זכיתם במכרז, אתם מחוייבים בחוזה להתחיל לבצע את הפרויקט באופן מיידי, ואפילו לקחתם על עצמכם לוח זמנים צפוף כדי להביס את המתחרים, אלא שמספר העובדים הקיים בארגון רחוק מלאייש את כמות המשרות הנדרשות לצורך עמידה בתנאי המכרז. ועכשיו אתם נכנסים למירוץ נואש לגיוס עובדים.
תרחיש זה הוא אחת הסיבות היותר נפוצות לטעויות המתבצעות בעת גיוס נואש. ומגיעים אליו דווקא בגלל סיבות הגיוניות: במהלך המכרז החברה נמנעת מגיוס מאסיבי לצורך הפרויקט, מחשש שלא תזכה במכרז ותיוותר עם מאגר גדול מדי של עובדים. או במילים אחרות, ארגונים נמנעים מהגדלת עלויות לפני שהבטיחו לעצמם את הגידול בהכנסות.
על פני השטח נראה כאילו דרך החתחתים שמועמדים פוטנציאלים מחוייבים לעבור בעת שהארגון אינו מצוי בלחץ לגייס, מעידה כי ארגונים שואפים תמיד, ובכל מצב, לגייס אך ורק את המועמדים הטובים והמושלמים ביותר.
אלא שבפועל, התמונה שונה לחלוטין. במקרים בהם הארגון זקוק באופן נואש לעובדים בעלי מיומנויות מסויימות בתוך טווח זמן מיידי, ואין לו זמן לבחון לעומק את המיומנויות, הידע והכישרון של כל מועמד, הוא נוטה לגייס פחות או יותר את כל מי שמוכן להתחיל לעבוד מייד, ויש לו מיומנויות בסיסיות, גם אם לא מספקות, או שעשה את הרושם הנכון על המגייס בראיון הראשון. כך קורה שלצורך הפרויקט מגוייסים הרבה מאוד עובדים שאינם מתאימים, ושהגיעו רק משום שהיו זקוקים לעבודה באותו רגע.
אי עמידה בלוחות הזמנים או באיכות הנדרשת
האילוץ להתמודד עם עובדים שאינם מיומנים במידה הנדרשת, גורם לכך שבלא מעט מקרים החברה לא מצליחה לעמוד בלוחות הזמנים שהלקוח הציב, או לחלופין, לא מצליחה לעמוד באיכות העבודה שהלקוח דרש.
דוגמה לשם המחשה: לפני כשנתיים זכתה חברה ישראלית, שהינה קבלן משנה בתחום ההקלדות, בפרויקט גדול של אחד הגופים היותר גדולים ונחשקים במדינה. מאחר שהיא חברה בת של חברה שנסחרת בבורסה, היא לא יכלה להרשות לעצמה להגדיל עלויות (לגייס עובדים) לפני שהבטיחה לעצמה את הגידול בהכנסות (הזכייה בפרויקט). ואז, לאחר שזכתה בפרויקט ההקלדות, התברר שלוחות הזמנים דחוקים מאוד.
החברה חיפשה בצורה נואשת אחר קלדנים, שכן מספר הקלדנים והקלדניות שעמדו לרשותה לא הספיק לכמות העבודה שנכללה בפרויקט. מודעות נשלחו בבהילות אל כל אתרי גיוס העובדים, ופורסמו בכל מקום אפשרי, מהגדולים ועד הזניחים ביותר.
מהר מאוד התברר, שבזמן האפסי שעומד לרשות החברה, ובשכר הנמוך שהיא יכולה להרשות לעצמה להציע (שנבע מהמחיר שהיא התפשרה עליו עבור הפרויקט), אין כמעט כלל קלדנים מקצועיים ומיומנים שהיא יכולה לגייס בטווח הזמן הזה.
בלית ברירה גייסה החברה כמה עשרות קלדנים לא מקצועיים ושאינם מיומנים. מנהלת משאבי האנוש בחנה את יכולת ההקלדה של המועמדים ונאלצה להסתפק בעובדים בעלי ידע וניסיון בסיסים ביותר בתחום ההקלדות, בהם סטודנטים ואנשים שחיפשו השלמת הכנסה, ושבמסגרת עבודתם העיקרית הם בין השאר גם מקלידים. גם הקורס המזורז שעברו הקלדנים החדשים, שנועד ללמד אותם טריקים שמזרזים הקלדות, לא סייע רבות.
והתוצאה לא איחרה להגיע. ההקלדות התעכבו, הלחץ מצד הלקוח הלך וגבר, והחברה הפכה נואשת אף יותר. החיפושים אחר קלדנים וקלדניות מנוסים נמשכו, עד שלגודל המזל נמצאו לפתע פתאום כמה קלדניות מקצועיות בעלות ותק, שהקלדות הן עיסוקן העיקרי זה שנים רבות. בשלב זה נאלצה החברה לפטר את הקלדנים שגוייסו בחופזה ולשלם להם פיצוי בגובה השכר האחרון שקיבלו.
