימות בגלל זמינות היתר יוצרים תופעה של ניתוק וקיטוע. במחשבים מקובל הביטוי – CONTEXT SWITCH – מעבר הקשר. זו התופעה שמתרחשת כשאנו עובדים עם מספר תוכנות בו זמנית ומדלגים ביניהן לעיתים תכופות. המחשב מאט והאנרגיה הנצרכת יכולה לעיתים אף לגרום להיתקעותו של המכשיר. האדם שמדלג תכופות בין משימות חווה גם הוא CONTEXT SWITCH. אף משימה לא מסתיימת. במעברים התכופים יש איבוד של ריכוז וזיכרון. מתבצעות טעויות. צריך לחזור שוב ושוב לדברים שנקטעו ובקיצור – תפוקה נמוכה באיכות ובכמות.

ירידה מתמשכת בריכוז והתמכרות לגירויים. מחקרים שפורסמו לאחרונה ב- ASTD מראים שמנהל אמריקאי יכול להתרכז בממוצע רק 12 דקות בנושא כלשהו. יכולת הריכוז יורדת עקב הזמינות הטוטאלית לגירויים נכנסים, הולכת ונוצרת התמכרות להפרעות ובלת"מים. מגיע מצב שבו אדם יוצא לחופשה ומרגיש מוטרד על שאין מטרידים אותו. יותר ויותר אנשים חיים עם הE-MAIL ב"וריד" וחייבים באופן קבוע להיכנס ולצאת ממיילים. אנשים מרגישים לא משמעותיים אם אינם מקבלים קריאת תקשורת מידי מספר דקות. עובדים בודקים אתרי חדשות מידי מספר דקות ומתאכזבים שלא היו שינויים.

כל התופעות הללו מסתכמות בירידה מתמשכת בתפוקה וברמת שחיקה גבוהה במיוחד. ארגונים רבים מנסים לפצות על הירידה בתפוקה בשעות עבודה ארוכות במיוחד ובכך מחמירים את המצב לאורך זמן.

קיימים פתרונות בנושא זמינות היתר הן ברמה האישית והן ברמה הארגונית על כך במאמר הבא.

ניתן ללמוד עוד על אפקטיביות אישית וניהול זמן בקורס "פוקוס" מבית קבוצת מומנטום!

לחלק השני של המאמר – לחץ כאן!


אביעד גוז* נכתב על ידי אביעד גוז, יו"ר קבוצת מומנטום מומחה בעל שם עולמי בתחום פיתוח ויישום מודלים להתפתחות אישית וארגונית; מרצה בכיר בארץ ובעולם, סופר, מפתח מודלים בהדרכה, חונך ומאמן.
הדריך בעשרים וחמש השנים האחרונות בכ-1500 ארגונים, ביותר מארבעים מדינות ברחבי העולם.
נבחר על ידי העיתון "גלובס" לאחד משבעת המרצים המבוקשים בישראל 2007.
נבחר כמרצה המצטיין בתולדות בית הספר לרפואה באוניברסיטה העברית.

סדנת ניהול זמן

אין תגובות

השאר תגובה