התוצאה בשורה התחתונה: עיכובים בפרויקט, לחץ וחוסר שביעות רצון מצד הלקוח, ובד בבד הגדלת עלויות משמעותית בשל הפיצויים לקלדנים שפוטרו, כלומר הקטנת הרווח עבור הפרויקט שמלכתחילה גילם רווח לא גבוה.
איך למנוע מראש מצבי גיוס נואש
אם כן, מה צריך לעשות כדי להימנע מגיוס נואש ולמעשה מהמילכוד של הגדלת עלויות משמעותית לפני שמובטח גידול בהכנסות. ראשית, חשוב לפעול על פי הכלל שנכון גם עבור חברות שמחפשות השקעות מימון (לגייס כסף כשאפשר, כלומר, כשניתן לקבל תנאים טובים לגיוס, ולא כשצריך כסף דחוף ותנאי הגיוס גרועים מאד), וגם עבור אנשים שמנסים להוריד במשקל (ללכת לקניות בסופר על בטן מלאה ולא כשרעבים).
כיצד, אם כן, אפשר לסלול מראש את שביל הזהב, שימנע מהחברה להגיע למצב שבו כל יום שחולף ללא איוש המשרות הנדרשות, מכניס את מנהלי הגיוס ללחצים בלתי אפשריים ומאלץ אותם לגייס בצורה נואשת:
1. לבנות מאגר עובדים שניתן לגייסם בתוך פרק זמן מיידי.
בחברות רבות יש אמנם מאגר כזה, אלא שברבים מהארגונים מסתפקים לשם כך באגירת קורות חיים של מועמדים פוטנציאלים, ולא נוקטים בצעדים מעבר לכך. מאגר של קורות חיים רחוק מלספק מענה לנושא הגיוס המהיר. אם כך, מה צריך לעשות כדי שהמאגר יספק מענה הולם. יש לחפש באופן אקטיבי עובדים שמתאימים לתחום העיסוק של החברה, ולעבור איתם את תהליך הגיוס במלואו: לבחון אותם, לבדוק היטב שהם עומדים בכל הקריטריונים הנדרשים, לוודא שישתלבו היטב בחברה, ושיש להם את כל הכישורים והמיומנויות הנדרשים לסוג הפעילות של הארגון.
מאליו מובן שהמאגר הזה חייב לכלול הרבה יותר עובדים ממספר העובדים שהארגון יזדקק להם בפרויקט נתון, שכן לא כל המועמדים שבמאגר יהיו זמינים בעת הצורך. ארגון שעוסק באופן קבוע בגיוס מסוג זה, לא יעמוד בפני שוקת שבורה בעת הצורך.
2. לוודא שהמאגר הינו ממוחשב, מתוחכם ויעיל.
זה אמנם נשמע טריוויאלי, אבל מאגר שאינו יעיל, לא מאפשר חיפוש וכריית מידע מהירים. וכשלא ניתן לשלוף ממנו את המועמדים הנדרשים באופן המיידי, הוא לא ממלא את היעוד שלשמו הוקם.
3. לחפש באופן תדיר עובדים מצטיינים שאינם מחפשים עבודה, ושכבר מועסקים בחברות אחרות, ומתוכם לגייס בפועל כמה עובדים.
כלומר לא רק להכניסם למאגר, שכן עובדים שמועסקים בחברות אחרות לא יוכלו להגיע באופן מיידי בעת זכייה בפרויקט. מספר המועמדים הללו שיש לגייס צריך להיות כזה שלא יעמיס יתר על המידה על העלויות, ובד בבד יאפשר להתחיל פרויקט חדש באופן מיידי. בכך אמנם יעסיק הארגון יותר עובדים ממספר העובדים הנדרש לפעילותו השוטפת, אבל יבטיח לעצמו אפשרות להתחיל פרויקטים באופן מיידי. כל ארגון יודע פחות או יותר בכמה פרויקטים הוא זוכה בשנה וכמה עובדים בממוצע נדרשים לכל פרויקט. מנתונים אלה ניתן להסיק כמה עובדים יש להעסיק מעבר למספר המועסקים בעבודה שוטפת.
במילים אחרות, חשוב שגרעין העובדים בעלי התאמה טובה לפרויקטים מהסוג שהארגון נוהג לקחת על עצמו, יהיה קיים בחברה כל הזמן. שכן, גם אם החברה לא תזכה במכרז זה או אחר, וגם אם הגיוס מעבר למספר העובדים הדרוש יגדיל את העלויות ויקטין רווחים, יש לכך יתרון בטווח הארוך.
